Entienda lo qué es el análisis de los procesos de negocios y aplíquelo en su empresa ya

No podemos cambiar lo que no podemos entender, eso es un hecho. Por eso, cuando pensamos en la mejora de una empresa mediante el aperfeccionamiento de sus procesos, el primer paso consiste en estudiarlos, analizarlos y comprenderlos.

En ese punto entran las técnicas de análisis de procesos. Son parte de un método eficiente que nos permite entender todos los detalles del proceso para construir una base sólida para perfeccionarlo.

Pero antes de hablar de los pasos del análisis de procesos de negocio, es importante entender lo que es el análisis de procesos.

¿Qué es el análisis de procesos de negocio?

Definición de análisis de procesos:

El análisis de procesos es la acción de llevar a cabo una revisión y obtener una comprensión de los procesos de negocio. Se trata de una revisión de los componentes de un proceso, incluyendo entradas, salidas, procedimientos, controles, actores, aplicaciones, datos, tecnologías y sus interacciones para producir resultados.

El análisis abarca la evaluación de tiempo, coste, capacidad y calidad de los procesos y se pueden utilizar modelos visuales estáticos o dinámicos del proceso, la recopilación de datos del principio a fin de las actividades, el análisis de la cadena de valor, modelado de extremo a extremo y descomposición funcional.

Fuente: ABPMP BPM CBOK

Técnicas de análisis de procesos

Vamos a presentar las etapas del análisis de los procesos de negocios que se deben seguir para que se pueda promover la mejora continua.

1 – Identifique los procesos

El primer paso es identificar los procesos que necesitan mejoras. Esos son los que usted necesita estudiar y comprender. Es importante pensar siempre en los objetivos de su negocio, y cuáles son los procesos que contribuyen a este objetivo. Otórgueles prioridad.

¿Pero cómo identificar cuáles son los procesos más importantes? Son los que más contribuyen a lograr los objetivos organizacionales y añaden más valor a la entrega final de los procesos.

Una metodología de análisis de negocios sugerida por Peter Drucker, puede ayudar a entender estos objetivos estratégicos de la empresa para después definir cuáles procesos se deben mejorar.

Cómo analizar los procesos de negocio con las 5 preguntas de Peter Drucker

1. ¿Cuál es nuestra misión?
2. ¿Quién es nuestro cliente?
3. ¿Qué valoriza el cliente?
4. ¿Cuáles son nuestros resultados?
5. ¿Cuál es nuestro plan?

Vamos a examinarlas una por una.

1 -¿Cuál es nuestra misión?

Sin comprender la razón de la existencia de la empresa no se puede determinar qué procesos son fundamentales para que cumpla su misión. Los procesos cambian, la misión perdura y se debe lograr a través de ellos.

Identifique los procesos sin los cuales no se cumpliría la misión, deben ser parte de su lista.

2 ¿Quién es nuestro cliente?

Recuerde que a pesar de su importancia, no es sólo el cliente final que debe ser parte de esta técnica de análisis de procesos de negocio.

Después de todo, si la empresa tiene que entregar el valor más alto posible – valor percibido – para el cliente final, con el fin de que el cliente pague por esta entrega una cantidad que supere los costos de operación, todo esto se hace para que la empresa tenga ganancias.

¿Beneficio para quién? ¡Para los accionistas! Por lo tanto, hay muchos otros stakeholders que se deben tener en cuenta en este momento,

También es importante recordar que hay organizaciones sin fines lucrativos y en este caso, el cliente final puede ser la sociedad en su conjunto o una comunidad específica, entre otros.

Identifique los procesos que agregan más valor percibido a sus clientes (de todo tipo) e inclúyalos en su lista de procesos que deben tener prioridad.

3 – ¿Qué valoriza el cliente?

Una manera de identificar lo que los clientes valorizan es hacer una buena investigación de marketing.

Pero siga lo que hemos detallado en el item anterior: ¡la percepción de valor! Esto está estrechamente relacionado con la posición de la empresa. Pero recuerde: solamente una recopilación de información precisa puede aportar respuestas adecuadas a esta pregunta.

4 – ¿Cuáles son nuestros resultados?

En esta etapa del análisis de procesos de negocio, estamos hablando de KPI (Key Performance Indicators): Los indicadores clave de rendimiento.

Es necesario comprobar qué procesos no están cumpliendo con los objetivos establecidos y por qué. Estos, por supuesto, también deben ser parte de su lista.

Aquí hay algunos artículos que le pueden ayudar en este tema:

• Vea 10 indicadores de rendimiento de los procesos (KPI)
• KPI: conozca los principales tipos de indicadores de rendimiento de los procesos utilizados por las empresas

5 – ¿Cuál es nuestro plan?

Por último, ¿qué medidas ha definido la organización para poder alcanzar sus objetivos estratégicos? Todos los procesos que estén conectados a estas acciones deben hacer parte de su lista.

Bueno, la lista puede haber quedado enorme, ¿no es verdad? El hecho de que las buenas técnicas de análisis de procesos de negocio recomiendan no intentar lograr metas demasiado grandes.

Teniendo en cuenta cada uno de estos criterios, seleccione 4 ó 5 procesos prioritarios, o quizás incluso menos procesos, si son muy complejos.

2 – Establezca el equipo

Source GIPHY

Establezca un equipo para ayudarle con el análisis de los procesos de negocio. Las mejores personas son las que ya trabajan con el proceso diariamente. Ellos saben los pasos, la información, las metas y, lo más importante, las fallas y obstáculos del proceso.

Algunas formas efectivas para interactuar con el equipo son:

• Entrevistas
• Brainstorming o lluvia de ideas
• Reuniones

Al reunir su equipo, es muy importante tener en cuenta, cuáles profesionales ayudarán con eficacia para analizar los procesos de negocio.

