O que é mapeamento de processos BPM? Confira as 7 fases de um projeto

Você quer que sua empresa atinja a máxima eficiência e produtividade?

Mas por onde começar?

Como descobrir o que precisa ser feito para produzir mas, com menos recursos e esforços, sem deixar de entregar a qualidade que seus clientes exigem?

Para que uma empresa atinja o sucesso, primeiro deve-se garantir que ela tenha eficácia para depois assegurar acerca de sua eficiência. Este é o objetivo de um mapeamento de processos BPM:

Implementar efetividade em planos gerais complexos.

Mas para entendermos com profundidade o que é um mapeamento de processos BPM é de fundamental importância conhecermos a definição de processo.

Você sabe o que é um processo?

Confira este definição de processo:

Um processo é uma sequência de tarefas, ou atividades, que ao serem executadas transformam insumos em algo (resultado) com valor agregado.

A execução de um processo de negócio consome recursos materiais e também humanos para agregar valor ao seu resultado final. Insumos são matérias-primas, produtos ou serviços vindos de fornecedores internos ou externos que alimentam o processo.

Os resultados dos processos são produtos ou serviços que vão ao encontro das necessidades de clientes internos ou externos. E precisam fazer isso de forma adequada, atendendo às espectativas desses clientes.

Um mapeamento de processos BPM tem como objetivo determinar a forma como os insumos recebidos são tratados e transformados, para promover este processo com total efetividade, (eficiência + eficácia).

Para fazer um mapeamento de processos BPM todos os detalhes de todos os processos devem ser analisados para que depois seja montado um mapa, demonstrando o fluxo operacional e a interrelação entre as diferentes área e processos.

O mapeamento dos processos BPM possibilita e facilita a construção de sistemas de medições e indicadores de desempenho, avaliando em tempo real a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção, produtividade, riscos, etc., tornando mais fácil o seu gerenciamento.

Através deste mapeamento é possível calcular os custos totais do processo, o tempo de execução, os responsáveis, o pessoal alocado, o tempo de dedicação de cada recurso e o estabelecimento de melhorias ou otimizações.

Mas você sabe mesmo o que é mapeamento de processos? Vamos entender isso, primeiro?

Veja também: Entenda a importância do mapeamento de processos de RH e como realizá-lo passo a passo

O que é mapeamento de processos, afinal?

Mapa, você sabe o que é, não? Ele mostra o caminho, como chagar do ponto A ao ponto B.

De forma semelhante, o mapeamento de processos proporciona uma visão de tudo que precisa ser feito para que eles seja realizado. Os colaboradores e departamentos participantes, o início e o fim do processo, as tomadas de decisão necessárias, o fluxo das tarefas, os documentos consultados, insumos necessários e outros elementos.

No entanto, é importante entender que o mapeamento de processos comporta duas fases, como você verá em mais detalhes adiante. Na fase AS IS, mapeia-se o processo com ele é hoje. Na fase TO BE, é criado o mapa do processo ideal, que se deseja alcançar.

Você verá como fazer isso daqui a pouco.

Agora, confira esta definição do que é mapeamento de processos, segundo o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – ABPMP BPM CBOK V3.0.

Mapeamento de processos implica maior precisão do que uma diagramação e tenderá a agregar maior detalhe acerca não somente do processo, mas também de alguns dos relacionamentos mais importantes com outros elementos, tais como atores, eventos e resultados. Mapas de processo tipicamente fornecem uma visão abrangente dos principais componentes do processo, mas variam de níveis mais altos para mais baixos de detalhamento.

Agora que você já entendeu melhor o que é mapeamento de processos BPM, que tal entender o objetivo do mapeamento de processos?

Antes disso, confira um exemplo de mapeamento de processos. Veja este diagrama de um processo mapeado, criado com o software de BPM HEFLO:

Leia mais: Vantagens e exemplos de mapeamento de processos nas empresas

Objetivo do mapeamento de processos BPM

Mas, afinal, qual o objetivo do mapeamento de processos?

Inicialmente, na fase AS IS, ele serve como guia para que todos os envolvidos entendam como ele é feito atualmente.

Para isso, usa-se a notação BPMN, preferencialmente. Ela é uma forma normatizada internacionalmente, assim, todos sabem exatamente o que está sendo representado no mapa de processos

Da mesma forma, ao se fazer o mapeamento TO BE, a equipe toda sabe o que está sendo proposto. Assim, além de terem uma visão clara, podem fazer sugestões e adendos, todos “falando a mesma língua”.

Por fim, com o mapeamento definido, ele será a base para treinamentos, criação de manuais, da documentação e, é claro, da otimização do processo.

Saiba mais: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos

Com o HEFLO, você descobre como mapear processos de forma rápida e intuitiva, confira este vídeo de nosso canal no YouTube, o Somos HEFLO:

Veja também outras etapas do mapeamento de processos: Como mapear processos passo a passo em 11 etapas simples

Confira este infográfico que mostra para que serve o mapeamento de processos e seus principais benefícios:

Fases do mapeamento de processos BPM

Para que você entende melhor como mapear processos, descrevemos a seguir um modelo de mapeamento de processos BPM.

Acompanhe cada uma das fases do mapeamento de processos e entenda a importância de seguir essa ordem lógica para atingir os melhores resultados.

Fase 1 – Definir equipes que possam apresentar a rotina

Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que realizam o processo no dia a dia. Recomenda-se também a participação de pessoas do processo fornecedor e do processo cliente.

