Entenda o que é matriz RACI e como montar essa matriz de responsabilidades

Quem vai fazer o que em um processo?

Nem sempre é fácil determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades dos processos.

Muitas vezes, na hora de desenhar um processo, nos perdemos em alguns detalhes e acabamos não definindo claramente as responsabilidades.

Para facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades em uma organização ou em processos, existe o modelo RACI.

Trata-se de uma matriz de responsabilidades, chamada de matriz RACI, que cria um mapa de responsabilidades para as atividades de um processo.

Neste post você vai entender o que é matriz RACI, seu significado, como fazer uma matriz de responsabilidade, além de alguns exemplos de matriz de responsabilidade, para você se inspirar.

Veja também: Os 9 princípios do desenho de processos de negócio

O que é matriz RACI, afinal?

É fácil entender o que é matriz RACI, veja:

Matriz RACI ou tabela RACI é uma ferramenta visual de fácil utilização que define com clareza as atribuições, papéis e responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo.

Ficou claro para você o que é matriz de responsabilidade? Ótimo! Então, veja agora o significado de RACI.

RACI: Significado

Entender o que é matriz RACI passa por descobrir o significado desse acrônimo.

RACI significa, em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Veja a tradução de cada um desses termos:

  • Responsible = Responsável
  • Accountable = Aprovador
  • Consulted = Consultado
  • Informed = Informado

Ainda não ficou claro para você o significado de RACI? Tudo bem, vamos explicar em mais detalhes!

Cada uma dessas palavras se refere às atribuições e responsabilidades que o colaborador terá nas tarefas de um processo.

Entenda melhor:

  • Responsible (Responsável): é a pessoa efetivamente a cargo de executar essa tarefa do processo. As entregas terão que ser realizadas por esse colaborador, que é quem põe a mão na massa.
  • Accountable (Aprovador): a tarefa do processo pode ser iniciada? Ela foi realizada de forma adequada? Está dentro dos padrões desejados pela empresa? O aprovador acompanha a realização do processo, dá permissão para que seja iniciado (em alguns casos) ou aprova o resultado e as entregas. Normalmente é o dono do processo, um supervisor ou gerente que cumpre esse papel.
  • Consulted (Consultado): trata-se de uma pessoa que pode contribuir para a realização do processo. Esse indivíduo pode estar dentro ou fora da organização e é consultado para que o processo se realize da melhor forma. Ele dá apoio ao processo com sua experiência e conhecimento.
  • Informed (Informado): conforme o processo está em andamento, algumas pessoas precisam ser informadas de sua performance e de suas entregas. Sempre que alguma atividade gerar consequências importantes para algum dos envolvidos, ele deve ser incluído na lista de informados.

Veja esta ilustração que resume o significado de RACI:

 

matriz raci significado

Fonte: Stratec

Para não ter absolutamente mais nenhuma dúvida sobre os termos da tabela RACI, acompanhe este vídeo:

 

Mas nem todo processo conta com apenas esses tipos de papéis, responsabilidades e atribuições definidos na metodologia RACI.

Em alguns casos, pode haver mais papéis e responsabilidades, tais como Manager (Gerente), Backup (Reserva), Notify (Notificados) e Originator (Orientador).

Veja os papéis e atribuições de cada um deles:

  • Manager (Gerente): é o indivíduo responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não por aprová-lo. Por exemplo: ao desenvolver um software, talvez o usuário principal ou cliente aprove essa entrega e não a pessoa que gerenciou o processo.
  • Backup (Reserva): caso o responsável pela tarefa não posso cunmpri-la, é necesesário já determinar quem vai substituí-lo.
  • Notify (Notificados): diferente do informado, que precisa receber diversas informações importantes sobre o processo, o notificado só precisa ser avisado da conclusão de uma atividade. Assim, por exemplo, ele poderá iniciar a sua atividade, que é a seguinte.
  • Originator (Originador): é a pessoa que criou a atividade do processo. Ao saber quem deu início a essa atividade, fica mais fácil esclarecer dúvidas sobre sua execução diretamente com essa pessoa.

Você já começou a entender como funciona a matriz de papéis e responsabilidades? Viu como ela pode ajudar na definição das funções e responsabilidades dos colaboradores?

Para ter certeza de que tudo ficou bem claro para você, criamos este infográfico que resume o significado das letras usadas em um gráfico RACI:

 

Leia também: Dividir responsabilidades e compartilhar sucesso: conheça a metodologia de gestão à vista

Como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

Agora que você já sabe o significado das letras da matriz RACI, está na hora de aprender como montar uma matriz de responsabilidades.

Para isso, basta seguir alguns passos, veja!

Como montar uma matriz de responsabilidade passo a passo

A forma tradicional para se montar a matriz RACI é a seguinte:

  1. Faça uma lista de todas as atividades de um processo
  2. Faça outra lista, desta vez de todos aqueles que estão envolvidos no processo
  3. Monte uma tabela com uma linha reservada para cada atividade do processo
  4. Nessa mesma tabela, crie colunas correspondentes a cada um dos envolvidos no processo
  5. Analise cada atividade e marque com cuidado com uma das letras que revelamos o significado no tópico anterior

Porém no HEFLO é possível fazer a configuração RACI diretamente no elemento tarefa. Veja os atributos:

Mas existem algumas dicas importantes da metodologia RACI que você precisa respeitar ao construir sua tabela, veja:

As 6 regras fundamentais de como fazer uma matriz de responsabilidade RACI

  1. Sempre deve haver ao menos um responsável para cada atividade do processo
  2. Da mesma forma, sempre deve existir ao menos um aprovador para cada tarefa do processo
  3. Por outro lado, não pode haver mais de um aprovador para uma mesma atividade dos processos
  4. O responsável por uma determinada atividade poderá ser também o seu aprovador
  5. Em uma mesma atividade pode haver várias pessoas consultadas e informadas
  6. O ideal é haver apenas um responsável para cada atividade. Com isso, evitam-se processos paralelos ou em duplicidade. Mas, caso seja realmente necessário definir mais de um responsável, a divisão de tarefas de cada um deverá ser clara e muito bem definida.

