O que é gestão de processos organizacionais? Como sua empresa lida com eles?

Papeis acumulados nas mesas, caixas de entrada de e-mails lotadas, dúvidas sobre dados e informações do negócio (sempre encontrados em duplicidade), dificuldade para gerar relatórios confiáveis e monitorar o desempenho de processos e colaboradores.

Se esse cenário um tanto caótico parece familiar para você, é hora de rever sua gestão de processos organizacionais e tomar providências para melhorar o gerenciamento de processos BPM em seu negócio.

Neste post você vai entender o que é processo organizacional, conhecerá algumas metodologias de gestão de processos, além de exemplos de processos organizacionais prontos para usar.

Acompanhe o texto e veja como o gerenciamento de processos BPM pode ser extremamente vantajoso para seu negócio.

Veja também: Por que usar BPM é necessário para os negócios?

O que é gestão de processos organizacionais?

Segundo o ABPMP BPM CBOK V3.0, podemos definir o que é gestão de processos organizacionais da seguinte forma:

“É a aplicação de princípios, métodos e processos de BPM a uma organização, para assegurar o alinhamento da arquitetura e do portfólio de processos de negócio de ponta a ponta, com a estratégia e os recursos da organização, provendo um modelo de governança para a gerência e a avaliação de iniciativas de BPM.”

É, talvez esse termos tenham ficada um pouco complexos…

Para entender melhor o que é gestão de processos organizacionais é preciso compreender com clareza as funções dos processos.

Não é novidade para ninguém que, seja qual for o ramo de atividade, que a concorrência está cada vez mais acirrada.

Nesse sentido, para manter o nível de competitividade e continuar a existir, é obrigatório que as empresas invistam mais na cultura de qualidade e procurem obter o melhor desempenho possível em todas as variáveis envolvidas com seu negócio.

E ao nos referirmos a todas as variáveis, são todas mesmo:

  • insumos e materiais em geral.
  • informações e conhecimentos.
  • funcionários e colaboradores.
  • máquinas e equipamentos.
  • normas.
  • regras e procedimentos

Mas, você sabe realmente o que é processo organizacional e como ele pode ser determinante para a melloria dos itens citados acima?

Entenda: o que é processo organizacional

Os processos organizacionais referem-se à sequência de tarefas que, ao agregarem valor a essas variáveis e trabalharem sobre elas. Dessa forma, geram como resultado final o produto ou serviço oferecido pelas empresas.

A gestão de processos organizacionais nada mais é do que a forma como todas essas variáveis são administradas.

E voltando ao cerne da questão, qual a melhor maneira de se gerenciar tudo isso?

Há uma metodologias de gestão de processos ideais para coordenar todos esses fatores?

E com as oportunidades geradas pela transformação digital, que ferramentas tecnológicas podem ajuda sua empresa a na gestão de processos organizacionais.

Veja também: Processo de gerenciamento

Os dois principais tipos de gestão de processos organizacionais

Atualmente existem dois principais sistemas de gestão de processos organizacionais, o hierárquico funcional e o sistêmico integrado.

Gestão funcional de processos organizacionais

A gestão de processos organizacionais com ênfase funcional é mais tradicional e ainda é a adotada pela maioria das empresas.

Mais uma vez, com nase no ABPMP BPM CBOK V3.0, podemos dizer que:

Estrutura funcional é a estrutura organizacional determinada por especialização do trabalho. Permite economias de escala e simplifica a coordenação, no entanto, atrasa a tomada de decisão e o tempo de resposta a mudanças. Está orientada a metas internas e não possui foco do cliente.”

Nela, predominam as relações de subordinação hierárquica e os processos de trabalho são fragmentados.

