Todo sobre Workflow – Conceptos, tipos, diferencias

Una tecnología que permite la automatización de procesos, racionalizándolos y posibilitándolos a través de dos componentes implícitos: organización y tecnología. Este es el concepto básico de Workflow.

La tecnología workflow fue creada para minimizar los problemas de coordinación de trabajo conjunto, teniendo en cuenta que los principales problemas en relación con los procesos de negocio, es la falta de claridad en la definición de las actividades, la dificultad en la coordinación de varias personas al mismo tiempo y la falta de visibilidad de procesos.

Un segundo concepto de Workflow ampliamente utilizado entre los profesionales de la tecnología es el WfMC (Workflow Management Coalition) que se define como la automatización de un proceso de negocio en el sentido total o parcial, durante el cual los documentos o actividades pasan de un participante a otro, para que se tomen medidas de acuerdo a un conjunto de reglas y procedimientos.

El workflow define el orden de ejecución y las condiciones en que se inicia cada tarea. Una tarea puede ser realizada por uno o más sistemas informáticos, por uno o más agentes humanos, o por una combinación de los mismos.

Según su concepto, los objetivos del workflow son:

  • Simplificar, agilizar y darle más seguridad a las comunicaciones .
  • Mejorar la creación cooperativa de productos de trabajo (documentos, especificaciones, proyectos y códigos).
  • Realizar una división del trabajo más eficaz y una contribución más oportuna a su proceso.
  • Alertar a otros miembros del grupo sobre la ocurrencia de acontecimientos y cambios importantes.
  • Mejorar el proceso de toma de decisiones.

3 tipos de workflow – Concepto

  • WorkFlow Ad hoc: En el cual las reglas de los procedimientos pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del proceso.
  • Workflow de producción (Production Workflow): En la que se define la mayoría de las reglas de procedimientos.
  • Workflow administrativo: Es el término medio entre el workflow “ad hoc” y el de “producción”. Se trata de actividades poco estructuradas, repetitivas, previsibles y con reglas sencillas de coordinación de las tareas.

¿BPM y workflow significan lo mismo?

Es evidente que workflow y BPM tienen muchas similitudes, después de todo, ambos alcanzan esencialmente los mismos objetivos: modelar, automatizar, controlar y analizar el rendimiento de los procesos, mediante la conexión de personas y sistemas, pero eso no quiere decir que BPM y workflow sean lo mismo.

El punto clave en la comparación entre workflow y BPM no es lo que estas tecnologías hacen, sino cómo hacerlo. En otras palabras, los objetivos y las posibilidades de las tecnologías son muy similares, pero la verdadera diferencia radica en cómo se logran estos objetivos y posibilidades.

En general, la tecnología BPM tiene un enfoque y un área mucho más amplia de funcionamiento del workflow y permite un mayor grado de flexibilidad y sofisticación en soluciones de gestión de procesos, acelerando el desarrollo, reduciendo el esfuerzo de mantenimiento y conservando la inversión por más tiempo.

Vea algunos de los beneficios que la tecnología BPM traerá a su negocio:

Vea también: 7 características que deben tener todos los softwares de flujo de trabajo.

Conozca también algunas herramientas de BPM y entienda lo que es HEFLO BPM, un software que permite modelar, ejecutar y gestionar los procesos de negocio, haciendo la operación ágil y  los objetivos de gestión claros y verificables.

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