Se o estabelecimento de processos e fluxos de trabalho vem se apresentando como uma das bases que norteia a moderna noção de gestão organizacional, a presença da tecnologia é outro fator preponderante.
A criação e modelagem dos processos cria alinhamento e agiliza a execução das atividades.
As ferramentas de gerenciamento e monitoramento são interessantes instrumentos para gerar evidências e imprimir celeridade à rotina de atividades nas empresas.
Um dos setores em que fica clara a importância da adoção de ferramentas que automatizam a gestão de processos é o de Recursos Humanos.
Veja ja mais em nosso blog: Esqueça o velho DP: Chegou a Gestão estratégica de RH
O RH estratégico exige a automação de processos
Profissionais de RH sabem melhor do que ninguém: o trabalho nunca acaba.
Todos os dias, há uma nova rodada de recrutamentos, integrações, contratações, avaliações, workshops e uma lista interminável de outras atividades.
Quando você automatiza seus processos, você observa todo o fluxo de trabalho do início ao fim, com uma visão ampla e integrada.
Depois identifica onde precisa agir e onde um sistema pode fazer um trabalho melhor, com base em indicadores, fornecidos em tempo real por meio de painéis de controle.
Exigências presentes na legislação trabalhista, a necessidade de registros e a preocupação com a segurança da informação são alguns dos pontos favorecidos pela presença dos softwares de BPM desse tipo.
Rotinas manuais repetitivas devem dar lugar à automação de RH
Uma das rotinas da área de pessoal que pode trazer muita dor de cabeça para empresas que não investem na automação de atividades é a contratação e o desligamento de funcionários.
Nesse sentido, a automação de processos de RH na aprovação de procedimentos, por exemplo, é citada como um ganho relevante trazido pelas ferramentas, que evitam falhas de comunicação e handoff entre todos os departamentos intervenientes nesse processo, tais como Tecnologia da Informação, Facilities, Segurança e outros.
Um ganho e tanto num mercado como o atual, de negócios globalizados e descentralizados; com empresas operando, muitas vezes, em diferentes lugares do mundo.
A criação de um circuito de informação é outra vantagem trazida pela adoção de ferramentas de gestão de processos na análise.
Momentos como o do fechamento de folha, que exigem verificação do registro de ponto etc., são muito complicados quando as informações ficam registradas em papel.
Com a automação de processos de RH, as informações estarão a um clique de que precisa delas nas empresas.
Isso sem contar a facilidade de o próprio funcionário acessar demonstrativos de pagamento e outros documentos on-line.
Por fim, a presença de uma ferramenta de automação dos processos, além de facilitar e tornar mais seguras as atividades de RH, com redução de custos, permite ao setor posicionar-se estrategicamente na empresa.
Com uma rotina operacional facilitada, fica perceptível uma maior disponibilidade para trabalhar a política de pessoal, direcionando e integrando ações aos objetivos estratégicos organizacionais.
5 exemplos práticos das vantagens da automação de processos de RH
Alguns pontos específicos beneficiados pela automação de processos de RH
1- Pedidos de férias
Solicitações de férias levam um tempo excessivo quando feitas manualmente.
Um pedido de licença automatizado significa que o funcionário pode começar com um formulário que mostra automaticamente o número de dias disponíveis para uso em diferentes categorias.
Gerentes de relatórios também podem ver rapidamente um calendário compartilhado para garantir que não haja dependências.
Depois de aprovado, o processamento do RH e do financeiro é apenas uma formalidade, pois todos os outros detalhes foram verificados pelo sistema.
2- Recrutamento, seleção e contratação
Um dos mais requisitados e importantes processos de RH, a contratação de talentos pode se beneficiar muito da automação de processos de RH.
Esse processo envolve uma série de agentes, como solicitante da vaga, o departamento de RH e o gestor da área.
Além disso, uma série de procedimentos precisam ser realizados e formulários devem ser preenchidos, dentre eles:
- Solicitação de contratação ao superior da área e sua aprovação;
- Solicitação ao RH para fazer a seleção;
- Pesquisa interna de currículos, abertura de vaga externa e anúncio da vaga;
- Seleção de currículos e chamada dos selecionados para entrevistas e testes;
- Entrevistas dos pré-selecionados pelo RH com o solicitante;
- Chamamento dos candidatos escolhidos para os procedimentos de contratação e análise de documentos;
- Início do processo de onboarding (integração).
Como se vê, trata-se de um procedimento complexo que, se automatizado, trará muito mais agilidade ao processo.
Confira este post com mais detalhes e um fluxograma desse processo pronto para usar e editar: Processos de RH: saiba como contratar os melhores talentos
3- Automatização do processo de desligamento
Da mesma forma que a contratação, o desligamento de colaboradores também é um processo burocrático, repetitivo e altamente crítico.
Qualquer erro pode levar a prejuízos financeiros, como multas por erros em cálculos ou até processos trabalhistas.
Por isso, é um excelente candidato a automação de processos de RH.
Dessa forma, todas as comunicações e procedimentos estarão padronizados e seguindo as normas estabelecidas.
Quer ter acesso a um fluxo de processo de desligamento de colaborador pronto para usar e editar conforme suas necessidades?
Acesse este post de nosso blog: Como fazer o processo de desligamento de empregado?
4- Onboarding de funcionários
A experiência de integração do funcionário é o momento perfeito para introduzir a automação de processos de RH.
Você pode planejar o fluxo de trabalho com antecedência para que cada novo participante receba a mesma experiência, e que possa executar suas funções na plenitude desde o primeiro dia de trabalho.
A cada passo ao longo do caminho, as notificações são enviadas automaticamente e os dados são compartilhados, sem sobrecarregar a equipe de RH.
Uma das vantagens de automatizar seus processos de RH como a integração de funcionários é que isso pode realmente fazer com que sua empresa pareça ter mais pessoal do que realmente tem.
Não sabe como realizar um processo de integração de funcionários? Acesse este post e baixe um diagrama de processo de onboarding pronto para usar: A integração de novos funcionários acelera seus resultados
5- Atualizações do Sistema de Informações do Funcionário
É importante manter dados como números de contato de emergência e endereços de seus funcionários, mas em um mundo manual, esse trabalho muitas vezes é colocado de lado porque é muito demorado.
Ao automatizar esse processo, você pode fazer com que os funcionários preencham um formulário digital automatizado com todos os dados existentes.
A única coisa que a equipe de RH precisa é dar uma rápida aprovação, e você pode integrar essas informações para atualizar automaticamente seu sistema de informações de funcionários baseado em nuvem.
Convencido das vantagens da automação de RH para sua empresa?
Confira este vídeo e conheça os benefícios do BPM:
>> Assistir Automatização de Processos de Negócio – BPM
Você já usa automatização de processos no RH de sua empresa?
O que os funcionários acham disso? Houve alguma melhoria em índices de clima organizacional ou rotatividade?
Conte para a gente nos comentários.
