Como a nova forma de trabalhar pode acabar com os ruídos na comunicação empresarial

Às vezes, mesmo falando com um amigo, não conseguimos nos expressar direito ou ele não compreende bem o que estamos querendo dizer. Nesse caso, a mensagem acaba não chegando corretamente ao receptor.

À esse fenômeno em que, por algum motivo, a mensagem do emissor não é compreendida corretamente pelo receptor chamamos de ruído na comunicação.

Se isso é comum entre amigos e pessoas com quem escolhemos conviver, imagine nas empresas!

O ruído na comunicação empresarial é um fator que pode gerar erros, atrasos e retrabalhos que poderiam ser facilmente evitados com ajuda da tecnologia.

Nesse contexto, a transformação digital e a nova maneira de trabalhar têm um papel fundamental para eliminar ruídos na comunicação organizacional.

Neste post, mostraremos 5 formas muito comuns de ruídos na comunicação empresarial e como podem ser evitados com ajuda das novas tecnologias, que estão sendo usadas para transformar a nossa maneira de trabalhar.

Como evitar ruídos na comunicação empresarial

A nova maneira de trabalhar é conectada, colaborativa e dá mais liberdade de ação, seja para as empresas como para os empregados.

Para que isso aconteça de forma efetiva e os ruídos na comunicação empresarial sejam minimizados, a computação em nuvem e a automatização de processos, entre diversas outras tecnologias, estão fazendo sua parte.

Veja 5 exemplos de ruídos e como superá-los em sua empresa.

1- Handoffs

A palavra handoff pode parecer difícil, mas o conceito é simples.

Toda vez que uma tarefa passa de um sistema para outro, ou de uma equipe para outra, ou entre equipes e sistemas, as informações e instruções sobre essa tarefa precisam ser transferidas corretamente. Essa passagem de informação chama-se handoff.

Existem várias estratégias de handoff, criadas para evitar que algum ruído na comunicação empresarial cause problemas nessa transferência de informação.

Uma delas é criar uma única fonte da verdade. Isto é: um local onde todos os colaboradores da empresa buscam a informação que necessitam, como um drive compartilhado, por exemplo.

Outra estratégia é a automatização de processos. Com ela, as informações são passadas por meio de formulários eletrônicos que disponibilizam as informações necessárias para quem vai usá-las, de forma automática e em tempo real.

2- Ruído na comunicação empresarial entre funcionários

Além de contar com uma única fonte da verdade, a comunicação entre funcionários do mesmo nível pode ser melhorada com o uso de ferramentas e sistemas de comunicação interna.

O Slack é um exemplo que tem se destacado, mas existem diversas outras soluções.

O uso de calendários compartilhados permite que todas saibam o que os outros estão fazendo e quando poderão contar com eles.

Além disso, documentos de texto, planilhas, apresentações de slides e formulários editáveis de forma colaborativa e em tempo real por mais de um integrante da empresa, permitem uma troca fácil de informação, diminuindo drasticamente o número de e-mails enviados.

Esses arquivos organizados em um drive são muito mais fáceis de achar e compartilhar, além de contarem com um histórico de todas as alterações, que aponta, inclusive, quem as fez e quando.

3- Ruído na comunicação entre chefes e subordinados

Mensagens por e-mail costumam ser prolixas e assíncronas, isto é: o receptor e o emissor não interagem ao mesmo tempo, o que pode causar uma série de ruídos na comunicação empresarial.

E mesmo mensagens instantâneas de texto, que são ágeis e rápidas, apresentam outro defeito comum aos e-mails: a ausência da linguagem corporal.

Muitas vezes, um chefe precisa falar olho no olho com um funcionário. Mas ele pode estar em viagem de negócios, alocada em outra cidade ou mesmo trabalhar home office.

Nesse caso, o uso de um aplicativo de videoconferência pode ser a diferença entre a compreensão correta de uma mensagem ou a criação de um atrito entre ambos.

Poder conversar faca a face com outra pessoa, mesmo que por um vídeo, enriquece muito mais a comunicação, diminuindo o ruído e eventuais interpretações erradas.

Leia também Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails.

4- Ruídos na comunicação entre departamentos

Imagine que o departamento de finanças tem uma planilha onde faz o controle de todas as entradas de recursos na empresa.

Já o departamento de vendas tem uma planilha de controle de todas as vendas efetuadas.

Por sua vez, o marketing tem um controle do faturamento gerados por suas campanhas.

Todas essas planilhas tratam absolutamente da mesma informação. Mas cada uma delas é montada de maneira diferente em cada departamento.

E, quase que com certeza, muitos de seus dados não batem.

Usar um sistema ERP, que integra todas as informações do negócio, é uma forma de evitar essa multiplicidade de informações. Aliás, muitas vezes são guardadas a sete chaves em cada departamento, que não as compartilham.

Drives compartilhados e a automatização de tarefas também são formas de evitar esse ruído na comunicação empresarial causado pela formação “nichos”. Isto é: departamentos que se consideram proprietários exclusivos das informações do negócio.

5- Ruídos na comunicação empresarial entre as diretorias e funcionários

Os planos estratégicos da empresa devem ser desdobrados em planos táticos.

Essa tarefa cabe aos diretores, que traduzem os objetivos organizacionais em objetivos que cada um de seus departamentos deve cumprir.

Essas informações são mais amplas e precisam ser complementares e sinergéticas.

Compartilhá-las com sua equipe apenas não basta. As diretorias precisam deixar as outras áreas cientes, mesmo que de forma menos detalhada, de seus objetivos e metas.

Dessa forma, evita-se que departamentos persigam objetivos conflitantes ou executem tarefas redundantes.

Uma forma muito eficiente de espalhar esse tipo de informação pela empresa é um canal de comunicação empresarial muito popular hoje em dia: redes sociais corporativas, como o G+ para empresas.

Nele, cada funcionário tem seu perfil e acompanha as notícias de todos os departamentos ou mesmo de projetos especiais em sua timeline.

Sinais de apoio e comentários podem ser feitos, de forma espontânea e em um ambiente em que todos estão acostumados a se comunicar: as mídias sociais.

Sua empresa enfrenta alguns desse problemas de comunicação? Siga essas recomendações e adote a nova forma de trabalhar em seu negócio.

Você verá que os resultados são surpreendentes.

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.