Matriz 5W2H: aprenda a elaborar, executar e mensurar um plano de ação simples e eficiente

Precisa por um projeto para funcionar e não sabe como se organizar?

Está com dificuldade de criar um plano de ação eficiente que integra a equipe, estabeleça as tarefas necessárias e traga bons resultados?

Você já ouviu falar na matriz 5W2H? Sabe o que é?

A matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão das mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de serem aplicadas.

Sabe o que é 5W2H? Essa combinação de letras e números nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo como o empresarial, tanto as atividades quanto as comunicações internas corporativas precisam ser rápidas e ágeis. E erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos.

E é exatamente para garantir que isso não aconteça que a matriz 5W2H foi criada, pois esclarece por completo todas as eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos de negócio implantados em empresas.

Neste post, você vai entender exatamente como fazer o 5W2H, terá acesso a alguns formulários 5W2H e até a alguns exemplos de 5W2H para se inspirar.

Preparado?

Então, vamos lá!

Veja também: Fluxo de melhoria de performance de funcionários: como desenvolver este plano?

Por que a matriz 5W2H recebe este nome?

À primeira vista pode parecer complicado, mas é exatamente o contrário.

A matriz 5W2H é assim chamada para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação a que ela se propõe.

Sabe o que é 5w2h?

Fácil! São as letras de 7 perguntas, em inglês. 5 delas começando com W e 2 com H.

Confira quais são essas perguntas:

  • What?
  • Why?
  • Where?
  • When?
  • Who?
  • How?
  • How much?

Confira este formulário de 5W2h, bem reduzido, na tabela a seguir. Trata-se de uma breve explicação de cada uma das perguntas, na ordem em que devem ser analisadas:

What? O que será feito? ação, etapas, descrição
Why? Por que será feito? justificativa, motivo
Where? Onde será feito? local
When? Quando será feito? tempo, datas, prazos
Who? Por quem será feito? responsabilidade pela ação
How? Como será feito? método, processo
How much? Quanto custará fazer? custo ou gastos envolvidos

Como você já deve ter reparado, cada etapa da matriz 5W2H refere-se a um questionamento diferente, sendo que a resposta para cada dúvida é o gatilho para a pergunta seguinte.

Genial, não é mesmo? Uma maneira prática e ágil de organizar seus planos de ação.

Trata-se, em suma, de um eficaz instrumento administrativo. E devido a sua simplicidade, pode ser usado por pequenas, médias e grandes empresas que desejem registrar de maneira ordenada e sistemática suas ações e fluxos de trabalho, desde o simples agendamento de reuniões às mais complexas execuções de projetos.

E sabe quem criou a ferramenta 5W2H? Foram os japoneses! Sempre em busca de maneiras práticas e intuitivas de organizar as coisas…

Muito usada para criar um plano de ação 5W2H, a matriz não é a única maneira de se fazer isso. Confira este vídeo que dá outras dicas de como criar um plano de ac˜åo para um projeto de sua empresa:

Como criar Planos de Ação?

 

Leia mais: Use as ferramentas certas e saiba como elaborar um plano de negócios

Veja como utilizar corretamente a matriz 5W2H

Para a correta aplicação da matriz 5W2H, antes de partir para o preenchimento da planilha o gestor precisa apontar por meio de um planejamento estratégico previamente elaborado as respostas para as problemáticas que ele deseja solucionar.

Caso necessário ele pode pedir ajuda para os funcionários e colaboradores direta ou indiretamente envolvidos em sua equipe de trabalho ou cotidiano profissional, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo. Mas é necessário que se tenha em mente três tópicos essenciais:

  • O horizonte das ações deve sempre ser a causa dos problemas, e não os eventuais efeitos que eles tenham causado. Ou seja, procure criar soluções definitivas ao invés de paliativas.
  • As soluções implementadas por meio da matriz 5W2H devem ser as mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que venham a requerer novas ações para suprimi-los.
  • Nunca se contente com a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim suas opções e seu raio de ação.

Conheça também: Entenda o que é matriz RACI e como montar essa matriz de responsabilidades

Confira em detalhes como responder cada pergunta de um formulário 5W2H

Responder às perguntas de um plano de ação 5W2H pode ser simples, mas demanda um certo cuidado.

Se as respostas forem muito vagas, vai ficar difícil da equipe entender o que realmente se espera de cada um deles.

Por isso, apresentamos algumas dicas de como preencher as perguntas de um diagrama 5W2H.

Confira:

What? – O que?

A resposta a esta pergunta corresponde ao escopo do projeto e a tarefa específica de cada integrante da equipe.

Isso porque você pode criar sua matriz 5W2H reservando uma linha para o projeto como um todo, ajudando os integrantes a compreenderem seu contexto.

Em seguida, crie uma linha para cada colaborador, e complete com o que ele deve fazer.

Assim, se o escopo do projeto é desenvolver um novo layout para a sala de reuniões, as obrigações dos integrantes – o que eles devem fazer – pode ser:

  • Medir e desenhar a planta da sala
  • Cotar os novos móveis
  • Desenhar a planta elétrica, com os locais para lâmpadas e luminária

Etc.

Why ?- Por quê?

Esta é uma das respostas mais importantes.

Em relação ao projeto, confere significado a ele. Assim, no exemplo acima, o motivo de refazer o layout da sala de reunião pode ser para que acomode mais pessoas e tenha instalações adequadas para novos equipamentos multimídia.

Da mesma forma, definir para cada colaborador do projeto o porquê de executar suas tarefas.

