Vea por qué es estratégica la automatización de procesos de Recursos Humanos

Si el establecimiento de procesos y flujos de trabajo se tornó una de las bases que orienta la moderna noción de gestión organizacional, la presencia de la tecnología es otro factor preponderante.

La creación y el modelado de los procesos crean alineación y agilizan la ejecución de las actividades.

Las herramientas de gestión y monitoreo son instrumentos interesantes para generar evidencias e imprimir celeridad a la rutina de las actividades en las empresas.

Uno de los sectores en que es clara la importancia de la adopción de herramientas que automatizan la gestión de procesos, es el de Recursos Humanos.

Vea más en nuestro blog: Entendiendo la automatización de la oficina.

El sector de Recursos Humanos estratégico requiere la automatización de procesos

Los profesionales de Recursos Humanos saben mejor que nadie: el trabajo nunca termina.

Todos los días, hay una nueva ronda de reclutamientos, integraciones, contrataciones, evaluaciones, talleres y una lista interminable de otras actividades.

Cuando usted automatiza sus procesos, observa todo el flujo de trabajo del principio al fin, con una visión amplia e integrada.

Después identifica dónde necesita actuar y donde un sistema puede hacer un trabajo mejor, basado en indicadores, suministrados en tiempo real por medio de paneles de control.

Las exigencias presentes en la legislación laboral, la necesidad de registros y la preocupación con la seguridad de la información son algunos de los puntos favorecidos por la presencia de los softwares de BPM de ese tipo.

Las rutinas manuales repetitivas deben dar lugar a la automatización de Recursos Humanos.

Una de las rutinas del sector de personal que puede traer mucho dolor de cabeza a las empresas que no invierten en la automatización de actividades, es la contratación y el despido de los empleados.

En este sentido, la automatización de procesos de Recursos Humanos en la aprobación de procedimientos, por ejemplo, se considera una ganancia relevante que aportan las herramientas, que evitan fallas de comunicación e handoff entre todos los sectores que participan en ese proceso, tales como Tecnología de la Información, Instalaciones, Seguridad y otros.

Una ganancia considerable en un mercado como en el actual, de negocios globalizados y descentralizados; con empresas que operan a menudo en diferentes lugares del mundo.

La creación de un circuito de información es otra ventaja que aporta la adopción de herramientas de gestión de procesos para el análisis.

Los momentos como el del cierre de hoja, que requieren verificación del registro de punto, etc., son muy complicados cuando la información está registrada en papel.

Con la automatización de procesos de Recursos Humanos, la información estará a un clic para quien las necesita en las empresas.

Esto sin contar la facilidad de que el propio empleado tenga acceso a los estados de pago y otros documentos en línea.

Por último, la presencia de una herramienta de automatización de los procesos, además de facilitar y hacer más seguras las actividades de Recursos Humanos, con reducción de costos, permite al sector posicionarse estratégicamente en la empresa.

Con una rutina operativa facilitada, se percibe una mayor disponibilidad para trabajar la política de personal, dirigiendo e integrando acciones a los objetivos estratégicos organizacionales.

5 ejemplos prácticos de las ventajas de la automatización de procesos de Recursos Humanos

Algunos puntos específicos beneficiados por la automatización de procesos de Recursos Humanos.

1- Pedidos de vacaciones

Las solicitudes de vacaciones tardan un tiempo excesivo cuando se hacen manualmente.

Una solicitud de licencia automatizada significa que el empleado puede comenzar con un formulario que muestra automáticamente el número de días disponibles para su uso en diferentes categorías.

Los administradores de informes también pueden ver rápidamente un calendario compartido para asegurarse de que no hay dependencias.

Después de aprobado, el procesamiento del sector de Recursos Humanos y del sector financiero es sólo una formalidad, pues todos los demás detalles fueron verificados por el sistema.

2- Reclutamiento, selección y contratación

Uno de los más solicitados e importantes procesos de Recursos Humanos, la contratación de talentos puede beneficiarse mucho de la automatización de dichos procesos.

Esto involucra una serie de agentes, como el solicitante de la vacante, el sector de Recursos Humanos y el gestor del sector correspondiente.

Además, se deben realizar una serie de procedimientos y se deben llenar formularios, entre ellos:

  • Solicitud de contratación al superior del sector y su aprobación;
  • Solicitud al sector de Recursos Humanos para hacer la selección;
  • Investigación interna de currículos, apertura de vacante externa y anuncio de la vacante;
  • Selección de currículos y llamada de los seleccionados para entrevistas y pruebas;
  • Entrevistas de los preseleccionados por el sector de Recursos Humanos con el solicitante;
  • Invitación a los candidatos elegidos para los procedimientos de contratación y análisis de documentos;
  • Inicio del proceso de onboarding (integración).

Como se ve, se trata de un procedimiento complejo que si se automatiza, aportará mucha más agilidad al proceso.

Vea este artículo con detalles adicionales y un diagrama de flujo de este proceso listo para usar y editar: Procesos de RECURSOS HUMANOS: vea cómo contratar a los mejores talentos.

3- Automatización del proceso de despido

De la misma forma que la contratación, el despido de los colaboradores también es un proceso burocrático, repetitivo y altamente crítico.

Cualquier error puede causar pérdidas financieras, como multas por errores en cálculos o hasta procesos laborales.

Por eso, es un excelente candidato a la automatización de procesos de Recursos Humanos.
De esta forma, todas las comunicaciones y procedimientos estarán estandarizados y siguiendo las normas establecidas.

¿Quiere tener acceso a un flujo de proceso de despido de funcionarios listo para usar y editar según sus necesidades?

Visite este artículo de nuestro blog: ¿Cómo hacer el proceso de despido de funcionarios?

¿Su empresa ya tuvo algún perjuicio debido a un despido de empleado mal hecho?

4- Onboarding de funcionarios

La experiencia de integración del funcionario es el momento perfecto para introducir la automatización de procesos de Recursos Humanos.

Usted puede planificar el flujo de trabajo con antelación para que cada nuevo participante reciba la misma experiencia, y pueda realizar sus funciones plenamente desde el primer día de trabajo.

A cada paso a lo largo del camino, las notificaciones se envían automáticamente y los datos se comparten sin sobrecargar al equipo de Recursos Humanos.

Una de las ventajas de automatizar sus procesos de Recursos Humanos, como la integración de los empleados es que esto realmente puede hacer que su empresa parezca tener más personal de lo que realmente tiene.

¿No sabe cómo realizar un proceso de integración de los funcionarios? ¡Deje un comentario abajo!

5- Actualizaciones del Sistema de Información del Funcionario

Es importante mantener los datos como los números de contacto de emergencia y direcciones de sus empleados, pero en un mundo manual, ese trabajo a menudo se deja de lado porque es muy demorado.

Al automatizar este proceso, se puede hacer que los funcionarios llenen un formulario digital automatizado con todos los datos existentes.

Lo único que el equipo de Recursos Humanos necesita es dar una rápida aprobación, y usted puede integrar esta información para actualizar automáticamente su sistema de información de funcionarios basado en la nube.

Vea también en nuestro blog Sistema de control de procesos: la mejor manera de realizar un BPM.

¿Convencido de las ventajas de la automatización de Recursos Humanos para su empresa?

¿Usted ya utiliza automatización de procesos en el sector de Recursos Humanos de su empresa?

¿Qué piensan los funcionarios? ¿Hubo alguna mejora en los índices de clima organizacional o rotacional de empleados?

Cuéntenos en los comentarios.

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