Saiba porque é estratégica a automação de processos de RH

Se o estabelecimento de processos e fluxos de trabalho vem se apresentando como uma das bases que norteia a moderna noção de gestão organizacional, a presença da tecnologia é outro fator preponderante.

A criação e modelagem dos processos cria alinhamento e agiliza a execução das atividades.

As ferramentas de gerenciamento e monitoramento são interessantes instrumentos para gerar evidências e imprimir celeridade à rotina de atividades nas empresas.

Um dos setores em que fica clara a importância da adoção de ferramentas que automatizam a gestão de processos é o de Recursos Humanos.

Veja ja mais em nosso blog: Esqueça o velho DP: Chegou a Gestão estratégica de RH

O RH estratégico exige a automação de processos

Profissionais de RH sabem melhor do que ninguém: o trabalho nunca acaba.

Todos os dias, há uma nova rodada de recrutamentos, integrações, contratações, avaliações, workshops e uma lista interminável de outras atividades.

Quando você automatiza seus processos, você observa todo o fluxo de trabalho do início ao fim, com uma visão ampla e integrada.

Depois identifica onde precisa agir e onde um sistema pode fazer um trabalho melhor, com base em indicadores, fornecidos em tempo real por meio de painéis de controle.

Exigências presentes na legislação trabalhista, a necessidade de registros e a preocupação com a segurança da informação são alguns dos pontos favorecidos pela presença dos softwares de BPM desse tipo.

Rotinas manuais repetitivas devem dar lugar à automação de RH

Uma das rotinas da área de pessoal que pode trazer muita dor de cabeça para empresas que não investem na automação de atividades é a contratação e o desligamento de funcionários.

Nesse sentido, a automação de processos de RH na aprovação de procedimentos, por exemplo, é citada como um ganho relevante trazido pelas ferramentas, que evitam falhas de comunicação e handoff entre todos os departamentos intervenientes nesse processo, tais como Tecnologia da Informação, Facilities, Segurança e outros.

Um ganho e tanto num mercado como o atual, de negócios globalizados e descentralizados; com empresas operando, muitas vezes, em diferentes lugares do mundo.

A criação de um circuito de informação é outra vantagem trazida pela adoção de ferramentas de gestão de processos na análise.

Momentos como o do fechamento de folha, que exigem verificação do registro de ponto etc., são muito complicados quando as informações ficam registradas em papel.

Com a automação de processos de RH, as informações estarão a um clique de que precisa delas nas empresas.

Isso sem contar a facilidade de o próprio funcionário acessar demonstrativos de pagamento e outros documentos on-line.

Por fim, a presença de uma ferramenta de automação dos processos, além de facilitar e tornar mais seguras as atividades de RH, com redução de custos, permite ao setor posicionar-se estrategicamente na empresa.

Com uma rotina operacional facilitada, fica perceptível uma maior disponibilidade para trabalhar a política de pessoal, direcionando e integrando ações aos objetivos estratégicos organizacionais.

5 exemplos práticos das vantagens da automação de processos de RH

Alguns pontos específicos beneficiados pela automação de processos de RH

1- Pedidos de férias

Solicitações de férias levam um tempo excessivo quando feitas manualmente.

Um pedido de licença automatizado significa que o funcionário pode começar com um formulário que mostra automaticamente o número de dias disponíveis para uso em diferentes categorias.

Gerentes de relatórios também podem ver rapidamente um calendário compartilhado para garantir que não haja dependências.

Depois de aprovado, o processamento do RH e do financeiro é apenas uma formalidade, pois todos os outros detalhes foram verificados pelo sistema.

2-  Recrutamento, seleção e contratação

Um dos mais requisitados e importantes processos de RH, a contratação de talentos pode se beneficiar muito da automação de processos de RH.

Esse processo envolve uma série de agentes, como solicitante da vaga, o departamento de RH e o gestor da área.

Além disso, uma série de procedimentos precisam ser realizados e formulários devem ser preenchidos, dentre eles:

  • Solicitação de contratação ao superior da área e sua aprovação;
  • Solicitação ao RH para fazer a seleção;
  • Pesquisa interna de currículos, abertura de vaga externa e anúncio da vaga;
  • Seleção de currículos e chamada dos selecionados para entrevistas e testes;
  • Entrevistas dos pré-selecionados pelo RH com o solicitante;
  • Chamamento dos candidatos escolhidos para os procedimentos de contratação e análise de documentos;
  • Início do processo de onboarding (integração).

Como se vê, trata-se de um procedimento complexo que, se automatizado, trará muito mais agilidade ao processo.

Confira este post com mais detalhes e um fluxograma desse processo pronto para usar e editar: Processos de RH: saiba como contratar os melhores talentos

3- Automatização do processo de desligamento

Da mesma forma que a contratação, o desligamento de colaboradores também é um processo burocrático, repetitivo e altamente crítico.

Qualquer erro pode levar a prejuízos financeiros, como multas por erros em cálculos ou até processos trabalhistas.

Por isso, é um excelente candidato a automação de processos de RH.

Dessa forma, todas as comunicações e procedimentos estarão padronizados e seguindo as normas estabelecidas.

Quer ter acesso a um fluxo de processo de desligamento de colaborador pronto para usar e editar conforme suas necessidades?

Acesse este post de nosso blog: Como fazer o processo de desligamento de empregado?

Sua empresa já teve algum prejuízo devido a um desligamento de empregado mal feito?

4- Onboarding de funcionários

A experiência de integração do funcionário é o momento perfeito para introduzir a automação de processos de RH.

Você pode planejar o fluxo de trabalho com antecedência para que cada novo participante receba a mesma experiência, e que possa executar suas funções na plenitude desde o primeiro dia de trabalho.

A cada passo ao longo do caminho, as notificações são enviadas automaticamente e os dados são compartilhados, sem sobrecarregar a equipe de RH.

Uma das vantagens de automatizar seus processos de RH como a integração de funcionários é que isso pode realmente fazer com que sua empresa pareça ter mais pessoal do que realmente tem.

Não sabe como realizar um processo de integração de funcionários? Acesse este post e baixe um diagrama de processo de onboarding pronto para usar: A integração de novos funcionários acelera seus resultados

5- Atualizações do Sistema de Informações do Funcionário

É importante manter dados como números de contato de emergência e endereços de seus funcionários, mas em um mundo manual, esse trabalho muitas vezes é colocado de lado porque é muito demorado.

Ao automatizar esse processo, você pode fazer com que os funcionários preencham um formulário digital automatizado com todos os dados existentes.

A única coisa que a equipe de RH precisa é dar uma rápida aprovação, e você pode integrar essas informações para atualizar automaticamente seu sistema de informações de funcionários baseado em nuvem.

Convencido das vantagens da automação de RH para sua empresa?

Confira este vídeo e conheça os benefícios do BPM:

Automatização de Processos de Negócio - BPM

>> Assistir Automatização de Processos de Negócio – BPM

Você já usa automatização de processos no RH de sua empresa?

O que os funcionários acham disso? Houve alguma melhoria em índices de clima organizacional ou rotatividade?

Conte para a gente nos comentários.

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