Ninguém discute que a tecnologia revolucionou o jeito dos escritórios funcionarem e trabalharem.
Mas, o que é de fato a automação de escritório na prática?
A automação de escritório está muito além de eliminar os papéis do dia a dia.
Usar ferramentas on-line pode significar um adeus à utilização de papel, mas não significa estar automatizado.
O conceito envolve o uso de equipamentos de informática, softwares e aplicativos para coletar, criar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente as informações necessárias para a realização de tarefas e o cumprimento de objetivos de um escritório.
Traduzindo: quando se fala em automação de escritório, falamos em gerenciar informações e recursos com ajuda da tecnologia, ou seja, utilizando um workflow para melhorar o desempenho da empresa.
Emails? Hum… Na verdade serão reduzidos! Planilhas? Idem.
Um workflow ou fluxo de trabalho permite que as horas trabalhadas sejam aproveitadas com mais eficiência, eliminando as horas perdidas com troca de e-mails ou serviços de mensagens instantâneas.
O intuito é reunir e organizar tudo em uma única plataforma para facilitar a entrega dos trabalhos dentro do prazo, ajudar a otimizar os procedimentos já existentes e definir uma rotina de trabalho ágil e competente.
Veja também: Automatização de processos de negócios: benefícios e tendências
As vantagens da automação de escritório
Algumas das maiores vantagens de automatizar fluxos de trabalho de escritório são:
- Maior capacidade para rastrear responsabilidades;
- Possibilidade de delegar e acompanhar a tarefa de cada funcionário;
- Maior transparência, pois o gestor e o requisitante poderão acompanhar todas as solicitações em tempo real;
- Maior facilidade para estabelecer prioridades, por meio do controle de prazos e envio de alertas;
- Maior aproveitamento das horas de trabalho, devido à redução do tempo de processamento das atividades e erros manuais;
- Maior segurança da informação, por meio da geração de banco de dados para indicadores, painéis de gestão, estatísticas e métricas de desempenho do processo;
- Maior controle do processo, pois as pessoas farão a coisa certa na hora certa, aumentando a produtividade;
- Maior consistência e agilidade na tomada de decisões com base em dados.
8 fundamentos de um sistema de automação de escritório
Como você viu não basta simplesmente adotar drives compartilhados ou softwares de gerenciamento de tarefas para automatizar um escritório.
É preciso ir além e entender todo fluxo dos processos, para otimizá-los.
Para aperfeiçoar os fluxos de trabalho da sua empresa, é preciso considerar 8 fundamentos essenciais:
1. Desenho fácil do fluxo de trabalho
Um sistema de automação de escritório moderno deve ser desenhado e pensado para facilitar a vida do usuário final.
O workflow reúne vários recursos para desenhar processos de forma que a compreensão do fluxo de trabalho seja melhor para quem for usá-lo.
Antes de escolher uma ferramenta de automação de escritório, elabore você mesmo um fluxo de trabalho intuitivo, criando uma sequência de tarefas que você considera importante para o processo.
Um software não deve determinar e nem definir as operações necessárias para a sua empresa.
Pelo contrário, a função dele é atender às suas necessidades da forma mais simples, descomplicando a rotina de trabalho e facilitando a troca de informações da equipe.
2. Compatibilidade Móvel
É extremamente importante que as informações estejam ao alcance de todos por meio dos dispositivos móveis.
Se você possui funcionários remotos ou apenas deseja acessar alguma informação séria enquanto espera por um voo, a ferramenta de automação de escritório escolhida deve estar funcionando perfeitamente no celular, por exemplo.
Compromissos não podem ser adiados ou ações atrasadas por depender da resposta ou presença de alguém.
Por isso, é imprescindível manter as informações seguras na nuvem, para que decisões sejam tomadas com rapidez, sem comprometerem as atividades da empresa.
Veja na figura abaixo um exemplo de software de automação em versão mobile:
3. Integração com outros aplicativos
Se você já utiliza outras ferramentas, como disparadores de e-mail marketing, CRM, sistema financeiro, etc, é importante escolher um sistema que possibilite fazer integração com outros softwares.
