Mapeo de procesos BPM – Las 7 etapas de un proyecto

Para que una empresa tenga éxito, primero debe asegurarse de que sea eficaz para después asegurarse sobre su eficiencia. Este es el objetivo de un mapeo de procesos BPM:

Poner en práctica la eficacia de los planes generales complejos.

Sin embargo, para comprender en profundidad lo que es un mapeo de procesos BPM es crucial conocer la definición del proceso: un proceso es una secuencia de tareas o actividades, que cuando se ejecutan, transforman insumos en algo (resultado) con valor añadido.

La ejecución de un proceso de negocios consume recursos materiales y / o humanos para agregar valor a su resultado.

Los insumos son las materias primas, productos o servicios procedentes de los proveedores internos y externos que alimentan el proceso. Los resultados son los productos o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes internos y externos.

Un mapeo de procesos BPM tiene como objetivo determinar cómo se tratan y transforman los insumos recibidos, para promover este proceso con plena eficacia, (eficiencia + eficacia).

Para hacer un mapeo de procesos BPM, se debe analizar todos los detalles de todos los procesos para que más tarde se monte un mapa, que muestre el flujo operativo y la interrelación entre las diferentes áreas y procesos.

El mapeo de procesos BPM permite y facilita la construcción de sistemas de medición e indicadores de rendimiento, evaluando  en tiempo real, la ejecución de las tareas, la medición de los resultados, costos, producción, productividad, riesgos, etc., haciendo que su gestión sea más fácil.

A través de este mapeo es posible calcular los costes totales del proceso, el tiempo de ejecución, los responsables, el personal asignado, el tiempo dedicado a cada recurso y el establecimiento de mejoras y optimizaciones.

Etapas de un proyecto de mapeo de procesos BPM

Fase 1 – Definir los equipos que puedan presentar la rutina

Los participantes de este trabajo son en su mayoría personas que realizan el proceso diariamente.

También se recomienda la participación de personas del proceso del proveedor y del proceso del cliente.

Fase 2 – Identificar los procesos

Obtener un amplio conocimiento sobre la organización reuniendo la siguiente información:

• Estructura organizativa, las atribuciones de cada sector y los principales gestores.
• Estrategia de crecimiento de cada sector.
• Principales procesos del negocio.
• Principales indicadores de desempeño.
• Sistemas de información utilizados en la organización.
• Prioridades estratégicas de implementación de procesos.
• Estrategias de externalización de procesos.

Fase 3 – Describir los procesos actuales

Recopilación de datos sobre las políticas que rigen los procesos, las tareas realizadas, el tiempo dedicado a las actividades, el número de personas que participan en cada actividad, que son los proveedores y sus respectivos clientes internos y cuáles son sus interacciones.

En esta fase no es obligatorio diagramar los flujos, un simple texto en español estructurado es suficiente para formalizarla.

Fase 4 – Analizar el proceso actual y proponer mejoras

Análisis crítico de los procesos para identificar las causas de los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Fuentes de problemas y oportunidades:

• Método de trabajo.
• Personas.
• Máquinas y equipos.
• Materia prima.
• Ambiente físico.

Herramientas disponibles e sugerencias de lectura:

• Brainstorming de ideas.
• Análisis y mejora de procesos de negocio: las mejores prácticas.
• Diagrama de Pareto.
• 3 sugerencias para la mejora de los procesos en las empresas – diagrama Ishikawa o Diagrama de Causa – Efecto.

Fase 5 – Mapear los flujos To Be

Desarrollar soluciones alternativas para los problemas del proceso. Evaluar cada alternativa según su impacto en:

• Coste-beneficio.
• Plazo de ejecución.
• Cuadro de persona.
• Otros.

Utilize una herramienta para el modelado en la nube. Conozca HEFLO.

También en esta fase:

• Decidir la mejor alternativa para las mejoras.
• Diagramar la nueva versión del proceso.
• Las 6 actividades del Proceso To Be y cómo realizarlas.

Fase 6 – Priorizar y Automatizar

Identificar los procesos de prioridad para la ejecución y automatización. Definir la estrategia de automatización:

• ¿Qué flujos serán automatizados en el ERP?
• ¿Qué flujos serán automatizados en el BPMS?
• ¿Qué flujos requieren el uso de un sistema de soporte/control?

Incluso en esta etapa:

• Adquirir software y hardware.
• Definir controles para la creación de evidencias.
• Divulgar y capacitar personas.
• Instauración efectiva y apoyo asistido.

Vea en este vídeo (subtítulos en español) cómo hacer la automatización de un proceso de negocio asignado en la herramienta HEFLO BPM.

Fase 7 – Monitorear, mejorar y ampliar la automatización

Celebrar reuniones periódicas para supervisar los indicadores y las propuestas de mejora.

• Crear procesos para registro y tratamiento de los cambios en los procesos.
• Establecer un comité de cambios de los procesos.
• Mantener el control de versión de los procesos.
• Identificar nuevos procesos para automatización y repetir el paso anterior.

Para alcanzar el éxito en un proyecto de mapeo de procesos es importante que la dirección esté comprometida con la implantación de BPM. ¿Que pasa en tu empresa?

¿Conoces alguna otra etapa o técnica para el mapeo de los procesos?

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