Veja algumas características da gestão funcional de processos:

  • O gestores não enxergam os departamentos como cooperativos, mas como separados e dependentes de ordenação das instâncias superiores.
  • Os demais departamentos e áreas e seus processos não são levados em conta pelo líder de uma equipe.
  • Criam-se “silos”, quando as informações e procedimentos de uma área não são compartilhadas com outras.
  • Cada líder de processo ou departamento faz de tudo para atingir os objetivos de seu setor, sem ter uma visão macro dos objetivos estratégicos.

Mas, em função do mercado cada vez mais competitivo e da necessidade crescente das empresas economizarem tempo, reduzirem custos e aumentarem a produtividade, o sistema funcional vem aos poucos sendo substituído pela metodologia sistêmica.

Na gestão sistêmica, o foco passo para atender as necessidades do cliente. Entenda melhor no próximo tópico.

Gestão sistêmica dos processos organizacionais

Na gestão de processos organizacionais de forma integrada, as relações são mais dinâmicas, o trabalho em equipe é valorizado e os funcionários acabam, de certa forma, se tornando polivalentes, não se limitando apenas a suas atividades principais.

Ademais, quando a metodologia sistêmica é implantada, há uma substancial mudança de foco por parte da empresa, que passa a priorizar mais o cliente.

O pensamento da organização não se limita somente ao produto ou serviço em si, mas principalmente em como ele é feito, em como melhorar os processos de negócio.

Dessa forma, se possibilita oferecer ao cliente um produto ou serviço com mais benefícios e valores agregados, de maneira mais rápida e a um custo menor.

Veja algumas características da gestão sistêmica de processos:

  • Os processos são claros, com donos e clientes definidos e têm seu desempenho monitorado.
  • Os objetivos e os indicadores de desempenho dos processos se baseiam nas necessidades dos clientes.
  • Á partir da medição do desempenho de cada processo são adotadas mediadas corretivas e de melhoria contínua.
  • A colaboração entre os donos de processo é constante, porque todos buscam satisfazer o cliente. Quanto melhor receberem as entradas de seus processos e entregarem as saídas, mais satisfeito ficará o cliente.
  • A cultura de melhoria contínua para superar as expectativas do cliente passa a fazer parte do DNA da empresa.

Confira este infográfico com o resumo dois principais sistemas de gestão de processos organizacionais:

gestão de processos de negócios

gestão de processos de negócios

Agora que você entendeu melhor as vantagens da abordagem sistêmica, responda a esta enquete e veja se sua empresa usa uma gestão sistêmica (focada no cliente) ou gestão funcional (focada nos processos):

Quão importante é a experiência do cliente em seus processos?

Veja mais: Processos empresariais: conheça os 3 tipos principais

A quarta revolução industrial e a gestão de processos organizacionais

Hoje a gestão de processos organizacionais deu mais um passo rumo a otimização de processos e a eficiência nas empresas.

A automatização já é uma realidade consolidada que pode se beneficiar ainda mais das novas tecnologias que estão surgindo com a quarta revolução industrial.

Ente elas podemos destacar o BI, a aprendizagem de máquina, o Big Data, a computação em nuvem, a  IoT (Internet of Things, ou Internet das coisas em português) e as fábricas inteligentes, entre outras.

Nesse sentido, podemos dizer que as fábricas inteligentes são um dos destaques na industria 4.0.

É verdade que a automatização nos negócios teve origem no final da terceira revolução industrial. Mas trata-se de uma das tecnologias que se tornou ainda mais efetiva, recentemente. Isso se deve ao fato de que as corporações estão sempre em busca de mais competitividade. Portanto, uma fábrica inteligente usa a convergência tecnológica, todos os recursos que estão ao seu alcance.

Isto é: uma fábrica inteligente agrega diversas tecnologias que vêm sendo empregadas pela quarta revolução industrial para que a automatização de processos seja ainda mais efetiva, com dados mais precisos e uma troca mais ágil de informações.

Veja este infográfico e entenda a evolução das revoluções industrias e sua repercussão na produção e nos negócios:

indústria 4.0Saiba mais: A indústria 4.0 chegou! Você está preparado para a quarta revolução industrial?

