Cuando se trata de documentación de procesos, muchos todavía creen que esta es una medida burocrática y agotadora, que sólo sirve para acumular papel.
Realmente, si su empresa todavía utiliza el papel para hacer la documentación de procesos, es hora de adoptar un software de modelado de procesos de negocios que genere la documentación automáticamente.
En realidad, toda empresa necesita un software de documentación de procesos de negocios que genere informes destinados a mantener el conocimiento resguardado y ayudar en la formación y en la estandarización de procesos, entre otras ventajas.
Seleccionamos 7 detalles que usted debe comprobar antes de elegir su software de documentación de procesos de negocio.
7 preguntas que un software de documentación de procesos de negocio necesita responder
1- ¿Utiliza la notación BPMN 2.0?
Documentar procesos con una herramienta que utiliza una notación antigua y que no se acepta internacionalmente, no tiene mucho sentido. Este es el primer criterio de selección y usted no puede prescindir de esto.
La notación BPMN 2.0 tiene que estar presente en este software, facilitando la comunicación con nuevos integrantes de la empresa, proveedores, consultores y socios de negocios.
2- ¿Permite acceso remoto?
Principalmente para consultores, poder acceder a la herramienta BPM desde cualquier lugar y hacer los cambios que necesita en sus flujos instantáneamente, le dará una agilidad y mucho más capacidad de adaptación a las necesidades de su cliente.
De esta forma, usted podrá modelar incluso en la empresa en que está prestando servicios, sin la necesidad de volver a su oficina.
Y lo mismo vale para los profesionales de modelado y analistas de procesos que trabajan internamente en una empresa, pudiendo contar con la facilidad de transitar por diversos departamentos y hacer las correcciones que precisan en sus flujos de procesos “in loco”.
3- ¿Está basada en la nube?
Imagine poder contar con todos sus mapas y flujos de procesos archivados en la nube.
Su acceso remoto no se restringirá a editar y modelar, pero usted también podrá consultar proyectos anteriores para usar de modelo, ganando tiempo y empleando procesos que ya se han utilizado con éxito en otras ocasiones.
Sin embargo, ¡tenga cuidado!
Compruebe cómo funciona la infraestructura del proveedor de servicios. Vea cómo funciona la infraestructura de nube del HEFLO en el Amazonas AWS.
Además de los beneficios de movilidad y seguridad, la nube puede proporcionar una sensible reducción de costos a la solución de documentación de procesos de negocio. Vea el gráfico comparativo entre la solución en nube (software as a service) y el modelo instalado tradicional (on-premises):
4- ¿Proporciona trabajo colaborativo?
Como usted puede percibir, un software de documentación de procesos de negocios con estas características va a facilitar en mucho el trabajo colaborativo en la empresa y la gestión de los equipos.
Analistas y consultores de diversas áreas, así como el personal de la oficina de procesos BPM, e integrantes de otros niveles jerárquicos, como el dueño del proceso, por ejemplo, podrán acceder a los flujos y las documentaciones, estimulando el aporte de ideas y la innovación, además de facilitar la alineación del equipo y la aprobación de los proyectos.
Vea cómo una persona puede enviar una sugerencia de mejora en el proceso utilizando HEFLO:
5- ¿Es posible modelar y documentar procesos en la misma herramienta?
Si es necesario utilizar un software para documentar los procesos de negocio y otro para modelar los mismos procesos, se trata de un trabajo duplicado que debería evitarse.
Lo ideal es que las dos actividades estén integradas en la misma herramienta, ahorrando tiempo y evitando errores de transcripción de datos.
6- ¿La interfaz es ágil, intuitiva, ergonómica y fácil de operar?
Softwares “huraños”, difíciles de operar, con menús y comandos que son verdaderos rompecabezas, no son los mejores para trabajar.
Lo ideal es disponer de un software de documentación de procesos que sea claro, con una interfaz limpia y que sea un verdadero placer al trabajar, con mucho más rapidez y asertividad. Vea como es el diseño del HEFLO:
Imagínese que esa herramienta de modelado BPMN en línea también le ofrezca sugerencias mientras usted modela, enseñando cómo definir y nombrar los elementos, por ejemplo.
7- Los informes creados son claros y elegantes
Si su objetivo es producir la documentación de sus procesos de negocio, es fundamental que los informes creados sean completos, agradables de leer y estéticamente atractivos.
Nada peor que tener que leer documentos mal diagramados, sin jerarquía de información perceptible fácilmente, ni índices y leyendas claras.
Vea un ejemplo de documentación de proceso en PDF:
¿Usted conoce otro recurso importante para un software de documentación de procesos de negocios?
Movilidad. Diagrama de Cadena de valor. EPC. ¿Qué otro recurso o notación le gustaría encontrar en un software de documentación?
Deje un comentario y comparta sus conocimientos. Si usted es un usuario HEFLO envíenos una sugerencia.
