A veces, incluso hablando con un amigo, no podemos expresarnos bien o no se entiende bien lo que queremos decir. En ese caso, el mensaje no llega correctamente al receptor.
A este fenómeno en que, por algún motivo, el mensaje del emisor no es comprendido correctamente por el receptor, lo llamamos ruido en la comunicación.
¡Si eso es común entre amigos y personas con quienes elegimos convivir, imagínese en las empresas!
El ruido en la comunicación empresarial es un factor que puede crear errores, retrasos y trabajos duplicados que se podrían evitar fácilmente con la ayuda de la tecnología.
En este contexto, la transformación digital y la nueva manera de trabajar tienen un papel fundamental para eliminar ruidos en la comunicación organizacional.
En este artículo, mostraremos 5 formas muy comunes de ruido en la comunicación empresarial y cómo se pueden evitar con la ayuda de las nuevas tecnologías, que se utilizan para transformar nuestra manera de trabajar.
Cómo evitar los ruidos en la comunicación empresarial
La nueva forma de trabajar es conectada, colaborativa y ofrece más libertad de acción, para las empresas y para los empleados.
Para que esto suceda de forma efectiva y los ruidos en la comunicación empresarial se reduzcan al mínimo, la computación en nube y la automatización de procesos, entre varias otras tecnologías, están haciendo su parte.
Vea 5 ejemplos de ruidos y cómo superarlos en su empresa.
1- Handoffs
La palabra handoff puede parecer difícil, pero el concepto es simple.
Cada vez que una tarea pasa de un sistema a otro, o de un equipo a otro, o entre equipos y sistemas, las informaciones e instrucciones sobre esa tarea se deben transferir correctamente. Esta transferencia de información se llama handoff.
Hay varias estrategias de handoff, creadas para evitar que algún ruido en la comunicación empresarial cause problemas en esa transferencia de información.
Una de ellas es crear una única fuente de la verdad. Es decir: un lugar donde todos los colaboradores de la empresa buscan la información que necesitan, como un drive compartido, por ejemplo.
Otra estrategia es la automatización de procesos. Con ella, las informaciones se transmiten por medio de formularios electrónicos que disponibilizan las informaciones necesarias para quien las va a usar, de forma automática y en tiempo real.
2- Ruido en la comunicación empresarial entre empleados
Además de contar con una única fuente de la verdad, la comunicación entre los empleados del mismo nivel puede mejorarse con el uso de herramientas y sistemas de comunicación interna.
La herramienta Slack es un ejemplo que se ha destacado, pero hay varias otras soluciones.
El uso de calendarios compartidos permite que todos sepan lo que los otros están haciendo y cuándo podrán contar con ellos.
Además, los documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas y los formularios editables de forma colaborativa y en tiempo real por más de un integrante de la empresa, permiten un intercambio fácil de información, disminuyendo drásticamente el número de correos electrónicos enviados.
Estos archivos organizados en un drive son mucho más fáciles de encontrar y compartir, además de contar con un historial de todos los cambios, que incluso indica quién las hizo y cuándo.
3- Ruido en la comunicación entre jefes y subordinados
Los mensajes por correo electrónico suelen ser prolijos y asíncronos, es decir: el receptor y el emisor no interactúan al mismo tiempo, lo que puede causar una serie de ruidos en la comunicación empresarial.
Incluso los mensajes instantáneos de texto, que son ágiles y rápidos, presentan otro defecto común a los correos electrónicos: la ausencia del lenguaje corporal.
Muchas veces, un jefe necesita hablar cara a cara con un empleado. Pero él puede estar en viaje de negocios, asignado en otra ciudad o incluso trabajar en la oficina en casa.
En este caso, el uso de una aplicación de videoconferencia puede ser la diferencia entre la comprensión correcta de un mensaje o la creación de una fricción entre ambos.
El poder conversar cara a cara con otra persona, aunque sea por medio de un vídeo, enriquece mucho más la comunicación, disminuyendo el ruido y eventuales interpretaciones erróneas.
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4- Ruidos en la comunicación entre departamentos
Digamos que el departamento de finanzas tiene una hoja de trabajo donde controla las entradas de recursos en la empresa.
El departamento de ventas tiene una hoja de control de todas las ventas efectuadas.
Por su parte, el departamento de marketing tiene un control de la facturación creada por sus campañas.
Todas estas planillas tratan absolutamente de la misma información. Pero cada una de ellas se monta de manera diferente en cada departamento.
Y, casi con certeza, muchos de sus datos no concuerdan.
El uso de un sistema ERP, que integra toda la información del negocio, es una forma de evitar esa multiplicidad de informaciones. Por otra parte, muchas veces se guardan a siete llaves en cada departamento, que no las comparte.
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Las unidades de drive compartidas y la automatización de tareas también son formas de evitar este ruido en la comunicación empresarial causada por la formación de “nichos”. Es decir: departamentos que se consideran propietarios exclusivos de la información del negocio.
5- Ruidos en la comunicación empresarial entre la dirección y los funcionarios
Los planes estratégicos de la empresa se deben desplegar en planes tácticos.
Esta tarea corresponde a los directores, que traducen los objetivos organizacionales en objetivos que cada uno de sus departamentos debe cumplir.
Esta información es más amplia y necesita ser complementaria y sinérgica.
Compartirlas solamente con su equipo no es suficiente. Los directorios deben hacer que los otros departamentos estén conscientes, aunque de forma menos detallada, de sus objetivos y metas.
De esta forma, se evita que los departamentos persigan objetivos conflictivos o ejecuten tareas redundantes.
Una forma muy eficiente de difundir este tipo de información en toda la empresa es un canal de comunicación empresarial muy popular hoy en día: las redes sociales corporativas, como el G + para las empresas.
En este, cada empleado tiene su perfil y acompaña las noticias de todos los departamentos o incluso de proyectos especiales en su timeline.
Las señales de apoyo y comentarios se pueden hacer de forma espontánea y en un ambiente en el que todos están acostumbrados a comunicarse: los medios sociales.
Su empresa se enfrenta a algunos de estos problemas de comunicación? Siga estas recomendaciones y adopte la nueva forma de trabajar en su negocio. Usted verá que los resultados son sorprendentes.
Este artículo lo escribió el equipo de SAFETEC, una empresa establecida en el concepto de innovar la forma de trabajar de las organizaciones, a través de soluciones de computación en nube enfocadas en la comunicación, colaboración y productividad.
