Administração de processos: O que é? Por que é importante? Como implementar?

Como você tem feito a administração de processos na sua empresa?

No contexto da gestão organizacional, este é um aspecto crucial para o bom desempenho de uma empresa. Uma boa gestão de processos contribui para a promoção da melhoria contínua e para manter o seu negócio competitivo.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar o que é gestão de processos, sua importância, os principais benefícios e 5 dicas de como você pode implementar na sua empresa.

Continue a leitura e saiba de que maneira essa prática pode te ajudar a promover o alinhamento entre os processos e as estratégias organizacionais.

Leia também: Outside in: porque o desenho de processos BPM precisa ser de fora para dentro?

O que é gestão de processos?

Podemos definir o que é gestão de processos como um conjunto de ações cujo objetivo é promover a melhoria contínua dos diferentes processos de uma organização.

A intenção dessa prática é fazer com que os recursos disponíveis sejam utilizados de maneira inteligente e organizada, a fim de obter o máximo proveito possível.

A administração de processos também tem a ver com o monitoramento e controle dos mesmos, tornando-os mais transparentes, fluidos, eficazes e eficientes. Isso contribui para que a empresa esteja em evolução constante.

Por que a administração de processos é importante?

A administração de processos é importante para uma melhor eficiência na entrega de produtos e serviços. A importância dessa prática é também observada na aplicação otimizada de recursos e na agregação de valor à marca.

A gestão de processos é essencial para que a empresa possa se enquadrar nas mudanças impostas pelo mercado. Além disso, ela ajuda a melhorar a produção, seja em aspectos quantitativos ou qualitativos.

Vale ressaltar também que processos bem administrados refletem na satisfação dos clientes.

Benefícios da gestão de processos

  • Auxílio no combate ao desperdício;
  • Melhor aproveitamento dos recursos disponíveis (humanos, tecnológicos, financeiros, etc);
  • Maior vantagem competitiva;
  • Aumento na satisfação de clientes, colaboradores e demais stakeholders;
  • Maior flexibilização;
  • Facilidade de adaptação às mudanças internas e externas à organização;
  • Otimização do planejamento das atividades;
  • Atribuição de responsabilidades mais acertada;
  • Minimização de falhas e retrabalhos;
  • Redução de custos processuais;
  • Tomadas de decisão mais assertivas.

6 dicas para uma boa administração de processos

Agora que você já sabe o que é gestão de processos e sua importância para os negócio, veja a seguir 6 dicas essenciais para gerenciar os processos da sua empresa de maneira eficiente.

1 – Não deixe de se planejar

O planejamento é fundamental para uma boa administração de processos. É importante conheça bem as rotinas processuais, todas as atividades e os respectivos responsáveis pela execução.

É importante que você mapeie os processos e as responsabilidades de cada agente envolvido, bem como os objetivos que se pretende alcançar e a relação de tais processos com a estratégia da empresa.

Sua organização utiliza métodos para planejamento de metas e planos de ação?

2 – Redesenhe o fluxo de trabalho

Para uma melhor administração de processos, talvez seja necessário redesenhar determinados fluxos de trabalho a fim de atingir melhores resultados.

Isso é o que chamamos de mapeamento de processos.

Nesse sentido, é necessário que haja flexibilidade por parte da empresa como um todo para que os novos fluxos sejam implementados de maneira bem-sucedida.

Você conhece a importância do mapeamento de processos? Então, confira este infográfico:

Administração de processos

3 – Documente os processos

Todos os processos da sua empresa precisam estar devidamente documentados. Esse é um aspecto da administração de processos que ajuda a evitar o monopólio de conhecimento.

Ou seja, ao documentar cada processo, evita-se que apenas um colaborador saiba como executar determinada atividade. Caso esse colaborador seja desligado da empresa ou remanejado para outro departamento, por exemplo, um novo funcionário poderá assumir as responsabilidades.

4 – Não acomode-se com a documentação

Documentar processos é algo importante. Você terá uma visão clara de como a organização funciona e a comunicação será facilitada. Porém, apenas documentar um processo não representa uma garantia de melhoria de desempenho da sua organização.

É muito importante que você dê o próximo passo: a automaização.

A automatização transformará cada ocorrência do processo (uma solicitação de férias, solicitação de compras etc) em um registro em um sistema de informação, e será possível rastrear, controlar e monitorar cada etapa do processo que você modelou e documentou.

A automatização é a garantia de que tudo o que você planejou no processo será realziado! Sem erros. Sem omissão. Tudo feito da forma correta!

Veja na figura abaixo um exemplo de automatização. Note que o usuário do sistema possui uma fila de trabalho.

Lista de tarefas de Workflow

Ao clicar em um item da fila de trabalho ele visualiza os detalhes da etapa corrente.

Controle de tarefas do Workflow

Veja outros recursos da plataforma de automatização HEFLO BPM.

5 – Foque na entrega de valor

Os processos de uma empresa devem ter como prioridade a entrega de valor. Processos que não agregam valor à marca, à empresa, ao produto ou ao serviço comercializado precisam passar por uma reformulação o quanto antes.

6 – Monitore os resultados

Monitorar resultados é imprescindível para uma administração de processos mais eficiente. Fazer esse tipo de acompanhamento ajuda a entender se os esforços aplicados estão dando os resultados planejados.

Caso isso não esteja acontecendo, será necessário propor melhorias e, em alguns casos, redesenhar o processo como um todo.

Para esta dica, você pode contar com os indicadores-chave de desempenho. Eles são ferramentas muito úteis para medir e acompanhar a performance dos processos.

Ficou claro o que é administração de processos? Com as dicas que citamos aqui, temos certeza de que você promoverá uma melhor gestão.

Saiba mais: O que é mapeamento de processos BPM? Confira as 7 fases de um projeto

Sua empresa adora a administração de processos?

Que desafio enfrente ao desenvolver essa prática? Que ferramentas usam?

Conte para a gente nos comentários.

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