Qual o software de documentação de processos de negócios ideal?

Quando se fala em documentação de processos, muitos ainda acham que esta é uma providência burocrática e cansativa, que só serve para acumular papel.

Realmente, se sua empresa ainda usa o papel para fazer a documentação de processos, está na hora de adotar um software de modelagem de processos de negócios que já gera a documentação automaticamente.

Na verdade, toda empresa precisa de um software de documentação de processos de negócios que gere relatórios destinados a manter o conhecimento resguardado, auxiliar em treinamentos e na padronização de processos, entre outras vantagens.

Na sua organização os processos são documentados e mantidos atualizados?

 

Separamos 7 tópicos que você deve verificar antes de escolher seu software de documentação de processos de negócios.

 

7 perguntas que um software de documentação de processos de negócios precisa responder

1- Usa a notação BPMN 2.0?

Documentar processos com uma ferramenta que usa uma notação antiga e não aceita internacionalmente não faz muito sentido. Este é o primeiro critério de seleção e você não pode prescindir disto.

O BPMN 2.0 tem que estar presente neste software, facilitando a comunicação com novos integrantes da empresa, fornecedores, consultores e parceiros de negócios.

2- Permite acesso remoto?

Principalmente para consultores, poder acessar sua ferramenta BPM de onde estiver e fazer as alterações que precisa em seus fluxos instantaneamente, vai lhe dar uma agilidade e uma capacidade de adaptação às necessidades de seu cliente muito maior.

Desta forma, você poderá modelar até mesmo na empresa em que está prestando serviços, sem a necessidade de voltar ao seu escritório.

E o mesmo vale para profissionais de modelagem e analistas de processos que trabalham internamente em uma empresa, podendo contar com a facilidade de transitar por diversos departamentos e fazer as correções que precisam em seus fluxos de processos “in loco”.

3- Está baseada na nuvem?

Modelagem BPMN na nuvemImagine poder contar com todos os seus mapas e fluxos de processos arquivados na nuvem.

Seu acesso remoto não se restringirá a editar e modelar, mas você também poderá consultar projetos anteriores para usar de modelo, ganhando tempo e empregando processos que já foram usados com sucesso em outras ocasiões.

Porém, fique atento!

Verifique como funciona a infraestrutura do provedor do serviço. Veja como funciona a infraestrutura de nuvem do HEFLO no Amazon AWS.

Além dos benefícios de mobilidade e segurança, a nuvem pode proporcionar a solução de documentação de processos de negócio sensível redução de custo. Veja o gráfico comparativo entre a solução em nuvem (software as a service) e o modelo instalado tradicional (on-premise):

TCO On-premises versus Cloud

4- Proporciona trabalho colaborativo?

Como você pode perceber, um software de documentação de processos de negócios com estas características vai facilitar em muito o trabalho colaborativo na empresa e o gerenciamento de equipes.

Analistas e consultores de diversas áreas, assim como o pessoal do escritório de processos BPM, e integrantes de outros níveis hierárquicos, como o dono do processo, por exemplo, poderão ter acesso aos fluxos e às documentações, estimulando a geração de ideias e a inovação, além de facilitar o alinhamento da equipe e a aprovação dos projetos.

Veja como uma pessoa pode enviar uma sugestão de melhoria em processo usando o HEFLO:

Enviar sugestões de melhorias em processos

5- É possível modelar e documentar processos na mesma ferramenta?

Se é preciso usar um software para documentar os processos de negócios e outro para modelar os mesmos processos, trata-se de um retrabalho que deveria ser evitado.

O ideal é que as duas atividades estejam integradas na mesma ferramenta, economizando tempo e evitando erros de transcrição de dados.

6- A interface é ágil, intuitiva, ergonômica e fácil de operar?

Softwares “carrancudos”, difíceis de operar e com menus e comandos que são verdadeiros enigmas não são os melhores para se trabalhar.

O ideal é dispor de um software de documentação de processos que seja claro, com uma interface limpa e que dê verdadeiro prazer em trabalhar, com muito mais rapidez e assertividade. Veja como é o design do HEFLO:

Editor BPMN 2.0 do HEFLO BPM

Imagine que essa ferramenta de modelagem BPMN online ainda te dê dicas enquanto você modela, ensinado como definir e nomear os elementos, por exemplo.

7- Os relatórios gerados são claros e elegantes

Se seu objetivo é produzir a documentação de seus processos de negócios, é fundamental que os relatórios gerados sejam completos, agradáveis de se ler e esteticamente atraentes.

Nada pior que ter que ler documentos mal diagramados, sem hierarquia de informações perceptível facilmente, nem índices e legendas claras.

Veja um exemplo de documentação de processo em PDF:

Documentação de processos de negócio no HEFLO BPM

Documentação de Processos de Negócio BPMN

Documentação de Processos de Negócio BPM

Você conhece o HEFLO? Confira no vídeo abaixo:

Geração da Documentação de Processos de Negócio BPM

Você conhece outro recurso importante para um software de documentação de processo de negócio?

Mobilidade. Diagrama de Cadeia de Valor. EPC. Que outro recurso ou notação você gostaria de encontrar em um software de documentação?

Deixe um comentário e compartilhe o seu conhecimento. Se você é um usuário HEFLO envie-nos uma sugestão.

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