Streamline workflow: aprenda a otimizar processos respondendo 9 perguntas

Streamline workflow nada mais é que otimizar processos produtivos.

Mas o que são processos, afinal?

Os processos são aquelas sequências de tarefas que culminam com a entrega de algo. Esse “algo” pode ser um produto ou serviço, uma informação, uma decisão etc., dependendo do tipo de processo que está sendo realizado em seu negócio.

A entrega de um processo – sua saída – geralmente é e entrada que dá início ao processo seguinte.

Por exemplo: em um restaurante, ao terminar o processo de “tomar o pedido do cliente”, o garçom entrega o pedido para a cozinha, iniciando um novo processo “preparar o prato do cliente”, cuja saída será o prato a ser serviço. Essa saída (o prato pronto) é a entrada do processo seguinte: “servir o cliente”, e assim por diante.

O somatório de todos os processos de uma empresa é a chamada “cadeia de valor”.

Ao final dessa cadeia de processos será entregue um produto ou serviço a um cliente final que deve enxergar nele o “valor” que esperava.

Se esse valor pelo qual o cliente estiver disposto a pagar uma determinada quantia for maior do que os gastos incorridos durante todos os processos, sua empresa terá uma margem de lucro.

Ora! Se você conseguir otimizar cada um dos processos para que sejam mais eficientes e entreguem mais valor com menos custos, sua empresa será extremamente bem-sucedida.

Essa é a importância do streamline workflow!

Acha que fazer isso pode ser muito difícil?

Com certeza não será algo simples e corriqueiro. Mas responda a estas 9 perguntas e você conseguirá fazer isso com mais facilidade.

Confira este infográfico e entenda a importância do workflow:

Como fazer streamline workflow respondendo 9 perguntas

1- Quantos processos existem em sua empresa?

Já pensou nisso?

Estávamos falando há pouco de um restaurante, um negócio relativamente menos complexo do que uma fábrica de automóveis, por exemplo.

E em poucos segundos listamos três processos.

Talvez descobrir o número de processos de seu negócio acabe se tornado um desafio!

Mas analise sua cadeia de valor e tente identificar, formalmente, todos os processos existentes em seu negócio.

2- Quais são os mais importantes?

Um dos grandes erros de quem decide fazer streamline workflow é acreditar que deve otimizar todos os processos de seu negócio de uma tacada só.

Isso não é apenas improdutivo e ineficiente, mas também impossível.

E o pior de tudo: caso anuncie para a empresa que pretende fazer a otimização de todos os processos, seguida de sua automatização, e não consiga finalizar essa empreitada, vai gerar descrédito sobre essas iniciativas tão importantes.

Por isso, não queira abraçar o mundo. Comece com alguns processos devidamente selecionados.

Para isso, você deve fazer a análise da cadeia de valor.

A sequência de processos de negócios que culminam com a entrega de um produto ou serviço a um cliente final é o que se chama de cadeia de valor.

Existem processos usados em atividades de apoio e processos usados em atividades primárias.

Veja essa ilustração de uma cadeia de valor, como definida por Michael Porter:

Você deve estudar essa cadeia e descobrir quais processos são críticos para o sucesso da empresa. Normalmente são aqueles que agregam mais valor à percepção que o cliente tem de seus produtos ou serviços.

Veja este exemplo:

Se sua empresa produz capacetes para motociclistas com um design diferenciado, com pinturas exclusivas, um preço premium e tem uma marca conhecida, o processo de criação dos modelos e a confecção artística são prioritários.

Já um fabricante de capacetes que faz um modelo “standard”, quase uma commodity, não precisa se preocupar tanto com esse processo. Seu foco será na aquisição de materiais e na gestão de recursos, visando o baixo custo e um preço competitivo.

Por outro lado, o processo de controle de qualidade é vital para ambas as empresas. Afinal, as duas precisam oferecer ao mercado um capacete que proteja devidamente os condutores e passageiros das motos.

Portanto, defina para sua empresa quais são os processos críticos para seu sucesso.

ENQUETE: A análise da cadeia de valor é importante em sua empresa? Responda a esta pergunta, então:

3- Quais processos precisam ser otimizados primeiro?

Pode ser que você descubra que, mesmo selecionando os processos mais importantes para fazer streamline workflow, ainda tem uma lista muito grande.

Nesse caso, defina quais serão otimizados primeiro e quais poderão aguar uma segunda leva de otimizações.

Você pode usar uma matriz de decisão ou, mais especificamente, a matriz de priorização de processos, conhecida como GUT.

Cada uma das letras do nome GUT tem um significado:

• G = Gravidade: avaliar as consequências para a empresa se esse processo não for otimizado
• U = Urgência: avaliar o quanto se pode esperar para otimizar esse processo
• T = Tendência: avaliar o potencial das consequências se agravarem cada vez mais com o tempo

Para cada processo de sua lista, você dará uma nota de 1 a 5, em relação a cada um dos critérios acima.

Coloque-os na planilha, com as notas ao lado, e multiplique as notas entre si. O resultado final fica na última coluna.

Quanto mais alto o resultado dessa multiplicação, maior prioridade deve ser dada ao projeto na fila de streamline workflow.

Confira este vídeo que explica como usar a Matriz GUT:

4- Você conhece profundamente esses processos?

Ok, você já fez a seleção dos processos que pretende otimizar.

Mas como fazer streamline workflow sem entender exatamente como funcionam esses processos?

O primeiro passo para otimizar processos é estudá-los e conhecer todos os seus detalhes. Quais as entradas e saídas, quem participa deles, quem são seus clientes, que documentos são usados e outros elementos.

Para isso, você deve desenhar um diagrama do processo ou um fluxograma.

Trata-se de uma representação gráfica, com símbolos padronizados, que indica todos os elementos citados acima.