Nesse sentido, a gestão dos processos organizacionais com o uso d softwares BPMN tem se mostrado cada vez mais relevante e trazendo excelente resultados.

Veja mais sobre essa tecnologia e como empregá-la em seu negócio.

Gestão de processos organizacionais com tecnologia BPM

O conceito de BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio) refere-se a um conjunto de elementos e metodologias que tem por objetivo justamente uma gestão sistemática e integrada de todos os departamentos de uma empresa, bem como das funções e responsabilidades de cada colaborador ou funcionário dentro dela.

Implantar a gestão de processos organizacionais por meio da metodologia BPM não é uma tarefa das mais fáceis. Por questões culturais ou tradicionais, algumas pessoas podem demonstrar resistência ou dificuldade em assimilar novas ideias. E é justamente neste ponto que entra a importância da tecnologia da informação.

A Venki oferece duas opções de softawares BPMN, dependendo das necessidades e características do seu negócio.

Supravizio BPM

Visando facilitar a vida das organizações e das pessoas que trabalham com gestão, a Venki, empresa especializada em soluções para gerenciamento de processos, desenvolveu o software Supravizio BPM.

O Supravizio BPM conta com tecnologia de ponta e diversas funcionalidades e recursos exclusivos que dão aos gestores meios de facilitar a introdução à cultura de processos nas empresas em que eles trabalham, tornando a gestão de processos e serviços muito mais ampla, dinâmica e flexível. Clique aqui e assista o vídeo explicativo.

A gestão dos processos organizacionais fica muito mais eficaz e eficiente com o Supravizio BPM, pois ele permite definir, modelar, executar, monitorar e otimizar os processos de negócio, melhorando exponencialmente o desempenho da empresa e aumentando sua lucratividade e a satisfação de seus clientes.

Confira também: Veja como usar um software de gestão de processos BPMN passo a passo

Confira algumas empresas de sucesso que utilizam o Supravizio BPM na gestão de seus processos organizacionais

Exemplos de processos organizacionais desenvolvidos com um software BPM

  • Bodytech: automação de processos, melhor comunicação e produtividade.
  • Brasilcap: Empresa de capitalização do Banco do Brasil investe em service desk orientado por processos.
  • Bureau Veritas: produtividade, monitoramento e transparência de dados.
  • SEBRAE: melhora e aprimoramento do sistema de ouvidoria.
  • Tour House: implementação de um centro de serviço compartilhado.

HEFLO

Trata-se de software BPM totalmente compartilhado pela nuvem, no modelo de software SaaS, isto é Software as a Service.

Sua empresa paga o valor de um plano mensal e pode analisar, desenhar, otimizar, modelar, documentar, executar e automatizar processos e negócios de maneira intuitiva, com uma interface do tipo arrasta e solta.

Veja 2 exemplos de processos organizacionais modelados com HEFLO.

Este é o processo de solicitação de reembolso de despesas em geral. Trata-se de um exemplo de processo organizacional bastante simples e com poucas tarefas.

exemplo de fluxograma de RH

Já este é um exemplo de processo organizacional bem mais complexo, veja como fica fácil de entender por toda a equipe. É um processo de RH.

exemplo de fluxograma de RHUsar HEFLO como seu sistema de gestão de processos traz uma série de vantagens:

E muito mais!

Assista este vídeo e veja como HEFLO é perfeito para a gestão de seus processos organizacionais

Saiba mais: Business Process Management Suite: todas as ferramentas BPM reunidas

Confira também mais 2 exemplos de processos organizacionais que usaram a BPMS HEFLO com imenso sucesso:

Sua empresa usa ferramentas de gestão de processos organizacionais?

Agora que você já entendeu o que é gestão de processo organizacionais e seu conceito, conte para a gente se sua empresa usa a gestão funcional ou a gestão sistêmica.

E softwares BPM, você os usam seu seu negócio?

Compartilhe essas informação com a gente nos comentários!

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