Por lo tanto, además de personal capacitado y que conozca sobre BPM, recuerde que también debe incluir:

• Los líderes que están relacionados con los procesos elegidos
• Los empleados que estén motivados con la posibilidad de mejora
• Un patrocinador del proceso, preferiblemente de la alta dirección de la empresa para potenciar al personal
• Los empleados de primera línea que se ocupan con el proceso en su día a día

3 – Cree un diagrama / flowchart del proceso de negocio

Esta técnica de análisis del proceso es muy útil, y le puede dar una imagen real de cómo ocurre el mismo. Con símbolos y herramientas estándar, se puede representar el proceso de una manera clara y práctica.

Al hacer esto, se vuelve mucho más fácil ver lo que está correcto y lo que no funciona, cuáles son los obstáculos y puntos de mejora.

Construir un diagrama del proceso es una de las etapas fundamentales de la metodología de análisis de negocios, vea un paso a paso de cómo hacer uno:

Paso a paso para diseñar un diagrama de proceso:

1. Defina a los responsables: los diagramas de procesos definen las responsabilidades a través de los rayas, que son zonas del diagrama en el que estarán representadas las tareas de un equipo o de un cargo. Usted va a entender esto mejor al leer el artículo que se indica al final de este paso a paso.
2. Incluir un evento de inicio del proceso: todo los procesos se inician con algún evento, puede ser un correo electrónico enviado por un cliente o la llegada de una parte del proceso anterior, por ejemplo.
3. Defina las tareas y sus relaciones: en cada raya, usted indicará las tareas que deben realizarse, como el pulido de la pieza o cumplir con la solicitud del correo electrónico. También indique, por medio de elementos de unión, cuál es la siguiente tarea y quién es el responsable.
4. Señale el final del proceso: al igual que un evento marca el inicio del proceso, otro marca su final. Puede ser algo así como “solicitación atendida” o “pieza terminada.”

¿Parece complicado? Vea aquí todo esto con más detalle: Cómo dibujar un diagrama de flujo en 5 pasos sencillos

Vea también la Notación de procesos.

4 – Defina el processo AS IS

Con toda la información anterior, defina cómo el proceso ocurre ahora. Es muy importante no adelantarse, y quedarse con la situación real, no importa cómo sea.

Es decir, comprenda cómo el proceso se desarrolla en este momento, no como le gustaría que fuera en el futuro.

Para eso, en esta etapa del análisis de procesos de negocio, usted debe seguir tres pasos fundamentales:

1. Las entrevistas con los actores: con el propósito de representar las actividades del proceso, su secuencia, quiénes son los responsables, si existe la necesidad de permisos en otros casos del proceso y si se genera alguna nueva información.
2. Analizar el modelo del proceso: averiguar cuál es el propósito del proceso, cuáles son las métricas de rendimiento utilizadas, si existen interacciones entre los clientes, si hay handoffs (transferencia del trabajo o información de una persona, equipo o sistema a otro), cuáles son las reglas de negocio que se aplican, si hay obstáculos, cómo se hace el control de procesos, entre otros puntos.
3. Documentación: en este punto, todo lo que se analizó se debe informar adecuadamente en los documentos apropiados para que se pueda realizar la consulta y la presentación clara, siguiendo las notaciones definidas.

5 – Especifique los puntos de mejora

Es posible que usted ya lo sepa, pero es importante determinar cuáles son las mejoras necesarias y posibles. Tenga en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa al hacerlo, ya que todo el proceso y la acción deben tenerlos como objetivo.

Por lo general, los puntos de mejora se centran en los aspectos seguientes:

• La interacción con los clientes: estos momentos deben ser siempre perfectos, especialmente con los clientes externos
• Actividades que agregan alto valor percibido: estas actividades siempre deben ocurrir de la mejor manera, para poder ofrecer el más alto valor percibido posible al cliente final
• Handoffs o transferencias: cada vez que hay un intercambio de información o tareas entre las personas y sistemas existe el riesgo de errores. Cuanto menos transferencias, mejor.
• Las reglas de negocio: estos son procedimientos estándar que facilitan el flujo del proceso y evitan la pérdida de tiempo en la toma de decisiones, pues son reglas claras y objetivas para definir cómo debe seguir el proceso.
• Obstáculos: hay averiguar por qué el proceso deja de fluir en ciertos puntos y establecer maneras para evitarlo.

6 – Modele el proceso TO BE

Reuna toda la información y modele el nuevo proceso de la manera deseada y que sea útil para la empresa, sus metas y objetivos.

De hecho, este paso consiste en el diseño del nuevo proceso mejorado, que está destinado a lograr los objetivos de la organización con más eficiencia y eficacia.

Del mismo modo que hemos creado un diagrama del proceso en la etapa AS IS, la etapa TO BE también contará con uno, así como toda la documentación necesaria para transmitir la información y el conocimiento cuando sea necesario.

Vea también: Las 6 actividades del Proceso To Be y cómo realizarlas

Últimas reflexiones sobre lo que es el análisis de los procesos de negocio

Como podemos ver, el análisis de los procesos de negocio genera la información necesaria para evaluar y resolver las raíces de los problemas, y tomar decisiones informadas. Con este método, es posible entender cómo el trabajo se lleva a cabo dentro de la organización y de lo bien que la empresa logra sus objetivos.

Es importante recordar que esta es una operación continua, ya que los procesos nunca estarán completamente optimizados y perfectos. Es posible que el proceso se vuelva incompatible con los objetivos de la empresa, ya que puede cambiar con el tiempo.