Confira 4 ferramentas e 3 dicas de um especialista de Harvard sobre o processo de tomada de decisão

Tomar decisões não é fácil. Todo mundo já passou por isso e sabe como pode ser angustiante.

Afinal, uma decisão errada pode ter consequências em longo prazo para seu negócio.

Tanto isso é verdade que alguns estudos indicam que tomar decisões “suga” energias do cérebro e é extremamente cansativo. Mesmo pequenas decisões simples . Por isso, é fundamental “economizar” as tomadas de decisão ao longo de seu dia.

Alguns famosos, como Obama e Mark Zuckerberg, levam isso tão a sério que não perdem tempo tomando decisões banais, como escolher as roupas pela manhã. Eles tem 5 conjuntos de roupas bem parecidas e simplesmente vestem praticamente as mesmas combinações todos os dias.

Talvez você ache isso um exagero – e pode ser mesmo -, mas sempre vale a pena contar com algumas dicas para tomada de decisões.

Por isso, neste post, separamos quatro ferramentas e acrescentamos mais três conselhos que vão te ajudar no processo de tomada de decisão.

Não perca tempo pensando duas vezes: tome a decisão certa e leia este artigo!

Processo de tomada de decisão: 4 ferramentas e 3 dicas de Harvard

O processo de tomada de decisão nas organizações pode ser bastante complexo. Os chamados trade-offs, quando é preciso escolher entre duas alternativas em que as vantagens são excludentes (por exemplo: baixo custo x qualidade) são as mais estressantes.

Para se sentir mais à vontade ao fazer tomadas de decisões, dê uma olhada nas ferramentas e dicas que selecionamos e torne mais produtivo e agradável seu “decision making process”:

Decision management: 4 ferramentas que vão te ajudar muito

1- Indicadores de desempenho

Com certeza uma das mais importantes ferramenta para a tomada de decisões em negócios É praticamente impossível encontrar uma empresa em uma boa situação no mercado que não use indicadores de desempenho para avaliar seus processos e tomar decisões de melhoria e ajuste.

Indicadores de desempenho são métricas ou medidas usada para avaliar de forma simples e rápida o andamento de processos.

Por exemplo: pode-se avaliar a qualidade final gerada por uma linha de produção de peças usando-se um indicador de qualidade que mede a porcentagem de peças entregues sem defeito.

Existem diversos indicadores de desempenho bastante usados, como índice de lucratividade, churn rate, taxa de conversão de vendas e muitos outros.

Ao comparar a medição apontada pelo indicador de desempenho com as metas estabelecidas em seus planos estratégicos e táticos, o administrador pode tomar decisões sobre manter o processo como está ou iniciar um trabalho de melhoria.

Uma das maneiras mais eficiente de ter acesso a indicadores de desempenho em tempo real é automatizando seus processos com ajuda de softwares BPM.

Este vídeo pode ajudar você a criar indicadores de desempenho:

Veja mais sobre indicadores e como podem ajudar em seu processo de tomada de decisão aqui: KPI: saiba o que são indicadores de desempenho empresarial e conheça os principais tipos

2- Matriz de tomada de decisão

Nem sempre a tomada de decisões se refere a processos.

Muitas outras decisões são tomadas em um negócio, como qual colaborador promover, que máquina comprar, que tipo de propaganda usar, mudar ou não suas instalações de lugar e tantas outras.

Nesses casos,  existe um processo de tomada de decisão que ajuda a escolher uma entre diversas soluções possíveis para um problema: a matriz de tomada de decisão.

A matriz de tomada de decisão envolve elencar as alternativas de solução aventadas para o problema, selecionar alguns critérios para avaliação dos resultados e dar notas para cada um deles.

Veja como fazer isso com um exemplo:

Matriz de tomada de decisão: que máquina comprar?

Imagine que você é o gerente de produção de uma empresa e selecionou 4 máquinas diferentes para produzir determinadas peças.

Na dúvida de qual escolher, você definiu 4 critérios:

• Preço
• Tempo de instalação
• Produtividade
• Custo de manutenção

Esses são apenas exemplos. Para cada tomada de decisão, critérios específicos devem ser escolhidos.

Depois de definir os critérios, você coloca cada uma das máquinas em uma planilha e dá notas comparativas para cada um dos itens de avaliação.

• Preço: quanto maior o preço, menor a nota
• Tempo de instalação: quanto mais tempo, menor a nota
• Produtividade: quanto mais produtiva, maior a nota
• Custo de manutenção: quanto maior o custo, menor a nota

Se quiser, pode até definir pesos maiores para determinados critérios que achar mais relevantes. Nesse caso, as notas serão multiplicadas por um fator.

Depois disso, somam-se todas as notas em cada linha e verifica-se a máquina que obteve a maior pontuação. Essa será a escolhida.

Veja a ilustração:

3- Matriz de Eisenhower

Com tantas decisões para tomar em seu dia a dia, uma maneira de fazer um bom decision management é determinar quais atividades fazer imediatamente, quais podem ser postergadas, quais devem ser delegadas e quais você não deveria se preocupar mais.

