Por lo general, el BPM (Según los conceptos BPM del CBOK) se divide en nueve áreas de conocimiento, que son:
- Gestión de Procesos de Negocio
- Modelado de procesos
- Análisis de procesos
- Diseño de procesos
- Gestión del Desempeño de los Procesos
- Transformación de procesos
- Tecnologías de Gestión de Procesos de Negocio.
- Organización de la Gestión de Procesos
- Gestión empresarial de procesos de negocio.
Pero la verdad es que no es suficiente dominar estas áreas del conocimiento, hay que saber cómo usarlo dentro de un orden de acciones interconectadas llamado Ciclo de Vida BPM.
A continuación, vamos a presentar cada etapa del ciclo de vida de BPM y detallar algunas características de esos momentos del ciclo, que son 6:
- Planificación y Alineamiento Estratégico
- Análisis de los procesos
- Diseño de los procesos
- Implementación de los Procesos
- Seguimiento de los procesos
- Refinamiento de los Procesos
El ciclo de vida BPM paso por paso
1 – Planificación y Alineamiento Estratégico
Para obtener una visión amplia de los procesos de negocio en línea con la cadena de valor, en esta etapa tenemos que examinar toda la documentación disponible y asimilar cómo los procesos están alineados con los servicios prestados, con la atención al cliente, con el soporte a la gestión y con las ventas. Para eso, se deben realizar 4 etapas:
- Enmarcar la organización.
- Identificar los procesos primarios de gestión y apoyo.
- Identificar los indicadores de desempeño.
- Preparar para el análisis de los procesos.
2 – Análisis de los procesos
En esta etapa del ciclo de vida de BPM es necesario observar los procesos exactamente de la forma en que están sucediendo en la empresa en ese momento, sólo entonces se puede obtener una “imagen” que permitirá hacer el modelado y la evaluación de los procesos de la organización. Es con este análisis del momento presente que se hace posible comprender lo que podría mejorarse, centrándose en las siguientes fases del ciclo de BPM.
Estos son los pasos en esta fase:
- La entrevista con los actores
- El análisis de la documentación de los procesos. He aquí cómo documentar los procesos con una herramienta de BPMN gratuita para el modelado.
- La documentación del análisis
- La validación del entendimiento y documentación
3- Diseño de los procesos
Es el momento de tomar decisiones acerca de todo lo que se detectó en la fase anterior, llamada AS-IS. Ahora que ya se conocen los obstáculos, fallas, retrasos y otras deficiencias del proceso analizado (con el mayor detalle posible), es el momento de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y diseñar un nuevo proceso. Para eso, no se puede dejar de hacer simulaciones basadas en escenarios e incluir las mejoras necesarias. Los pasos de esta fase son los siguientes:
- Analizar las deficiencias y hacer comparaciones
- Diseñar el proceso y hacer el análisis del uso de TI. Venga a conocer a HEFLO, una herramienta de BPM en línea que ofrece una cuenta gratis para la documentación de los procesos.
- Procedimientos de aprobación del nuevo proceso
- Creación del plan de implementación
4 – Implementación de los Procesos
La implementación es una fase del ciclo de vida de BPM que se puede realizar de dos maneras. A través de una implementación sistémica, es decir, con la ayuda de la tecnología y los softwares específicos para eso, o una implementación no sistémica, que no tiene este tipo de herramienta de BPM.
Independientemente de cuál se va a utilizar, el objetivo es el mismo: permitir y poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y documentado, en la forma de un flujo de trabajo.
5 – Seguimiento de los procesos
Todas las empresas tienen metas estratégicas. Y es en esta etapa del ciclo de BPM que se puede averiguar si los procesos están alineados con esos objetivos, mediante el control de los indicadores apropiados para la evaluación de los resultados. Los indicadores de desempeño más empleados por lo general implican cuatro dimensiones: el tiempo de duración del proceso, el costo monetario gastado en el proceso, la capacidad: ¿cuánto produce el proceso efectivamente? Y la calidad, que examina si hay muchos errores y variaciones que afectan a una entrega satisfactoria a los clientes del proceso.
6 – Refinamiento de los Procesos
Es en este momento que comienza la mejora continua de los procesos. Al analizar el seguimiento de la etapa anterior y darse cuenta si los objetivos estratégicos se están alcanzando o no, si se logran las metas definidas durante el modelado, en relación con los resultados observados realmente en la práctica.
El refinamiento de los procesos también se puede entender como la transformación de los procesos a través de una evolución planificada y siempre supervisada en relación con los resultados medidos. La atención debe centrarse en mejorar el rendimiento, reducir los costes y satisfacer las necesidades del cliente y en la relación con ellos.
Es por eso que toda esta cadena de actividades se denomina ciclo de vida de BPM: ¡volvemos al principio! ¡Ahora que todo está implementado y en curso, volveremos a analizar los procesos, asegurar que están alineados con los objetivos estratégicos y refinarlos continuamente, siempre con el objetivo de ofrecer el más alto valor percibido al cliente, generando más beneficios para la empresa!
En este contexto, es evidente que no sólo el análisis y modelado, sino que también el seguimiento, dependerán del uso de las herramientas BPM, ágiles, intuitivas y transparentes.