Assim, reúna uma equipe multidisciplinar que tenha integrantes como estes:

• Clientes do processo: pessoas ou áreas que receberão as saídas do processo
• Fornecedores do processo: colaboradores ou áreas que tem o processo como clientes
• Os colaboradores que efetivamente pµoe a mão an massa e fazem o processo acontecer
• Analista de processos de negócios: os técnicos que entendem o BPM à fundo
• Consultores de processos: colaboradores sênior e que tem ampla experiência na análise de processos de negócios
• Os gestores desse processo
• Os gestores que serão clientes do processo

Entre outros que parecerem relevantes e possam trazer contribuições para o processo.

Fase 2 – Identificar processos

Obter amplo conhecimento acerca da organização levantando as seguintes informações:

• Estrutura organizacional, as atribuições de cada área e os principais gestores.
• Estratégia de crescimento de cada setor.
• Principais processos de negócio.
• Principais indicadores de desempenho.
• Sistemas de informações utilizados na organização.
• Prioridades estratégicas de implantação de processos.
• Estratégias de terceirização de processos.

Isso quer dizer que antes de mapear os processos, é preciso alinhar seus objetivos com os objetivos estratégicos organizacionais.

Afinal, os processos estão inseridos dentro do contexto da empresa. Não são peças isoladas. Portanto, simplesmente mapeá-los sem entender como entregam valor ao processo seguinte e, consequentemente, ao cliente final, não trará os resultados desejados.

Confira em nosso blog: Os 5 tipos de mapeamento de processos mais usados e a solução definitiva

Fase 3 – Identificar processos atuais

Falamos anteriormente da importância do mapeamento do processo AS IS, isto é, como este é hoje.

Levantar dados sobre as políticas que regem os processos, as tarefas executadas, tempos gastos nas atividades, quantidade de pessoas envolvidas em cada atividade, quem são os fornecedores e respectivos clientes internos e quais as suas interações.

Nesta fase não é obrigatória a diagramação dos fluxos, um simples texto em português estruturado é suficiente para formalizar a fase. Veja como funciona a matriz SIPOC lendo o artigo Matriz SIPOC: conheça esta metodologia de modelagem de processo.

Vale a pena ler: Mapeamento de Processos: fluxogramas e seus segredos

Fase 4 – Analisar processo atual e propor melhorias

Análise crítica dos processos para detectar as causas dos problemas e as oportunidades de melhoria no processo. Fontes de problemas e oportunidades:

• Método de trabalho.
• Pessoas.
• Máquinas e equipamentos.
• Matéria prima.
• Ambiente físico.

Ferramentas disponíveis:

• Brainstorming.
• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa – Efeito.

Você sabe como usar a ferramenta diagrama de Ishikawa? Então, acompanhe este vídeo:

Saiba mais: O que é diagrama de causa e efeito

Fase 5 – Mapear fluxos To Be

Desenvolver alternativas de solução para os problemas do processo. Avaliar cada alternativa em função dos seus impactos sobre:

• Custo-benefício.
• Prazo de implantação.
• Quadro de pessoa.
• Outros.

Também nesta fase:

• Decidir pela melhor alternativa de melhoria.
• Diagramar a nova versão do processo.

Como dissemos, é nessa hora que se detectarão as oportunidades de melhoria e se poderá otimizar os processos para evitar erros, atrasos, gargalos e desperdícios, entre outros problemas.

Já pensou em usar? Consultoria em mapeamento de processos: aprove online

Fase 6 – Priorizar e Automatizar

Identificar os processos prioritários para implantação e automatização. Automatização de processos de negócios, ao contrário do que muitos pensam, não se trata apenas de substituir tarefas manuais por automatizadas, através de softwares, por exemplo.

Um dos mais importantes papéis da automatização é dar acesso aos gestores e outros colaboradores aos dados de performance do processo, os chamados KPIs, ou indicadores-chave de performance.

Com eles analisados em tempo real, a tomada de decisão é muito mais precisa e ágil. Além disso, é possível corrigir os rumos, sempre que se perceber que as metas não estão sendo atingidas.

Para priorizar e automatizar, é preciso:

Definir estratégia de automatização:

• Que fluxos serão automatizados no ERP?
• Que fluxos demandam o uso de um sistema de apoio/controle?

Ainda nesta fase:

• Adquirir software e hardware.
• Definir controles para geração de evidências.
• Divulgar e treinar pessoas.
• Implantação efetiva e suporte assistido.

Veja neste vídeo como fazer a automatização de um processo de negócio mapeado na ferramenta HEFLO BPM. Crie sua conta grátis neste aplicativo para modelar, documentar e mapear processos!

 

Esta ferramenta também pode ajudar você: Matriz SIPOC: conheça esta metodologia de modelagem de processos

Fase 7 – Monitorar, melhorar e expandir automatização

Realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria. Afinal, se você tem acesso aos dados em tempo real, deve usá-los da melhor forma.

Assim, diga este passo a passo:

• Criar processos para registro e tratamento de mudanças em processos.
• Estabelecer um comitê de mudanças de processos.
• Manter controle de versão de processos.
• Identificar novos processos para automatização e repetir o passo anterior.

O mapeamento de processos BPM é uma parte importante da otimização e automatização de processos.

Quer saber mais sobre isso? Então confira este infográfico criado pela equipe do HEFLO:

Contar com um mapa de processo BPM é uma forma clara e transparente de passar todas as informações sobre ele para quem precisa em sua empresa.

Usar um software de mapeamento de processos de negócios BPM é uma maneira prática e ágil de atingir esse objetivo com facilidade.

Veja este case em que o mapeamento de processos organizacionais trouxe vantagens efetivas para uma empresa da áreas de publicações editoriais: Case de sucesso: veja os benefícios do uso do mapeamento de processos em editora