Cómo mapear procesos paso a paso en 11 etapas sencillas

Mapear un proceso paso a paso consiste en diseñar el flujo de sus actividades. Es una imagen fiel de la situación actual del proceso, de modo que usted pueda entenderlo por completo y permitir la comprensión necesaria para pensar en una manera de mejorarlo.

En este contexto, podemos definir 11 pasos para el mapeo de procesos paso a paso, de manera que esta actividad ocurra con todo el cuidado y precisión que se debe realizar para lograr los mejores resultados. No hay formas de mapear procesos paso a paso sin seguir un orden lógico de etapas. Vea:

Como mapear procesos paso a paso

Primer paso: Determinación de sus objetivos

Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso tiene un objetivo específico que cuando se tiene en cuenta en todas las actividades de la organización, contribuye para alcanzar sus objetivos finales.

En este punto, tenemos que entender el papel de este proceso en cuestión dentro de los límites de su actividad: ¿cuál es el motivo de su existencia?

 

Segundo paso: Identificación de las salidas del proceso

Salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de cada proceso. Las mismas agregan valor a lo largo de la cadena de producción, hasta culminar en el producto final o servicio de la empresa.

Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible, como una parte o un producto. De hecho, las salidas pueden ser de varios tipos, tales como gráficos, datos, toma de decisiones, aprobaciones y muchas otras.

Del mismo modo que los procesos entregan “salidas”, reciben “entradas” (o “inputs“), como veremos más adelante.

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Tercer paso: Identificación de los clientes del proceso

Identifique a los clientes y su jornada en el proceso. Preste atención a los “momentos de la verdad”, que son aquellas interacciones con sus clientes que crean una percepción del valor.

 

Cuarto paso: Identificación de las entradas del proceso

Las entradas o “inputs” son todos los elementos que se modifican durante el proceso de añadir valor a la cadena de producción. Pueden ser físicas o de otras formas, como información y datos, por ejemplo.

• Mapeo de procesos: cómo hacerlo correctamente en la empresa

 

Quinto paso: Identificación de los componentes del proceso

Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la transformación de entradas en salidas, son llamados componentes del proceso y pueden ser materiales, energía, maquinaria, recursos humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.

 

Sexto Paso: Identificación de los proveedores del proceso

Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del proceso. Sólo así, esa persona podrá empezar a transformarlas en salidas. Al igual que los clientes, hay dos tipos de proveedores:

• Proveedores internos: individuos o grupos dentro de la empresa que entregan las entradas o los componentes de un proceso.
• Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la organización con los insumos, servicios y materias primas.

 

Séptimo paso: Comprensión de los límites del proceso

Los límites son los puntos extremos de un proceso, cuando se inicia y cuando termina. El inicio del proceso se caracteriza por la recepción de las entradas y su terminación ocurre con la entrega de las salidas.

Tenga en cuenta de que los involucrados en el proceso sólo empiezan a tener control sobre este al recibir las entradas y, del mismo modo, ya no tienen más control en el momento en que se hacen las salidas.

 

Octavo paso: Documentación del proceso actual

Una de las formas comúnmente utilizadas para documentar los procesos, es mediante el uso de un diagrama de flujo. Es muy importante que toda la información recopilada hasta la fecha esté documentada y sea analizada por todos los involucrados, que deben estar de acuerdo con lo determinado por el grupo de trabajo.

Para documentar sus procesos, vea esta herramienta BPM: Conozca a HEFLO.

 

Noveno Paso: Identificación de las mejoras que el proceso necesita

Este es el momento de ver lo que funciona y lo que no funciona en el proceso. Se deben indicar los incumplimientos, retrasos y obstáculos. También se deben identificar las actividades críticas y las que agregan más valor.

Por último, se debe prestar gran atención a las actividades en las que se entra en contacto directo con el cliente y asegurarse de que tenga la mejor experiencia posible.

 

Décimo Paso: Elegir las mejoras que se deben aplicar al proceso

Las herramientas para la mejora de procesos como PDCA, 5W2H, el diagrama de Ishikawa y la matriz GUT se deben aplicar en la búsqueda de soluciones que ataquen la causa de los problemas.

Después de decidir las mejoras que se aplicarán en el proceso, las mismas se deben revisar. Y más tarde, cuando se aplican, es necesario vigilar su aplicación para asegurar su éxito.

Para profundizarse en el tema:

• ¿Qué es el ciclo PDCA? Entienda cada paso en detalles
• Matriz 5W2H: vea ahora cómo armar un plan de acción eficaz

 

Undécimo Paso: Documentar el proceso mejorado

Una vez más, la documentación es crucial para poder estandarizar todas las mejoras y adoptarlas en el futuro. Se pueden utilizar BPMN y otras herramientas más apropiadas para que este proceso de documentación alcance el mejor resultado posible.