Gobernanza, riesgo y conformidad en la mejora de los procesos

Gobiernanza, riesgo y conformidad son términos que tienen mucho que ver entre sí, especialmente en el contexto de BPM, donde la gestión de riesgos, la transparencia de la información y la realización de los procesos dentro de las normas que se han establecido, son las pautas básicas.

Para entender más acerca de gobernanza, riesgos y conformidad, y cómo se relacionan entre sí en el contexto de la gestión por procesos, comprendamos mejor cada uno de estos conceptos, por medio del estudio de sus definiciones más aceptadas.

Definiciones de gobernanza, riesgos y conformidad

La gobernanza corporativa y la gobernanza de los procesos

La gobernanza corporativa se puede definir como un sistema utilizado por las organizaciones para gestionar, supervisar y motivarlas a lograr sus objetivos con el control total y el reconocimiento de sus capacidades y habilidades. Esto implica la relación con varios stakeholders como los socios, los accionistas, el consejo de administración, las organizaciones no gubernamentales, el equipo de gestión, los órganos reguladores y fiscalizatórios, la comunidad y los empleados, entre otros.

Los objetivos del gobierno corporativo se pueden resumir de la siguiente manera:

• Convertir los principios y valores de la empresa en reglas objetivas.
• Alinear formalmente los intereses de las partes interesadas.
• Proporcionar la sostenibilidad del valor económico de la empresa a largo plazo.
• Facilitar el acceso de la compañía a los recursos.
• Mejorar el manejo de los negocios y la gestión de la empresa.
• Promover el bien común de la sociedad.

Ahora bien, la gobernanza de los procesos es un concepto más específico.

Podemos decir que la gobernanza de los procesos consiste en establecer normas y directrices con el fin de administrar y ejecutar los procesos de una organización, determinar quiénes son los responsables y los roles de cada agente del proceso, con los siguientes objetivos:

• Optimizar los procesos.
• Eliminar las ineficiencias.
• Determinar los riesgos.
• Establecer iniciativas de prevención de riesgos y contingencias.
• Lograr los objetivos estratégicos de la empresa.
• Satisfacer plenamente a los clientes del proceso, ya sean internos o externos.

En este contexto, la oficina de procesos juega un papel clave en la coordinación de estas iniciativas para que se promueva la integridad y fiabilidad de los procesos de la organización.

Gestión de riesgo

El riesgo es la posibilidad de que ocurra una pérdida, perjuicio o fallo, o por otro lado, surjan ventajas o beneficios para la empresa, analizados desde la perspectiva de su magnitud, es decir, ¿cuál es la probabilidad de que ocurra cierto riesgo y cuál es “el tamaño ” de las consecuencias?

Hay que tener en cuenta que el concepto de riesgo no siempre es negativo, ¡por lo contrario, puede significar una oportunidad!

Por otro lado, la gestión de riesgos es un proceso. Su objetivo es aprovechar al máximo las ventajas y minimizar las consecuencias negativas de los riesgos de la empresa mediante la planificación, organización, dirección y control de los recursos de personal o de material de la empresa.

Puesto que los riesgos (positivos o negativos) pueden afectar a la creación de valor en la empresa, se percibe su relación directa con la gobernanza de los procesos y la conformidad, como veremos más adelante.

Los principales riesgos negativos que pueden afectar a una empresa son los siguientes:

• Los riesgos sistémicos: los sistemas de información son ineficientes, inadecuados, obsoletos o fallan.
• Los riesgos externos: factores ajenos a la empresa que interfieren en el ambiente interno, tales como el clima, las fallas de infraestructura, los eventos políticos, la situación internacional, etc.
• Los riesgos de personal: cuando los empleados no están preparados para satisfacer las necesidades y alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.
• Los riesgos de los propios procesos: cuando los procesos de la empresa no corresponden con el rendimiento que se debe alcanzar.

Compliance

Como dijimos, la gobernanza, el riesgo y la conformidad están estrechamente relacionados, como se hará más claro en este artículo.

Compliance, palabra de origen inglés, se puede traducir como: actuar dentro de las reglas. Ahora, actuar dentro de las reglas en el BPM implica evitar los riesgos cuando son negativos, y aprovecharlos cuando pueden añadir valor al negocio.

En un sentido más objetivo, la conformidad es un deber que tienen las  empresas de cumplir con las leyes, las determinaciones de vigilancia, los organismos reguladores, las agencias gubernamentales y especialmente con las directrices internas determinadas por la gobernanza, tales como los manuales de ética, la definición de valores de la compañía y las normas de prevención de riesgos.

Un ejemplo de conformidad muy utilizado por las empresas es la obtención de certificaciones ISO, que aseguran diversos tipos de conformidad con las normas, que no sólo traen más apoyo y valor a la empresa, proporcionando procesos que respetan las normas técnicas consagradas y eficientes, sino que también, demuestran a la sociedad que tiene entre sus valores el respeto por el medio ambiente, por la ética, las normas de contabilidad y otros.

Como se puede ver, la gobernanza, los riesgos y la conformidad son cuestiones que tienen muchos puntos de contacto entre sí y se deben tratar conjuntamente en su empresa.