Por exemplo: Por que desenhar a planta da sala de reuniões? Para podermos dimensionar melhor a alocação dos móveis.

Where? – Onde?

O local onde as coisas irão acontecer e também onde o projeto “surtirá seus efeitos”.

Assim, um ambiente virtual pode ser indicado como o local onde as discussões e debates sobre o projeto vão ocorrer, como em uma canal do software de comunicação corporativa Slack, por exemplo.

No caso de um projeto envolvendo vários departamentos ou mesmo empresas, definir onde as reuniões de trabalham ocorrerão é fundamental.

Por fim, o local onde as ações surtirão efeito também ajudam os colaboradores a entenderem melhor as consequências de suas atividades.

Assim, em nosso exemplo, a planta da sala de reunião será compartilhada no drive da empresa no Google, mas será implementada na própria sala que representa.

When? – Quando?

Simplesmente definir uma data para início e término do projeto pode não ser suficiente.

O ideal é que seja criado um cronograma, que pode ser anexado à matriz 5W2H.

Assim, para cada colaborador, indicar quando ele deve iniciar e entregar sua tarefa, ou mais de uma tarefa, na verdade.

Se necessário, definir marcos com integras intermediárias, para evitar que se acumulem atividades no final do prazo de entrega.

Who? – Quem?

Evidentemente quem se refere aos responsáveis por dar andamento a cada tarefa. Em alguns casos pode ser que alguns dos colaboradores trabalhem juntos em alguma atividade. Isso deve ser sinalizado com clareza, para evitar que duas pessoas façam a mesma coisa, ao invés de se auxiliarem a fazer a tarefa de forma colaborativa.

How? – Como?

explicar como fazer envolve diversas possibilidades.

Pode ser mesmo um descritivo de como se deseja que atarefa seja feira, por exemplo: Medir a sala usando uma terma.

Mas, na maioria das vezes, trata-se de definir quais ferramentas, metodologias e mesmo notações serão usadas.

Veja mais exemplos:

  • Fazer a planta usando o software gráfico “tal”.
  • Desenvolver o planejamento do projeto usando a metodologia 5W2H.
  • Desenhar os diagramas de processos usando a notação BPMN.

Dessa forma, todos vão “falar a mesma língua” e evita-se que na hora de integrar as tarefas o resultado seja uma verdadeira “salada”, sem sentido ou utilidade.

Imagine, por exemplo, que a pessoa responsável por decidir onde ficarão os móveis em nosso exemplo de reestruturação do layout da sala de reunião receba a planta em um programa que não consegue abrir em seu computador.

Se a maneira como as coisas devem ser feitas ficarem bem claras, esse tipo de problema não vai acontecer.

How much? – Quanto?

Finalmente chegamos ao orçamento do projeto.

Assim, além de uma estimativa de quanto ele vai custar, é importante definir a verba que cada participante terá direito individualmente.

O ideal é que sejam definidas datas de prestação de contas, para se verificar se o orçamento está sendo seguido.

Este post também pode interessar você: Confira 4 ferramentas e 3 dicas de um especialista de Harvard sobre o processo de tomada de decisão

Quer usar a matriz 5W2H em um projeto? Use este template que preparamos para você:

Matriz 5W2H

Exemplos de 5W2H

Para que tudo fique ainda mais fácil de entender, dê uma olhada neste modelo de 5W2H. Trata-se de um relatório 5W2H já preenchido, criado pela Voitto:

matriz 5W2H

Exemplo de relatório 5W2H

Vamos fazer o nosso próprio exemplo de plano de ação 5W2H?

Imagine que você quer comprar novos computadores para a área de vendas. Vamos fazer um plano de ação para que o responsável pela cotação saiba exatamente o que tem que fazer:

  • What? – O que?: Fazer a cotação de 10 novos computadores em pelo menos 5 fornecedores diferentes.
  • Why ?- Por quê?: Os computadores atuais estão no fim de sua vida útil, lentos e obsoletos.
  • Where? – Onde?: Departamento de vendas.
  • When? – Quando?: Até o final do mês.
  • Who? – Quem?: Pedro Henrique
  • How? – Como?: Pesquisar na internet e, em segui, ligar para negociar pessoalmente.
  • How much?: – Quanto?: No máximo 5% da verba anual de TI.

Viu como assim fica claro para o Pedro Henrique tudo o que ele deve fazer? Prazos, escopo, motivos e tudo mais?

Assim, quando for fazer seu plano de ação, o ideal é usar uma tabela, um formulário 5W2H onde a responsabilidades e as resposta às perguntas para cada membro da equipe ficarão bem claras para todos.

Com isso, caso um colaborador dependa que outro finalize sua tarefa para iniciar a dele, poderá cobrar agilidade desse colaborador.

Da mesma forma, caso notem que podem ajudar os outros em suas tarefas, pode surgir uma certa sinergia no grupo.

Ainda não está muito claro para você como fazer a análise 5W2H nem como usar a metodologia 5W2H na hora de criar seu plano de ação? Então, confira este vídeo:

5W2H - Plano de Ação

Você já ouviu falar em tecnologia BPM? Ferramentas de Business Process Management como o software HEFLO facilitam muito a aplicação da matriz 5W2H e oferecem diversas funcionalidades adicionais que beneficiam e melhoram muito os processos de negócio.

Como vocês fazem planos de ação em sua empresa? Usam o 5W2H, por exemplo? Ou outras metodologias? Responda a essas perguntas nos comentários e participe também de nosso enquete:

Sua organização utiliza métodos para planejamento de metas e planos de ação?

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