O que é um sistema de gerenciamento de workflow e suas vantagens para o negócio

Sua empresa está sempre perdendo prazos e até clientes por causa disso, você não confia nas informações que te passam, não consegue saber quem é responsável pelas tarefas nem quais delas já foram executadas?

Um sistema de gerenciamento de workflow pode ser a solução para esses problemas, proporcionando comunicação ágil, informações seguras e confiáveis, colaboração entre pessoas e equipes, mais eficiência e menos erros e desperdícios.

Um sistema de workflow tem o objetivo de gerenciar os processos de modo que todas essas vantagens possam ser aproveitadas pela empresa.

Nesta postagem, você vai entender melhor o que é um sistema de gerenciamento de workflow e como ele pode proporcionar tudo isso.

Veja também: Entenda melhor o que é workflow: a união entre TI e processos de negócio

O que é um sistema de workflow, vantagens e benefícios

Antes de falarmos de sistemas de workflow é importante entender alguns conceitos:

Workflow Management

Gestão de processos ou gestão de fluxos de trabalho é uma técnica de BPM (Business Process Management) que tem o objetivo de analisar os processos como estão sendo executados, entender como estão operando e, a partir daí, detectar atrasos, gargalos, desperdícios e outras oportunidades de melhoria para, em seguida, desenhar um novo processo, mais eficiente.

Veja mais: As 3 etapas da análise de processos para Workflow management

Automatização de processos

O workflow management também deve levar a automatização dos processos, o que não significa apenas substituir tarefas executadas manualmente por automatizadas, mas também proporcionar a coleta e armazenamento de informações de desempenho e permitir sua análise em tempo real.

Veja em nosso blog: 7 recursos que todo software de automatização de fluxo de trabalho deve ter

Melhoria contínua de processos

De posse dessas informações disponibilizadas pelo sistema de workflow, é possível monitorar o desempenho do processo e detectar se as mudanças feitas estão surtindo os efeitos desejados e, se necessário, fazer uma nova modelagem, para melhorá-lo continuamente.

Saiba mais: Ferramentas para a melhoria de processos: reveja 3 clássicos

Com estes conceitos em mente, podemos definir o que é um sistema de gerenciamento de workflow:

Um sistema de workflow é uma ferramenta digital capaz de auxiliar na análise, desenho e modelagem novos processos. Seu objetivo é proporcionar o fluxo e armazenamento adequado de informações entre os agentes do processo (geralmente com o uso de formulários), trazendo mais eficiência e eficácia em suas entregas aos clientes, sejam eles internos ou externos. Com isso, disponibilizam-se os dados de desempenho necessários para o monitoramento e melhoria contínua desse processo.

É importante notar que um sistema de workflow tem três funções principais:

1. Tornar o processo mais eficiente nas operações do dia a dia
2. Promover a melhoria contínua do processo
3. Fornecer informações para a tomada estratégia, tática e operacional de decisões

Leia também: Tudo sobre Workflow – Conceitos, tipos, diferenças

Vantagens do uso de um sistema de workflow

• Diminuição de desperdícios e redução de custos operacionais
• Aumento da rentabilidade da empresa
• Detecção das atividades que agregam mais valor aos processos da empresa
• Aumento da eficiência e da eficácia dos processos
• Entrega de produtos, serviços e outras saídas que atendem às necessidades dos clientes internos e externos
• Crescimento da satisfação dos clientes e de sua fidelidade
• Acesso a dados e informações confiáveis em tempo real
• Mais transparência no uso das informações
• Definição clara dos responsáveis pelas tarefas
• Aumento da colaboração e do trabalho em equipe
• Redução de falhas humanas
• Auxílio na tomada de decisão e no planejamento estratégico da empresa
• Promoção da melhoria contínua de processos

Estas são apenas algumas das vantagens que sua empresa pode usufruir ao empregar um sistema de workflow.

Atualmente, esse tipo de sistema pode ser operado de forma bastante intuitiva, se forem usadas versões mais modernas, baseadas na nuvem, e que podem ser operadas mesmo por colaboradores com pouco conhecimento de programação.

Leia também sobre os principais recursos de um sistema de automatização de workflow.

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