Lembre-se que a função da automação é facilitar e não complicar.
Veja alguns exemplos de integrações que você pode incluir na automação do seu escritório:
- Ao receber um e-mail de reclamação, iniciar um processo de atendimento ao consumidor.
- Quando for preenchido um formulário de contato no site, iniciar um processo de oportunidade no comercial.
- Ao ser incluída uma linha em uma planilha Google Sheets, iniciar um processo de pagamento de contas.
Sistemas de workflow modernos como o HEFLO permitem que você crie várias automações usando aplicativos como o Zapier. Veja uma relação dessas possíveis integrações:
4. Gerenciamento de tarefas
Você utiliza e-mails para controlar solicitações e processos?
Como sua equipe gerencia esses e-mails?
Você consegue acessar a caixa de e-mails dos seus colaboradores?
Para ter conhecimento de todas as requisições você pede para sua equipe te copiar em todas as mensagens? Quantos e-mails você recebe por dia?
Se alguma dessas perguntas gerou algum incomodo, é provável que você necessite de uma ferramenta de automação com um recurso de “fila de trabalho”. Veja um exemplo:
Usando uma interface de fila de trabalho você poderá visualizar todas as tarefas pendentes de cada membro da sua equipe, todas as requisições de um solicitante e informações estruturadas e mantidas por formulários.
Com um perfil de manager você pode também redistribuir tarefas e usando recursos de conversa interagir de forma mais ágil com sua equipe.
Todas as informações são gravadas em um banco de dados e você pode recuperar cada detalhe a qualquer momento.
5. Gerenciamento de Prazos
Alguma dúvida de que “tempo é dinheiro”?
Não, correto?
Você não pode recuperar tempo perdido, e é por esse motivo que precisa ser o mais racional e otimizado possível no gerenciamento das tarefas do escritório.
Defina prazos para os processos ou tipos de solicitações. Se possível, defina também prazos para cada tarefa do processo e faça o monitoramento.
Ferramentas de automação de processos como o HEFLO permitem ainda definir “gatilhos”, que são ações disparadas em função do progresso do prazo.
Isso permite que sejam tomadas ações pró-ativas antes que o acordo seja violado.
Veja um exemplo de solicitação com informação de prazo para o executante de tarefa:
6. Transparência
Como outras áreas ou equipes estão demandando seus serviços?
Eles enviam um e-mail? Por telefone?
É muito importante que você disponibilize para os seus clientes internos uma ferramenta tecnológica que permita o registro das solicitações de forma estruturada em formulários.
Isso permitirá que sua equipe tenha todas as informações necessárias para executar cada tarefa. Eles não precisarão decifrar o que está sendo solicitado em um e-mail longo e pouco objetivo.
Além disso, esse canal de atendimento deve prover informações sobre cada etapa executada na solicitação.
Isso evitará novas ligações ou novos e-mails de follow up. Seu escritório e sua empresa se tornarão mais silenciosos!
7. Relatórios e análises
Para saber se a sua automação de escritório está gerando resultados, você precisa estar atento aos números.
Os dados são os principais auxiliares na tomada de decisão e é importante para a sua empresa comparar o histórico de um processo, sua velocidade, a qualidade do resultado, etc.
Adotar um software só para medir seus dados de fluxo de trabalho, como horas trabalhadas, é desnecessário, pois os melhores produtos de automação de escritório já possuem o recurso de relatório e análise incorporado.
8. Controle de acesso
É fundamental que você consiga atribuir autorizações de acesso para todos os seus fluxos de trabalho, ou seja, permitir ou negar acesso às informações que você considera confidenciais.
Um bom sistema de automação de fluxo de trabalho não ignora esse recurso, afinal, é uma medida de segurança da informação.
Automatizar não se trata, como muitos pensam, de substituir “o homem pela máquina”.
Nada mais equivocado!
Uma das mais importantes funções da automatização é ter acesso ao dados para poder controlar e, assim, melhorar sempre seus processos.
Entenda mais detalhes sobre a automatização de processos assistindo a este vídeo:
