Ferramentas para a melhoria de processos: reveja 3 clássicos

Por mais que o ciclo PDCA tenha já quase 100 anos (foi criado por Walter Andrew Shewhart em 1924 e disseminado anos mais tarde por W. Eduard Deming), ele e outras ferramentas para melhoria de processos deste tipo ainda são muito usadas por profissionais do mundo todo.

Por que?

Simples: são ferramentas de melhoria contínua de propósito geral e de simples aplicação.

Veja nesta postagem alguns detalhes sobre essas técnicas e como usar em seu negócio.

Veja também mais ferramentas clássicas para processos de negócios: Ferramentas Lean: as 7 técnicas “esquecidas”

As TOP 3 ferramentas para melhoria de processos:

Nem sempre é fácil decidir quais processos devem ser otimizados primeiro. Para ajudar nesta tomada de decisão é que foi criada a primeira das ferramentas de melhoria de processos de nossa lista.

1- Matriz BÁSICO

São 6 critérios (um para cada letra da palavra BÁSICO) que você deve levar em conta em relação aos processos que precisam de melhorias contínuas em sua empresa, para decidir quais deles atacar primeiro:

  1. Benefícios para a empresa: analise a redução de custos, aumento de lucros, diminuição de riscos, aumento da velocidade etc.
  2. Abrangência: qual a quantidade de colaboradores que terão seu trabalho facilitado com esta melhoria?
  3. Satisfação do cliente: quão satisfeitas as equipes de trabalho ficarão com esta implementação?
  4. Investimentos necessários: calcule os valores que a empresa terá que dispor para operacionalizar esta solução
  5. Cliente externo satisfeito: qual será o aumento na percepção de valor dos produtos ou serviços da empresa pelos clientes
  6. Operação simples: esta solução será muito complexa para ser posta em prática?

Dê uma nota de 1 a 5 para cada critério em relação às melhorias necessárias, some e descubra quais são as mais prioritárias para o negócio, dando preferência para as somas mais altas.

2- Diagrama de Ishikawa

Agora que você já descobriu quais processos otimizar, é hora de usar esta ferramenta para melhoria de processos, também chamado de diagrama de causa e efeito.

Você vai analisar os 6 Ms, em busca da causa do problema que está ocorrendo:

  1. Método
  2. Material
  3. Mão-de-obra
  4. Máquina
  5. Medida
  6. Meio ambiente

Faça a seguinte pergunta em relação ao problema que deve ser resolvido para melhoria do processo:

Por que isso está acontecendo?

Verifique para cada item da lista como ele pode estar contribuindo para o problema, mas não pare na primeira resposta.

Pergunte-se novamente:

Por que isso está acontecendo?

Em relação a cada resposta dada, até chegar a causa inicial do problema.

Veja um exemplo:

Se você não consegue dar partida em seu carro, uma resposta para a pergunta poderia ser: as velas não estão gerando a faísca para a ignição. Ao se perguntar porque isso está ocorrendo, você pode descobrir que a bateria está descarregada. E se perguntar novamente: Mas por que isso ocorreu? Pode se lembrar que esqueceu os faróis acesos no dia anterior, chegando a causa primária do problema, que deve ser resolvida no processo: não esquecer mais os faróis acesso ao chegar em casa.

3- Ciclo PDCA

Agora que você sabe o que deve ser resolvido, é hora de usar a ferramenta para melhoria contínua de processos PDCA.

Como você deve se lembrar, estas letras significam:

  • PLAN: Planejar
  • DO: Fazer
  • CHECK: Checar
  • ACT: Agir

Para pôr o ciclo em ação, veja os passos a seguir em mais detalhes:

  • Planejar: defina objetivos, trace um caminho a seguir e escolha o método mais adequado para que tudo ocorra como planejado, isto é, para que o problema seja resolvido e o processo melhorado.
  • Fazer: primeiro treine os agentes do processo e tome as providências necessárias conforme seu plano. Com tudo pronto, inicie a operação otimizada e observe.
  • Checar: supervisione o trabalho e meça os resultados. Verifique se o padrão desejado está sendo atingido ou se a solução ainda precisa de ajustes.
  • Agir: com base na análise dos dados obtidos com a checagem, defina se a melhoria foi um sucesso ou se é preciso agir para melhorar ainda mais, investigando suas causas e reiniciando o ciclo de melhoria PDCA mais uma vez.

Na realidade, mesmo que o primeiro ciclo tenha sido um sucesso, sempre é possível estudar mais uma vez a situação, empregando as ferramentas para melhoria de processos, em busca de uma operação cada vez mais eficiente e eficaz.

A melhor maneira de medir a otimização obtida nos processos com o uso destas ferramentas de melhoria, é usando os KPIs corretos, veja mais sobre isso nesta postagem de nosso blog: Como criar indicadores de performance de processos empresariais

Usar um software de automação de processos depois de modelá-los é uma das melhores formas de garantir que o fluxo de informações e o acompanhamento dos KPIs seja efetivo.

Veja o depoimento de quem usou HEFLO em seu negócio e aprovou os resultados:

“HEFLO é uma ferramenta fácil de manipular, prática e muito eficiente. O layout da documentação do projeto é muito boa. Eu recomendo!!”

Gestor de Processos no Grupo Torre – Fazenda Guilherme Augustin

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