Ficou claro para você como montar uma matriz de responsabilidade RACI? Acha que seria capaz de montar uma para seu negócio?

Que tal ver um exemplo de matriz de responsabilidade para se certificar que já domina esse processo? Aliás, que tal ver 3 exemplos?

Modelo de matriz de responsabilidade, veja 3 deles

Selecionamos 3 exemplos de matriz de responsabilidade RACI para você ver, na prática, como elas funcionam.

Modelo de matriz de responsabilidade 1:

matriz RACI

Fonte: HSM

Este é um exemplo bem simples de matriz de responsabilidade RACI.

Note que ela lista apenas os nomes dos responsáveis na primeira linha, sem indicar cargos ou funções. De certa forma, o ideal é indicar cargos e funções, porque os processos são realizados por pessoas capacitadas para desempenhar cada tarefa.

Assim, caso um desses colaboradores esteja impossibilitado, ou mesmo sai a da empresa, a tabela RACI teria que ser refeita. O que não é o ideal.

Por isso, recomenda-se não usar os nomes das pessoas, mas as funções ou os cargos que ocupam na empresa. No caso de algum envolvido ser externo à empresa, deve-se agir da mesma forma.

Modelo de matriz de responsabilidade 2:

exemplo matriz raci 1

Fonte: Rede Juntos

Este segundo modelo de matriz de responsabilidade já adota os cargos dos responsáveis na primeira linha.

Trata-se de uma matriz RACI para um processo de desenvolvimento de sistemas.

Note que quem é o responsável por uma tarefa (assinalado com R), pode ser o consultado (C) ou informado de outra (I). Pode, até mesmo, ser o aprovador (A) de ainda mais uma tarefa ou atividade.

Isso acontece na coluna Analista, por exemplo.

Além disso, note na coluna do gerente que este colaborador da empresa é, ao mesmo tempo, o responsável (R) e o aprovador (A) da atividade “Monitorar e acompanhar o desenvolvimento do sistema”.  Isso fica assinalado da seguinte forma, na célula correspondente: R/A.

Por fim, vale dizer que um dos integrante da tabela RACI pode não ser responsável (R) direto por nenhuma atividade, nem aprovador (A) ou consultado (C). Este é o caso do assistente (última coluna) que é apenas informado (I) de todas as atividades que ocorrem durante o processo.

Modelo de matriz de responsabilidade 3:

Matriz RACI

Fonte: GitHub

Neste exemplo de matriz RACI, além dos envolvidos estarem indicados por cargos bem definidos, existe uma particularidade especial. Foi criado um novo tipo de responsabilidade, o testador, indicado pela letra (T).

Isso acontece porque se trata de um processo de desenvolvimento de softwares. Em processos com este, em que determinada responsabilidade vital é bastante específica e diferenciada, isso pode ser necessário.

No caso, testar o software é um passo importante que não poderia ser representado pelas letras convencionais da matriz RACI, nem pelas adicionais.

Por isso, quando se trata de um processo com essas características, pode-se criar uma nova categoria de responsabilidade, definir uma letra para ela e indicar na tabela. Veja que é isso que acontece em todas as colunas da última linha do exemplo de matriz RACI.

Modelo de matriz de responsabilidade 4:

No HEFLO as responsabilidades são apresentadas no portal e permitem que o usuário identifique rapidamente suas responsabilidades.

exemplo matriz raci heflo

Leia também:

Vantagens de usar a matriz RACI

Depois de tudo que vimos até aqui, talvez você esteja se perguntando: porque usar a metodologia RACI? Quais os benefícios disso?

Veja uma pequena lista que preparamos:

  • Facilidade de rastrear responsabilidades.
  • Ajuda os demais membros do processo a saber a quem se reportar, pedir ajuda ou cobrar uma entrega.
  • Evita que um processo fique parado porque alguém deixou de cumprir uma responsabilidade a ele atribuída.
  • Controle formal e documentado de “quem deve fazer o que”.
  • Ferramenta fácil de usar e criar, visual e intuitiva. Prática para ser consultada rapidamente.
  • Estimula a comunicação entre os membros do time, a colaboração e o trabalho em equipe.
  • Divisão clara e objetiva das tarefas dos integrantes do grupo de trabalho.
  • Maior senso de responsabilidade e de que os trabalhos e resultados dos outros dependem da realização do seu trabalho.
  • Os recursos são alocados na medida certa para cada colaborador.
  • Evita a duplicidade de tarefas.
  • Em caso de saída de um colaborador do time, o backup sabe exatamente o que deve fazer.

Você usa a matriz RACI em sua empresa?

Já conhecia a matriz RACI? Qua achou dela? Pretende empregar em seu negócio?

Na verdade já usa em sua empresa? Conte para a gente como é sua experiência com essa ferramenta nos comentários.

Vamos compartilhar esse conhecimento!

2 Comentários. Deixe novo

  • Avatar
    Alex Gomes Fernandes
    junho 3, 2020 2:43 pm

    Bom dia, na empresa em que trabalho não é utilizada a Matriz RACI, dificultando a interpretação de quem são os responsáveis por certas atividades do processo. Quando ocorre um problema, ninguém assume a culpa. Bastante esclarecedor o texto, acrescentou mais conhecimentos sobre essa ferramenta.

    Responder

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