Para isso, o presidente americano Eisenhower costumava usar uma frase:

Para usar a matriz de Eisenhower, classifique suas atividades quanto a importância e urgência e tome as seguinte decisões:

• Importante e Urgente: faça você mesmo, agora!
• Importante, mas NÃO urgente: agende um dia para você fazer.
• NÃO importante, mas é urgente: delegue a alguém de confiança.
• Nem importante, nem urgente: esqueça dessa tarefa.

Veja esta imagem que ilustra a matriz de Eisenhower:

4- Análise de Pareto

Uma das mais antigas ferramentas para tomada de decisão, a análise de Pareto se baseia na teoria lançada pelo economista italiano Vilfredo Pareto de que 20% causas geram 80% das consequências.

Essa análise é muito usada quando se tem uma grande quantidade de possíveis ações a tomar e se quer escolher as mais efetivas.

Por exemplo: uma empresa tem uma grande quantidade de clientes, mas sua força de atendimento e vendas não dá conta de todos e nem é possível contratar mais funcionários.

Pode-se fazer um estudo de cada cliente para se descobrir aqueles que dão mais lucro para a empresa e focar os esforços neles.

Segundo Pareto, ao fazer essa análise de seus dados, a empresa vai perceber que 20% dos seus clientes merecem uma atenção especial, porque geram 80% do lucro.

E mais: pode descobrir também que 20% dos clientes são responsáveis por 80% dos cancelamentos de pedidos, por exemplo.

Assim, o pessoal de marketing e vendas pode tomar decisões sobre que clientes manter e quais talvez seja melhor descartar.

Essa regra vale para diversas outras tomadas de decisões, como produtos mais rentáveis, unidades mais lucrativas, equipamentos que exigem mais manutenção etc.

Quer se aprofundar mais nesse assunto?

Confira esta postagem de nosso blog: 12 Exemplos da lei de Pareto 80 20

Confira este infográfico que ilustra mais detalhes sobre a Lei de Pareto:

3 dicas de decision making process de um artigo de Harvard

Agora que você já conheceu algumas técnicas de tomada de decisão, é hora de conhecer algumas dicas práticas para usar em seu dia a dia.

Para isso, selecionamos um artigo da Harvard Business Review intitulado “3 ways to improve your decision making”, ou, em português: “3 maneiras de melhorar sua tomada de decisão”.

Segundo o artigo, quando tomamos decisões, precisamos levar em conta como nossas escolhas influenciarão os resultados e o quanto desejamos que este ou aquele resultado ocorra.

Nesse sentido, o processo de tomada de decisão requer dois fatores importantes:

• Previsão
• Julgamento

Mas como se sair bem nessas duas tarefas?

Aqui vão 3 dicas:

1- Tenha menos certezas

Segundo o prêmio Nobel de psicologia Daniel Kahneman a autoconfiança exagerada é o grande preconceito que ele eliminaria se tivesse uma varinha mágica.

É incrível com ela pode prejudicar a tomada de decisão, principalmente de quem se considera expert em algum assunto.

A verdade é que pessoas com excesso de autoconfiança acabam tomando decisões sem pensar o suficiente no assunto.

Se você tem certeza que a decisão A é a melhor, trate de olhar o outro ângulo e analisar com mais cuidado as alternativas B e C.

Portanto, revise suas certezas: elas odem estra te fazendo tomar decisões erradas e perdendo a oportunidade de obter resultados muito melhores, que você sequer aventou a possibilidade.

2- Pergunta-se: “Quantas vezes isso normalmente ocorre?”

Pode parecer óbvio, mas a maioria das pessoas não se faz essa pergunta ao aventar uma decisão e o resultado esperado.

Quantas vezes já fizeram isso e deu certo, você sabe?

Um estudo de fontes secundárias de pesquisa na internet pode revelar muito sobre aquilo que você precisa decidir.

Portanto, ao analisar as previsões de resultado para fazer a melhor escolha, não deixe de se valer de “visões externas”.

Existe muito material à sua disposição que pode ajudar a fazer previsões mais corretas e, consequentemente, tomar melhores decisões.

3- Use a probabilidade

A probabilidade é um ramo da matemática amplamente empregado para se fazer boas previsões. E, como dissemos, quanto melhores as previsões, melhores as escolhas feitas na hora de tomar decisões.

Não estamos falando de fazer complexos estudos probabilísticos toda vez que for tomar uma decisão, mas de ter noções básicas sobre o tema que poderão te ajudar bastante.

Estudos têm mostrado que mesmo conhecimentos limitados em probabilidade trazem uma importante melhora na tomada de decisão nas empresas. Que tal dedicar meia hora por dia a essa matéria?

Conclusão: o processo de tomada de decisão requer prática e algumas ferramentas

Você viu 4 ferramentas de tomada de decisão que podem ser bastante úteis durante esse processo:

1. Indicadores de desempenho
2. Matriz de tomada de decisão
3. Matriz de Eisenhower
4. Análise de Pareto

Além dessa e outras ferramentas, viu que pode seguir 3 dicas importantes, para melhorar seu processo de tomada de decisão:

1. Tenha menos certezas
2. Pergunte: isso acontece frequentemente?
3. Use a probabilidade

Você toma muita decisões em seu dia a dia?

Usa alguma ferramenta para isso? Tem alguma dica para compartilhar com agente?

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