No se discute que la tecnología revolucionó la forma en que las oficinas funcionan y trabajan.
Pero, ¿qué es la automatización de la oficina, en la práctica?
La automatización de la oficina está mucho más allá de eliminar los papeles del día a día.
La utilización de herramientas en línea puede significar un adiós al uso del papel, pero no significa estar automatizado.
El concepto implica el uso de equipos informáticos, software y aplicaciones para recopilar, crear, almacenar, manipular y retransmitir digitalmente las informaciones necesarias para la realización de tareas y el cumplimiento de los objetivos de una oficina.
Traduciendo: cuando se trata de automatización de oficinas, significa administrar información y recursos con la ayuda de la tecnología, es decir, utilizando un workflow para mejorar el rendimiento de la empresa.
¿Correos electrónicos? Hum… ¡En realidad serán reducidos! ¿Planillas? Idem.
Un workflow o flujo de trabajo permite que las horas trabajadas se aprovechen con más eficiencia, eliminando las horas perdidas con el intercambio de correos electrónicos o servicios de mensajería instantánea.
El objetivo es reunir y organizar todo en una única plataforma para facilitar la entrega de los trabajos dentro del plazo, ayudar a optimizar los procedimientos ya existentes y definir una rutina de trabajo ágil y competente.
Vea también: Automatización de procesos de negocio: ventajas y tendencias
Las ventajas de la automatización de la oficina
Algunas de las mayores ventajas de automatizar los flujos de trabajo de la oficina son:
- Mayor capacidad para rastrear responsabilidades;
- Posibilidad de delegar y acompañar la tarea de cada funcionario;
- Mayor transparencia, pues el gestor y el solicitante podrán acompañar todas las solicitudes en tiempo real;
- Mayor facilidad para establecer prioridades, por medio del control de plazos y envío de alertas;
- Mayor aprovechamiento de las horas de trabajo, debido a la reducción del tiempo de procesamiento de las actividades y de los errores manuales;
- Mayor seguridad de la información, mediante la creación de bases de datos para indicadores, paneles de gestión, estadísticas y métricas de desempeño del proceso;
- Mayor control del proceso, pues las personas harán lo correcto en el momento oportuno, aumentando la productividad;
- Mayor consistencia y agilidad en la toma de decisiones basadas en los datos.
8 fundamentos de un sistema de automatización de oficinas
Como usted vió, no basta adoptar drives compartidos o software de gestión de tareas para automatizar una oficina.
Es necesario ir más allá y entender todo el flujo de los procesos, para optimizarlos.
Para perfeccionar los flujos de trabajo de su empresa, es necesario considerar 8 fundamentos esenciales:
1. Diseño fácil del flujo de trabajo
Un sistema de automatización de oficina moderno deve estar diseñado y pensado para facilitar la vida del usuario final.
El workflow reúne varios recursos para diseñar procesos de forma que la comprensión del flujo de trabajo sea mejor para quien vaya a utilizarlo.
Antes de elegir una herramienta de automatización de oficina, elabore usted mismo un flujo de trabajo intuitivo, creando una secuencia de tareas que considere importante para el proceso.
Un software no debe determinar ni definir las operaciones necesarias para su empresa.
Por el contrario, su función es atender a sus necesidades de la forma más simple, simplificando la rutina de trabajo y facilitando el intercambio de información del equipo.
2. Compatibilidad Móvil
Es extremadamente importante que la información esté al alcance de todos a través de los dispositivos móviles.
Si usted tiene empleados remotos o simplemente desea acceder a alguna información importante mientras espera un vuelo, la herramienta de automatización de oficina elegida debe estar funcionando perfectamente en el teléfono móvil, por ejemplo.
Las citas no se pueden diferir y no se pueden retrasar las acciones porque dependan de la respuesta o la presencia de alguien.
Por lo tanto, es imprescindible mantener la información segura en la nube, para que las decisiones se tomen con rapidez, sin comprometer las actividades de la empresa.
