10 pasos para crear procesos en una empresa

¿Cómo crear procesos en una empresa? Si usted está con esta pregunta en mente, significa que ya está pensando en BPM. Y para que esto funcione, es muy importante tener en cuenta que no es suficiente definir y planear los procesos, es necesario crear una cultura efectiva de procesos en la empresa, que sea perpetua y logre resultados. Los esfuerzos inconexos, sin planificación y liderazgo, no ganan sinergia y al final no se aplican. Es muy importante contar con el apoyo de todos, empezando por la alta dirección, que debe estar convencida de la necesidad real de crear procesos en una empresa.  Si usted ha decidido crear procesos en la empresa, vea una lista de 10 pasos para alcanzar este objetivo.

1. Comunique a todos: – ¡Vamos a crear procesos en la empresa!

Una campaña de endomarketing informando a todos los empleados acerca de esta nueva perspectiva de la empresa y su importancia estratégica, hará claro lo que se espera de cada uno y los resultados a obtener. La campaña debe permear todos los procesos, mostrando avances, novedades y que ponto de la creación de procesos en la empresa está sucediendo en ese momento. Debe ser motivadora, ya que la participación de todos es la clave.

2. Formalice una oficina de procesos

La oficina de procesos será responsable por toda gestión de la creación de procesos de la empresa, por medio de la investigación de metodologías y herramientas, en busca de las mejores prácticas y manteniendo una relación estricta con los objetivos estratégicos de la empresa.

3. Establezca la Cadena de Valor Añadido de la Empresa

Cada empresa busca satisfacer las necesidades del cliente a través de una serie de actividades coordinadas que culminan con la entrega de un producto o servicio. Para crear procesos en una empresa se debe tener bien definido esta cadena de valores.

4. Relacione los procesos con la estrategia corporativa

Tenga claro en su mente que los procesos creados en una empresa deben tener una relación estrecha con su estrategia de negocios. Todo lo que se definirá debe tener como objetivo hacer que esta estrategia sea exitosa. Hay que saber la forma en que cada proceso contribuirá a ello.

 5. Defina las prioridades para la creación de procesos en la empresa

¿Qué procesos deben tener prioridad y son más importantes para lograr los resultados definidos por la estrategia de la empresa? Comience por ellos, evitando que su iniciativa de implementar BPM en la organización se convierta en una “novela” larga y sin fin. Es necesario mostrar sus beneficios, comprobar los resultados y ganar cada vez más partidarios de una manera práctica.

6. Haga el mapeo de los procesos (AS IS)

Para crear procesos en una empresa es necesario saber la forma en que los mismos están ocurriendo en ese momento. Incluso si estas actividades no están formalizadas, es necesario definir claramente, entre otros puntos importantes:

• Las informaciones sobre el proceso
• Lista de actividades y su orden
• Descripción de tales actividades
• Cuáles son los caminos lógicos del proceso
• Problemas y obstáculos

Si quieres hacer el mapeo de los procesos en la nube entonces conozca HEFLO BPM.

7. Analice y haga un diagnóstico de los procesos

Ahora que usted entiende cómo el proceso está funcionando hoy en día, usted percibirá las oportunidades de mejora para crear el proceso en la empresa de manera óptima.

8. Establezca la visión futura del proceso, cómo será (TO BE)

Optimice sus procesos. Formalice en detalle, a través de documentos, cómo debe ocurrir el proceso en el futuro.

 9. Implemente los nuevos procesos creados para la empresa

Este es un paso crucial.  Debemos asegurarnos de que los cambios indicados ocurran de manera efectiva. Los gestores del sector involucrado en cada proceso a ser mejorado necesitan la ayuda de la oficina de procesos, en particular en la definición y seguimiento de indicadores de rendimiento, para que puedan medir los resultados, tomar decisiones, gestionar y ajustar la aplicación del nuevo proceso.

Vea también: KPI: conozca los principales tipos de indicadores de rendimiento de los procesos utilizados por las empresas

10. Mejore el proceso continuamente

Todos ya escuchamos sobre la mejora continua de los procesos. Esto debe llevarse a cabo a través del monitoreo. Una vez implementado e iniciado, el trabajo de crear procesos para una empresa nunca termina. Usted debe comprobar cómo anda y decidir cómo mejorarlo cada vez más.

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¿Para usted quedó más claro cómo crear procesos en una empresa?