Personne ne prétend que la technologie a révolutionné la façon dont les bureaux fonctionnent et travaillent.
Mais quelle forme prend en pratique ce qu’on appelle “l’’office automatisation” ?
L’office automatisation va bien au-delà de l’élimination des documents quotidiens.
Utiliser des outils en ligne peut signifier dire adieu au papier, mais cela ne veut pas nécessairement dire que le fonctionnement des bureaux sera automatisé.
Le concept d’office automatisation implique l’utilisation d’équipements informatiques, de logiciels et d’applications pour collecter, créer, stocker, manipuler et retranscrire numériquement les informations nécessaires à l’exécution des tâches et à la réalisation des objectifs du bureau.
Traduction : Quand on parle d’office automatisation, on parle de gérer l’information et les ressources à l’aide de la technologie, c’est-à-dire d’utiliser un workflow pour améliorer les performances de l’entreprise.
Les emails, les feuilles de calculs, l’utilisation de tous ces outils sera réduite.
Le workflow, ou le flux de travail, permet d’exploiter plus efficacement les heures de travail, en éliminant les heures perdues en échange d’e-mails ou en service de messagerie instantanée.
L’objectif est de rassembler et de tout organiser sur une seule plateforme pour faciliter la livraison des travaux dans les délais, pour optimiser les procédures existantes et définir une routine de travail agile et compétente.
Voir aussi : Automatisation des processus métier: les avantages et les tendances
Les avantages de l’office automatisation
Voici quelques uns des plus grands avantages de l’office automatisation du workflow sont :
- Capacité accrue de suivre les responsabilités ;
- Possibilité de déléguer et de suivre la tâche de chaque employé ;
- Plus de transparence, puisque le gestionnaire et le demandeur peuvent suivre toutes les demandes en temps réel ;
- Plus facile d’établir des priorités, en contrôlant les délais et en envoyant des alertes ;
- Meilleure utilisation des heures de travail en raison de la réduction du temps de traitement des activités et des erreurs manuelles ;
- Amélioration de la sécurité de l’information, grâce à la création d’une base de données pour les indicateurs, de tableaux de bord, de statistiques et de paramètres de performance des processus ;
- Un meilleur contrôle du processus, car les gens feront la bonne chose au bon moment, ce qui augmentera la productivité;
- Plus de cohérence et d’agilité dans la prise de décision basée sur les données.
Les 8 principes fondamentaux d’un système d’office automatisation
Comme vous l’avez vu, il ne suffit pas d’adopter des lecteurs partagés ou un logiciel de gestion des tâches pour automatiser un bureau.
Nous devons aller au-delà et comprendre chaque flux de processus, pour les optimiser.
Pour parfaire les workflows de votre entreprise, vous devez prendre en compte 8 principes fondamentaux :
1. Conception facile de workflow
Un système d’automatisation du bureau devrait être conçu et pensé pour faciliter la vie de l’utilisateur final.
Le workflow rassemble différentes fonctionnalités pour concevoir des processus afin que la compréhension du workflow soit meilleure pour tous ceux qui l’utilisent.
Avant de choisir un outil d’office automation, vous devez créer vous-même un workflow intuitif en créant une séquence de tâches que vous considérez importantes pour le processus.
Le logiciel ne doit pas déterminer ou définir les opérations requises pour votre entreprise.
Au contraire, son travail est de répondre à vos besoins de la manière la plus simple, en simplifiant la routine de travail et en facilitant l’échange d’informations sur l’équipe.
2. Compatibilité mobile
Il est extrêmement important que l’information soit accessible à tous via des appareils mobiles.
Si vous avez des employés travaillant à distance ou si vous voulez simplement accéder à des informations sérieuses en attendant un vol par exemple, l’outil choisi doit être en mesure de fonctionner parfaitement sur votre téléphone.
Les engagements ou les actions ne peuvent être retardés en fonction de la réponse ou de la présence de quelqu’un.
Par conséquent, il est impératif de protéger les informations dans le cloud afin que les décisions soient prises rapidement sans compromettre les activités de l’entreprise.
Voir la figure ci-dessous pour un exemple de logiciel d’office automatisation en version mobile :
3. Intégration avec d’autres applications
Si vous utilisez déjà d’autres outils, tels que le marketing par e-mail, le CRM, le système financier, etc., il est important de choisir un système qui permet l’intégration avec d’autres logiciels.
Rappelez-vous que le but de l’automatisation des processus est de faciliter et non de compliquer.
