Los viajes corporativos son un tema importante en muchas empresas, especialmente hoy en día con el escenario globalizado, donde los viajes nacionales e internacionales están a disposición para que los ejecutivos se mantengan alineados con todos los miembros de la cadena de producción, desde los proveedores hasta los clientes, desde los socios hasta los competidores. En definitiva, es necesario estar en contacto con las partes interesadas, a menudo personalmente, cara a cara.
Para garantizar una gestión eficaz de este proceso de viajes corporativos la mejor solución es utilizar herramientas de BPM, asegurando la agilidad, menores costes, trazabilidad y muchos otros beneficios. Vea algunos de ellos:
Viajes corporativos: una herramienta, no un fin.
Su empresa debe centrar las energías, talentos y recursos en su negocio principal. Y si los viajes corporativos no forman parte de su cartera de negocios, usted debe evitar que este asunto tome el tiempo valioso de sus profesionales. Una forma de hacerlo es eliminar el llenado de formularios en papel, los intercambios constantes de mensajes de correo electrónico, llamadas telefónicas, etc. Con BPM su empresa logrará tener:
- Atención rápida.
- Menores costos de alojamiento y billetes de avión.
- Información siempre actualizada.
- Seguimiento y atribución de responsabilidad.
Cómo el BPM facilita la solicitación de un viaje corporativo
Imagine el inicio del proceso de un viaje corporativo, cuando se debe registrar y autorizar la solicitación. Una buena herramienta debe permitir llenar el formulario a través de la web, incluso en los dispositivos móviles, lo que permite la consulta en línea. La aprobación también se hace en el entorno virtual (web, tabletas y teléfonos inteligentes), con la ventaja de poder cambiar de campo durante el proceso y enviar alertas.
Atención rápida
Ya que los equipos financieros y administrativos estarán siempre al tanto de cada paso del proceso y de los plazos de la solicitación de cada tarea (comunicándose entre sí, sin errores), estarán en mejores condiciones para satisfacer las demandas que puedan surgir, y tener mayor control, Vea algunos beneficios:
- Los comprobantes de reserva y otros documentos se adjuntan inmediatamente
- El solicitante recibe informes sobre el avance del proceso (alertas de tiempo)
- Los plazos de solicitud y de ejecución de cada tarea quedan claros y disponibles
- Facilita el control de la rendición de cuentas de los gastos
Vea Dos ejemplos increibles de reducción de costos en las empresas
Con todo esto, el director siempre estará al tanto de las necesidades de su equipo y podrá medir la calidad del proceso de viajes corporativos a través de una encuesta de satisfacción.
Ventajas de gestión y monitoreo
El administrador puede recuperar los datos por solicitud, proyecto, centro de coste y cualquier otro campo que se utiliza en los formularios. Los informes se generan listos para su uso, y permiten la creación de paneles de seguimiento y la observación del desempeño.