En la figura siguiente se muestra un ejemplo de software de automatización en versión móvil:
3. Integración con otras aplicaciones
Si usted ya utiliza otras herramientas, como disparadores de correo electrónico de mercadeo, CRM, sistema financiero, etc, es importante elegir un sistema que haga posible la integración con otros softwares.
Recuerde que la función de la automatización es facilitar y no complicar.
Vea algunos ejemplos de integraciones que usted puede incluir en la automatización de su oficina:
- Al recibir un e-mail de reclamación, iniciar un proceso de atención al consumidor.
- Cuando se rellene un formulario de contacto en el sitio, iniciar un proceso de oportunidad en el sector comercial.
- Cuando se incluye una línea en una hoja de cálculo de Google Sheets, iniciar un proceso de pago de cuentas.
Los sistemas de flujo de trabajo modernos como HEFLO le permiten crear varias automatizaciones mediante aplicaciones como Zapier. Vea una lista de estas posibles integraciones:
4. Gestión de tareas
¿Utiliza correos electrónicos para controlar solicitudes y procesos?
¿Cómo su equipo administra estos e-mails?
¿Usted puede acceder a la caja de correos electrónicos de sus colaboradores?
Para tener conocimiento de todos los pedidos, ¿usted pide a su equipo una copia de todos los mensajes? ¿Cuántos correos electrónicos recibe por día?
Si alguna de estas preguntas ha generado algún inconveniente, es probable que necesite una herramienta de automatización con una característica de “lista de tareas”. Vea un ejemplo:
Usando una interfaz de lista de tareas, usted puede ver todas las tareas pendientes de cada miembro de su equipo, todos los pedidos de un solicitante y la información estructurada y conservada por formularios.
Con un perfil de manager, usted también puede redistribuir tareas y usar los recursos de conversación para interactuar de forma más ágil con su equipo.
Toda la información se guarda en una base de datos y se puede recuperar cada detalle en cualquier momento.
5. Gestión de Plazos
¿Existe alguna duda de que “el tiempo es dinero”?
No, ¿correcto?
Usted no puede recuperar el tiempo perdido, y es por eso que necesita ser lo más racional y optimizado posible en la gestión de las tareas de la oficina.
Defina los plazos para los procesos o tipos de solicitudes. Si es posible, defina también los plazos para cada tarea del proceso y realice el seguimiento.
Las herramientas de automatización de procesos como HEFLO también permiten definir “disparadores”, que son acciones activadas en función del progreso del plazo.
Esto permite que se tomen acciones proactivas antes de que se viole el acuerdo.
Vea un ejemplo de solicitud con información de plazo para el ejecutor de tareas:
6. Transparencia
¿De qué forma los otros sectores o equipos están solicitando sus servicios?
¿Ellos envían un correo electrónico? ¿Por teléfono?
Es muy importante que usted proporcione a sus clientes internos una herramienta tecnológica que permita el registro de las solicitudes de forma estructurada en formularios.
Esto permitirá que su equipo tenga toda la información necesaria para realizar cada tarea. Ellos no necesitarán descifrar lo que se está pidiendo en un correo electrónico largo y poco objetivo.
Además, este canal de atención debe proporcionar información sobre cada paso que se ejecute en la solicitud.
Esto evitará nuevas conexiones o nuevos correos electrónicos de seguimiento. ¡Su oficina y su empresa se volverán más silenciosos!
8. Control de acceso
Es fundamental que usted pueda asignar autorizaciones de acceso a todos sus flujos de trabajo, es decir, permitir o denegar el acceso a la información que usted considere confidencial.
Un buen sistema de automatización de flujo de trabajo no ignora esta característica, después de todo, es una medida de seguridad de la información.
Automatizar no se trata de sustituir al hombre por la máquina, como muchos piensan.
¡Eso está lejos de ser verdad!
Una de las funciones más importantes de la automatización es tener acceso a los datos para poder controlar, y así mejorar siempre sus procesos.