La Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) es una forma inteligente de mejorar el rendimiento de su empresa. Es un proceso continuo que debe ser parte de la cultura de la empresa, de manera que cada empleado, funcionario y director siempre esté pensando en maneras de mejorar los procesos con los que trabaja. Eso integrará la organización y mejorará la comunicación entre los sectores y personas, dando a todos una visión clara de las responsabilidades de cada uno.
Etapas del ciclo de gestión de procesos:
Hay un ciclo que debe seguirse para implementar esta mejora continua dentro de una empresa. Esto se conoce como ciclo de gestión de procesos. Este método es cíclico y debe ser seguido de forma indefinida. Los pasos son los siguientes: modelar, implementar, ejecutar, supervisar y optimizar.
Modelar
La etapa de modelado comienza cuando comenzamos a recopilar información sobre el proceso . Este es el momento de conocerlo a fondo, cuáles son los pasos, quién hace parte, dónde comienza y termina este proceso, cuál es su propósito. Con esta información, creamos un diagrama de flujo para concebir el proceso en su conjunto.
En ese momento, empezamos a buscar oportunidades de mejora y debilidades en el proceso, ya que lo conocemos completamente. Con el proceso definido, también podemos empezar a crear posibles escenarios y posibilidades, comprobando lo que se puede hacer. También es positivo comprobar siempre lo que hemos hecho, e incluso simular situaciones de uso y ver lo qué funciona o no.
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Implementar
El siguiente paso en el ciclo de gestión de procesos es preocuparse con la forma cómo se ejecuta el proceso. Si antes analizamos el proceso más a fondo, ahora vemos cómo se implementa y lleva a cabo. Este es el primer paso en la aplicación, el momento en que comienza.
Ejecutar
Es hora de poner el proceso en uso. Es muy importante que esto se haga de una manera real, con las personas que estarán en contacto con el proceso diariamente. En cada etapa, es posible identificar obstáculos y oportunidades de mejora, para que el proceso sea cada vez más redondo y eficiente cuando se pone en práctica lo que concebimos en la fase de modelado, vemos cuáles mejoras funcionaron y buscamos más oportunidades de crecimiento.
La fase de implementación es una etapa clave en el ciclo de gestión de procesos, y es crucial que se haga correctamente.
Vea también: Herramienta para Automatización de Procesos de Negócio.
Monitorear
Mientras lo implementamos y lo ejecutamos, es esencial que supervisemos el proceso. No se olvide de recoger siempre la información, ya que los hechos y las cifras serán la base de un control fiable. Esto demostrará si los supuestos iniciales estaban correctos, si se cumplieron los objetivos establecidos al inicio, en qué influye el proceso en la empresa y cuáles son sus impactos internos y externos. En realidad, este paso es efectuado durante todo el ciclo de gestión de procesos. Entienda cómo controlar sus procesos en nuestra página web.
Optimizar
¡Ahora que hemos visto lo que funciona y lo que no funciona y cuáles eran y aun son los obstáculos, es el momento para optimizar y mejorar de nuevo! Puede parecer que estos pasos están separados uno del otro, pero en realidad están totalmente interconectados. Ejecutamos y al mismo tiempo controlamos, luego que lo hacemos, optimizamos y después comenzamos de nuevo. Siempre hay espacio para el crecimiento y la mejora de un proceso.
Vea también: análisis y mejora de procesos de negocio.
El ciclo de gestión de procesos es un proyecto de mejora continua. Para que funcione, es necesario que se aplique correctamente e insertarlo en la cultura de la empresa. Para obtener resultados concretos debemos utilizar un software fiable.
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