En el mundo empresarial actual, dominado por la competitividad y en que la excelencia hace la diferencia, cada vez más empresas buscan formas de mejorar sus procesos con el fin de reducir los costos, aumentar los beneficios y también la satisfacción del cliente.
En este contexto, la planificación estratégica es una necesidad, y para ejecutarlo con eficacia y de forma continua, los gerentes utilizan muy frecuentemente una metodología conocida como ciclo PDCA.
Pero ¿qué es el ciclo PDCA? ¿Cómo funciona y para qué sirve específicamente?
El ciclo PDCA facilita la toma de decisiones y el logro de objetivos
El ciclo PDCA fue creado en los años 20 por Walter Andrew Shewhart un físico estadounidense conocido por ser pionero en el control de calidad estadístico.
En los años 50 se popularizó en todo el mundo por el trabajo de otro estadounidense, el profesor William Edwards Deming, conocido como el gurú de la gestión de calidad y reconocido por su importancia para la mejora de los procesos de producción en los EE.UU. durante la Segunda Guerra Mundial y también por su trabajo de asesoramiento con ejecutivos japoneses.
El ciclo PDCA es llamado así debido al nombre en inglés de cada una de sus etapas:
- P: del verbo “Plan”, o planear.
- D: del verbo “Do”, hacer o llevar a cabo.
- C: del verbo “Check” comprobar, analizar o verificar.
- A: del verbo “Actuar”, para corregir los errores o fallos.
La metodología PDCA es ampliamente utilizada por las corporaciones que desean mejorar su nivel de gestión a través del control eficiente de procesos y actividades internas y externas, por medio de la estandarización de la información y reduciendo al mínimo las posibilidades de errores en la toma de decisiones importantes.
Es importante destacar que, una vez implementado, el ciclo PDCA debe convertirse en una constante en la empresa, un verdadero círculo virtuoso siempre con el objetivo de mejora continua.
Para entender mejor lo que es el ciclo PDCA, vea una breve explicación de cada una de las cuatro etapas
Planificación: Un proyecto bien diseñado es de suma importancia para el ciclo PDCA pues evita fallas futuras y genera un enorme ahorro de tiempo. Realice la planificación de acuerdo con la misión, la visión y los valores de la empresa, estableciendo metas y objetivos y definiendo la mejor manera para lograrlos.
Ejecución: Después de hacer una planificación cuidadosa, póngala en práctica literalmente, es decir, intente no saltar etapas ni improvisar, para no comprometer todo el ciclo PDCA. La fase de ejecución se divide en otras tres etapas: formación de todos los empleados y directivos involucrados en el proyecto, seguido por la realización propiamente dicha y la “recolección” de datos para su posterior evaluación.
Comprobación: Es la etapa del ciclo PDCA en que se identifican las posibles brechas en el proyecto. Los objetivos alcanzados y los resultados obtenidos se miden a través de los datos recogidos y del mapeo de procesos al final de la ejecución. La comprobación se puede, y se debe hacer de dos maneras: de forma paralela a la ejecución, con el fin de asegurarse de que el trabajo se está haciendo bien, y al final de esta, para un análisis estadístico más amplio que permita las adaptaciones y las medidas necesarias.
Acción: La “última” etapa, en la que se aplican las medidas correctivas para perfeccionar el proyecto siempre y continuamente. Es a la vez el final y el principio, porque después de una exhaustiva investigación sobre la causa de los errores del pasado, todo el ciclo PDCA se vuelve a realizar con nuevas directrices y parámetros.
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