¿Qué es la optimización de procesos? Un paso a paso para el éxito de su negocio

Las organizaciones se enfrentan constantemente al reto de producir más gastando menos. Para crecer, las empresas están buscando maneras de mejorar sus procesos de una manera que resulte en la reducción de costes y en una conciencia de lo que realmente representa cada proceso dentro de la empresa.

No importa cuáles fueron las herramientas, tecnologías y los recursos invertidos. No importa las inversiones realizadas y ni siquiera los esfuerzos empleados por el equipo. Un proceso ineficiente y no optimizado nunca va a generar los resultados más eficientes. Si se hace correctamente, la optimización de procesos traerá a su negocio la reducción de tiempo, dinero y errores en un proceso, lo que lleva a mejores resultados de negocio.

¿Qué es la optimización de procesos y cuáles son los pasos?

El propósito de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos innecesarios, obstáculos y errores, llegando a la meta del proceso. Nosotros sólo gastamos tiempo corrigiendo un error si este existe. No es suficiente saber esto, pero sí, saber la forma de lograrlo. A continuación se muestra el paso a paso de cómo llegar a ese objetivo.

Identificar

En primer lugar es necesario identificar qué es la optimización de procesos para su empresa. Piense en un proceso de su empresa que le está costando más de lo debido, o que está causando el descontento de los clientes, o incluso provocando estrés a los empleados.

Ahora, haga preguntas acerca de este proceso, con el fin de determinar cuál es la columna vertebral del proceso, los artículos que no pueden cambiar.

• ¿Cuál es el objetivo final de este proceso? ¿Cuál debe ser el resultado?
• ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
• ¿Qué actividades son parte del proceso y lo llevan para adelante?
• ¿Qué departamentos y funcionarios están involucrados?
• ¿Que información viaja entre los pasos?

Tenga en cuenta que nos preguntamos cuál es el proceso y no cómo lo hacemos.

Repensar

Este es el momento de mapear el proceso, con la preocupación de cómo los pasos se realizan, cómo fluye el proceso, como parte de la optimización de procesos. Pregúntese a sí mismo y a su equipo las siguientes preguntas:

• ¿Hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?
• ¿Cómo se conduce exactamente este proceso?
• ¿Cuánto papel (por ejemplo), se utiliza en este proceso?
• ¿Cuánto tiempo demora para que el proceso sea realizado por completo?
• ¿Cuánto tiempo se pierde en la reanudación y corrección de errores?
• ¿Donde se paraliza el proceso?

Es importante tener una visión micro y macro. Cada detalle es importante, desde la forma cómo se escribe un correo electrónico, hasta la percepción de lo que quiere el cliente.

Compare las respuestas a estas preguntas con el primer paso, tal vez así, usted descubrirá que las tareas que parecían esenciales, de hecho, son prescindibles.

Implementar

Después de conocer el proceso en detalle e identificar las posibilidades de cambio y la necesidad de mejoras, es el momento de poner en práctica el proceso de una manera nueva. Esta es una parte delicada de la optimización de procesos.

Es crucial tanto para los objetivos del proceso como para la optimización de los mismos, que todos adopten el nuevo proceso desde el principio y apliquen todos los cambios que muestran.

Así podemos comprobar los resultados, obtener información y ver si las mejoras fueron positivas o no. Puede suceder que el proceso no termine como estaba previsto, que el equipo no se acostumbre, que la aplicación no se haya hecho correctamente. En tales casos, es necesario iniciar el proceso de nuevo.

Automatizar

Insistir en los mismos errores y esperar resultados diferentes, es la receta del fracaso. Repetir y aumentar las prácticas exitosas, es la clave para prosperar.

Automatice los procesos que han sido probados y aprobados, distribúyalos por la empresa y vea los resultados en la reducción de gastos, la prevención de errores, la disminución de desperdicios y una mayor productividad.

Ahora que usted ya sabe la importancia de la automatización, vea el video sobre Cómo automatizar los procesos de negocio en la nube.

Monitorear

Durante todo el proceso de lo que es la optimización de procesos, controle, supervise y controle.

Después de la automatización, seguramente usted encontrará nuevos puntos de mejora y obstáculos a ser superados. Identifíquelos, repiense el proceso, impleméntelo y automatícelo. Vea aquí cómo controlar los procesos.

Como en cualquier proceso de gestión de procesos, este es un proyecto cíclico. Si se hace solamente una vez, no va a aportar soluciones para su organización.

Si se incorpora en la cultura de la empresa, traerá la satisfacción del cliente, la felicidad de los empleados, el aumento de los ingresos y el corte de desperdicios, todo ello en niveles nunca vistos anteriormente.

Vea también este vídeo sobre la creación de los paneles de gestión.

Ahora que usted ya sabe qué es la optimización de procesos, vea también cómo implementar la mejora de procesos en su empresa.