Medida para reducción de costos en las empresas: no corte en la carne

Siempre que llegan las épocas de crisis financiera y los resultados de los negocios no alcanzan los objetivos deseados, los emprendedores y gestores inician un proceso de toma de decisiones con el fin de descubrir “qué vamos a cortar?”.

¿Pero es realmente necesario cortar algún gasto o despedir colaboradores para reducir costes?

El tradicional corte del cafecito y el control férreo de la impresión de documentos son otro tipo de medida para reducir costos en las empresas que debemos admitir que son meramente “cosméticas”.

Y si le dijéramos que usted puede reducir gastos en su negocio de una forma “automatizada”, ¿usted lo creería?

Mejor dicho, antes de cualquier medida drástica, usted debe analizar con cuidado su situación actual y descubrir los verdaderos motivos de no estar alcanzando sus objetivos.

Sólo después, con informaciones confiables en manos, es el momento de pensar en la medida para reducir los costos en las empresas más adecuada para la suya.

Aquí le presentamos 5 sugerencias que pueden ser más fáciles de implementar de lo que usted se imagina.

Analícelas y vea cuáles son más apropiadas para su modelo de negocio.

Medida para la reducción de costos en las empresas: vea 5 ejemplos

Si usted quiere saber como ser un buen gestor financiero, el primer paso es tener la información correcta a su disposición. Sólo después tome decisiones.

Usted verá que buena parte de las medidas que sugerimos para lograr la reducción de costos en las empresas tienen que ver con ese importante activo de su negocio: ¡La información!

1- Encuentre obstáculos, retrasos y desperdicios

Muchas veces las empresas están tan acostumbradas a hacer las cosas de una cierta manera que no perciben que se podría mejorar esa forma de hacerlas.

¿Y sabe cuál es el modo más fácil de averiguar si es posible mejorar un proceso de su negocio?
Diseñando un diagrama de flujo de este proceso.

Usted ya debe haber oído hablar de los diagramas de flujo, pero si cree que es difícil de hacer, ¡se equivoca!

Hoy en día, existen programas gratuitos que ayudan a diseñar un diagrama de flujo de forma intuitiva, con una interfaz de arrastre y suelte.

Usted verá que después de diseñar ese flujo de proceso y analizarlo con calma, será mucho más fácil percibir si hay desperdicios y donde las tareas se agolpan, creando obstáculos, retrasos y prejuicios.

2- Tenga acceso al rendimiento de sus procesos

La buena noticia es que estos mismos programas que ayudan a diseñar sus procesos en busca de mejoras, suelen tener módulos adicionales para que usted los automatice.

Esto significa más que simplemente sustituir las tareas repetitivas que se hacían manualmente por procesos automáticos. Automatizar quiere decir que usted tendrá acceso a los indicadores de desempeño de los procesos de su negocio.

Sólo midiendo la eficiencia de sus operaciones es que usted podrá saber si aportan los resultados que desea. Y, si no lo está, tome la medida para reducir costos en su empresa que va a evitar esa ineficiencia.

3- Tenga un excelente control de flujo de caja

Hay otros controles financieros que usted puede utilizar en su empresa, como demostrativos contables y balances.

Pero para quien busca una medida para la reducción de costos en empresas, la atención se concentra en el flujo de caja que es fundamental.

Usted puede hacer esto en una hoja de cálculo donde se marcan todos los gastos recurrentes, mes a mes, como energía eléctrica, alquileres, salarios, etc.

A continuación, siempre que tenga un gasto extra, como el mantenimiento de una máquina o una rescisión contractual, marque la fecha en que tendrá que pagar estas sumas.

En la otra columna, marque todas las entradas recurrentes, como en el caso de gimnasios y escuelas, o sus previsiones de ventas, basándose en los años anteriores.

Vaya ajustando los valores de esas previsiones a medida que ocurran los resultados reales.

De esta forma, usted podrá prever su saldo futuro en caja con una buena precisión y anticiparse a alguna necesidad de financiamiento, evitando pagar multas por atraso o intereses altísimos en el cheque especial.

4- Utilice programas de gestión financiera

¿Le pareció difícil hacer esta hoja de flujo de caja? Recuerde que este es sólo uno de los procedimientos necesarios para controlar sus finanzas en la empresa.

¿Qué tal usar programas de control financiero y tener todo esto mucho más fácil y organizado en su empresa?

Además de excelentes herramientas pagadas, hay excelentes programas gratis para el control financiero, como el Bkper.

5- Automatice la emisión de facturas fiscales

Esta es una medida simple y muy práctica que se puede hacer con la ayuda de un gestor de factura electrónica.

Las ventajas son muchas. Para empezar, los impuestos se calculan automáticamente, evitando errores y multas. Además, usted puede integrar algunos de estos programas con otros de su empresa, emitiendo las notas automáticamente, por ejemplo, cuando un e-commerce aprueba una compra.

Esto ahorra el tiempo del empleado y, como usted sabe, el tiempo es dinero.

Los buenos emisores de facturas electrónicas deben contar con un panel de control para que usted siga sus facturas mensuales, lo que le ayudará bastante a hacer su previsión de ingresos y también a evaluar su rendimiento en las ventas.

¿Y entonces? ¿Se convenció de que no es necesario hacer recortes para tomar una medida de reducción de costos en las empresas?

Este artículo lo escribió el equipo de Nfe.io, un sistema de emisión y control de facturas que automatiza tareas aburridas y hace que su empresa gane tiempo, rendimiento y disminuye los costos.

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