Veja um exemplo de fluxograma de processo:

Veja mais sobre o desenho de processos neste post de nosso blog: O que é e como desenhar um fluxograma em 5 passos simples.

Caso sua empresa ainda não conte com os fluxogramas dos processos, ou se você achar interessante revisá-los, deve colher informações.

Normalmente, isso se faz de 3 formas principais:

1. Observação dos processos em atividade
2. Entrevistas com participantes, clientes do processo, gestores responsáveis e outros
3. Coleta de documentos usados no processo, como planilhas, checklists, formulários etc.

Uma maneira ágil, prática e intuitiva de desenhar os processos para entendê-los profundamente é usando softwares BPM. Essas ferramentas são chamadas de software de modelagem BPMN e, em muitos casos, podem ser acessadas pela internet.

BPMN é a notação dos símbolos mais usada nos diagramas de processos e deve ser empregada para que todos os integrantes dos esforços de otimização possam entender, sem dúvidas, o que os diagramas estão representando.

5- Existem oportunidades de melhoria? Quais?

Otimizar processos significa encontrar oportunidades de melhorá-los e implementá-las.

Simplesmente entender como o processo funciona, não trará grandes benefícios rumo ao streamline workflow.

É preciso que aqueles que participam do processo e os analista de BPM – Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, em português – procurem oportunidades de melhoria.

Isto é: encontrem novas formas de realizar o processo para que ele se torne mais eficiente, eficaz e produtivo.

Existem diversas formas de detectar isso, mas, algumas das ocorrências mais comuns são desperdícios, gargalos produtivos (ou bottlenecks), tarefas feitas em duplicidade e handoffs, entre outros.

Vamos entender cada uma delas em mais detalhes:

• Desperdícios: quando se nota que materiais e recursos estão sendo usados além do necessário ou quando alguns elementos do processo, sejam entradas, partes do processo (produtos inacabados) ou entregas finais, de alguma forma se tornam impróprias e devem ser descartadas, seja por defeito ou deterioração, estocagem inadequada, entre outros motivos.
• Gargalos produtivos ou bottlenecks: o gargalo ocorre quando algumas tarefas acabam demorando mais que as anteriores para serem realizadas e criam uma fila de ociosidade atrás delas. Pessoas, máquinas e recursos ficam parados esperando que a tarefa seguinte seja completada. Um tomada de decisão lenta, por exemplo, pode gerar gargalos, ou a falta de matérias-primas, entre outros motivos.
• Tarefas em duplicidade: é muito comum que alguns controles e conferências acabem sendo realizados duas vezes, por pessoas ou departamentos diferentes. Mas não só este tipo de tarefa pode ocorrer em duplicidade. Lançamento de informações em sistemas (o que acaba gerando conflito de dados) é mais uma tarefa que costuma ocorrer em duplicidade, entre outras.
• Handoffs: quando é preciso trocar informações e responsabilidades entre equipes ou sistemas sobre uma etapa do processo, muitas vezes isso ocorre de forma ineficaz, gerando erros. É muito importante verificar se a passagem de dados e de tarefas para outros responsáveis está ocorrendo da forma mais adequada, sem deixar dúvidas.

Veja mais em nosso blog sobre esses temas:

• Handoff agreement: uma das melhores estratégias de handoff
• Análise de gargalo em processos: responda 4 perguntas

6- Como seria o fluxograma desse novo processo otimizado?

Detectou as oportunidades de melhoria?

Hora de criar o novo fluxograma do processo otimizado.

O ideal é usar o mesmo editor de diagramas de processos e transformar o processo anterior em um novo, totalmente otimizado.

Você ainda não domina a modelagem de processos? Confira essa aula de demonstração do curso de modelagem BPMN do HEFLO.

7- Como você vai coletar dados sobre o processo?

Agora chegou o ponto mais importante do streamline workflow: coletar os dados para verificar se os novos processos otimizados estão realmente alcançando melhores resultados.

Para isso, é fundamental promover a automatização dos processos.

Automatizar processos é torná-los operacionais. E, ao contrário do que muitos pensam, não se trata apenas de tornar o envio de mensagens, o preenchimento de formulários e o recebimento de informações automático.

Na verdade, além da automação de tarefas, a grande vantagem da automatização de processos é poder coletar dados, em tempo real, por meio de painéis de controle.

8- Está atingindo os resultados desejados?

Com as funcionalidades descritas acima, o gestor deve analisar os dados de desempenho dos processos em andamento e se assegurar de que as melhorias realmente estão funcionando como esperado.

Caso não estejam, é o momento e iniciar o processo de melhoria contínua, respondendo à última pergunta de nosso questionário.

9- O que pode ser melhorado, então, para atingir esses resultados?

Voltam-se algumas etapas atrás e busca-se encontrar o que não está ocorrendo adequadamente.

A análise de causa-raiz e o diagrama de causa e efeito são metodologias muito usadas para isso.

Veja mais sobre elas:

• Análise de causa-raiz
• Diagrama de causa e efeito

Na verdade, mesmo que as melhorias definidas durante o processo de streamline workflow se mostrem adequadas, é preciso melhorar cada vez mais.

Por isso, de tempos em tempos, verifica-se se novas oportunidades de melhoria não sugiram, promovendo-se assim a melhoria contínua dos processos, que serão aperfeiçoados constantemente.

Quer uma checklist para seguir nosso questionário de 9 perguntas e promover o streamline workflow em seu negócio?

Confira nosso infográfico, então:

Sua empresa pratica a melhoria contínua dos processos?

Diagramas de processo e busca de oportunidades de melhoria são uma constante em seu negócio?

Vocês usam algum tipo de software para isso? Quais os resultados?

Troque suas experiências com a gente respondendo a essas perguntas nos comentários!