Voici quelques exemples d’intégrations que vous pourrez aisément intégrer :
- Lors de la réception d’un e-mail de réclamation, démarrez un processus de service client
- Lorsqu’un formulaire de contact est rempli sur le site web de l’entreprise, initiez un processus de prospect
- L’ajout d’une ligne dans une feuille de calcul Google Sheets, démarre un processus de paiement.
Les logiciels de workflow modernes tels que HEFLO vous permettent de créer plusieurs automatisations en utilisant des applications telles que Zapier. Voici une liste des différentes intégrations possibles :
4. Gestion des tâches
Utilisez-vous des e-mails pour suivre les demandes et les processus ?
Comment votre équipe gère-t-elle ces e-mails ?
Pouvez-vous accéder à la boîte e-mail de vos employés ?
Pour être informé de toutes les demandes, demandez-vous à votre équipe de vous copier dans tous les messages ? Combien de e-mails recevez-vous par jour ?
Si l’une de ces questions est gênante, c’est sûrement que vous avez besoin d’un outil d’automatisation doté d’une fonction « file d’attente ». En voici un exemple :
À l’aide d’une interface de file d’attente, vous pouvez afficher toutes les tâches en attente auprès de chaque membre de votre équipe, toutes les demandes formulée par une même personne ainsi que les informations structurées et gérées par les formulaires.
Avec un profil de gestionnaire, vous pouvez également redistribuer les tâches entre les membres de votre équipe. En utilisant les fonctionnalités de chat du logiciel vous pourrez également interagir plus rapidement avec votre équipe.
Toutes les informations sont enregistrées dans une base de données ainsi chaque détail peut être récupéré et consulté à tout moment.
5. Gestion du temps
Il paraît que « le temps c’est de l’argent » ?
Pas tout à fait faux ?
Vous ne pouvez pas rattraper le temps perdu, c’est pourquoi la gestion des tâches doit être aussi rationnelle et optimisée que possible.
Il est nécessaire de définir des délais pour les processus ou les types de demandes. Si possible, définissez également des délais pour chaque tâche dans le processus et prenez le temps de contrôler le respect de ces délais.
Les outils d’automatisation des processus tels que HEFLO vous permettent également de définir des « déclencheurs », qui sont des actions déclenchées en fonction de l’avancée des échéances.
Les déclencheurs permettent de prendre des mesures proactives avant l’arrivée de l’échéance.
Voici un exemple de demande comprenant une échéance à respecter pour l’exécuteur de tâches :
[image 6]6. Transparence
Comment les autres services ou les autres équipes de votre service vous formulent-elles leur demande ?
Par email ? Par téléphone ?
Il est très important que vous mettiez à la disposition de vos clients internes un outil technologique permettant l’enregistrement des demandes sous une forme structurée.
Cela permettra à votre équipe d’avoir toutes les informations dont ils ont besoin pour effectuer chaque tâche. Ils n’auront pas besoin de déchiffrer ce qui est demandé dans un courriel long et peu efficace.
En outre, ce canal doit fournir des informations sur chaque étape effectuée au cours du traitement de la demande.
Cela permettra d’éviter de nouveaux appels ou de nouveaux e-mails visant à effectuer le suivi de cette demande. Votre bureau et votre entreprise dans sa globalité profiteront de cette sérénité !
7. Rapports et analyses
Pour savoir si votre logiciel d’office automatisation produit des résultats, tournez vous vers les chiffres.
Les données sont les principales aides à la prise de décision et il est important que votre entreprise compare l’historique d’un processus, sa vitesse, la qualité du résultat, etc.
L’adoption de logiciels uniquement pour mesurer vos données de workflow, telles que les heures travaillées, est inutile puisque les meilleurs produits d’office automatisation ont une capacité de reporting et d’analyse intégrée.
8. Contrôle d’accès
Il est essentiel que vous puissiez contrôler l’accès aux workflow notamment via un système d’autorisation. Vous pourrez formuler simplement l’autorisation ou le refus d’accès à des informations que vous considérez comme confidentielles.
Un bon système d’automatisation de workflow n’ignore pas cette fonctionnalité, après tout, c’est une mesure de la sécurité des informations.
Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, l’office automatisation ne remplace pas « l’homme par la machine ».
L’une des fonctions les plus importantes de l’office automatisation est d’avoir accès aux données pour permettre à l’Homme un contrôle et une amélioration continue de ses processus.
