Existe alguma coisa que deixa o dono de um pequeno negócio mais nervoso e decepcionada com sua equipe e sua capacidade de trabalho do que desperdícios, atrasos e erros de comunicação que levam à insatisfação do cliente?
O mais irônico de tudo isso é que a solução para este tipo de situação pode estar ao alcance da maioria dos pequenos empreendedores, basta fazer uso de práticas de BPM para pequenas empresas.
Se você está achando esse palavreado estranho, BPM significa Business Process Management, isto é, Gerenciamento de Processos de Negócios, e visa exatamente isso:
Tornar um negócio mais eficiente, eliminando desperdícios, atrasos e gargalos, facilitando a comunicação e ainda fornecendo dados claros para o controle e a tomada de decisão, por meio da organização das tarefas de seu negócio em uma ordem adequada (um processo otimizado), com o objetivo de entregar ao seu cliente exatamente o produto ou serviço que ele deseja.
Ufa! Meio comprida essa definição de BPM para pequenas empresas (e grandes e médias também).
Vamos ver, neste artigo, como implementar o BPM em uma pequena empresa e todos as vantagens que podem advir disso!
Veja mais: A gestão por processos é possível para micro e pequenas empresas?
Adotando o BPM para pequenas empresas
Quando um empreendedor inicia um negócio, normalmente ele faz um planejamento de modelo de negócio, define tudo que precisa comprar, funcionários que vai contratar e treinar, seu público-alvo, onde vai se instalar, fornecedores e muito mais.
Mas, raramente, ele define adequadamente seus processos, isto é: a ordem e a maneira de realizar cada tarefa necessária para entregar o melhor serviço ou produto aos seus clientes.
E é exatamente isso que o BPM para pequenas empresas pode fazer para seu negócio nunca mais desperdiçar recursos, atrasar entregas ou criar confusões por causa de uma comunicação ineficiente.
Veja o exemplo de sucesso da rede de restaurantes Outback:
Cada passo de um garçon, cada palavra que ele diz, cada procedimento de troca de uma bebida que veio quente ou a maneira de servir os pratos para um grupo de adolescente festejando um aniversário, ou para um executivo comemorando o fechamento de um negócio com a equipe, é estudado e detalhado em manuais e treinamentos.
O objetivo? Além de um atendimento perfeito, colocar o posicionamento do Outback na mente dos clientes como o lugar ideal para comemorar qualquer coisa especial, ou passar uns momentos divertidos com os amigos e a família, em um ambiente bonito, cheio de experiências agradáveis e ótima comida.
É claro que talvez seu pequeno negócio não possa chegar a este grau de sofisticação imediatamente. Mas, com certeza, muitas grandes empresas começaram pequenas, e isso não significa que não possam usar o BPM para ter processos melhores, mais eficientes e encantar seus clientes!
Isso é possível, sim! Veja como:
Veja também: Software de gestão para pequenas empresas – quais são as áreas onde devo investir?
Use um software de BPM para pequenas empresas
Não se preocupe, é possível encontrar excelentes ferramentas de BPM para pequenas empresas e, o melhor de tudo: intuitivas e capazes de serem entendidas por leigos, com algum esforço e estudo, veja o que diz este usuário:
“HEFLO me permitiu aprender sobre gestão de processos de uma maneira geral, por meio de uma plataforma gratuita e moderna. Com mente aberta à inovação e feedback dos clientes, a equipe atende às demandas e apresenta novidades constantes. Excelente ferramenta online.” Andre Antivilo
Encontre gargalos
Esse tipo de software ajuda você a encontrar gargalos, aquelas fases dos seus processos em que eles se “estreitam”, onde, se uma tarefa não for concluída, ela travará todo o processo.
Por exemplo: o forno de sua pizzaria está com algum problema e, por isso, aquecendo pouco. As pizzas demoram a ficar prontas e todos os clientes estão reclamando de atrasos. Ao perceber que este é o gargalo de sua empresa, antes de acontecer, talvez você tivesse comprado dois fornos menores, em vez de um grande, para poder manobrar melhor no caso desse tipo de problema.
Leia também Análise de gargalos em processos: responda 5 perguntas
Eliminado desperdícios e atrasos
Ao organizar suas tarefas de forma lógica e cronológica, com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, você perceberá mais claramente onde podem ocorrer os desperdícios e atrasos, podendo tomar as providências necessárias para se prevenir.
Por exemplo: em um posto de combustíveis, o dono nota, ao organizar seus processos em um fluxograma e fazer alguns cálculos, que vende menos litros de combustível do que compra. Sabendo que não há desvios, ele estuda seu fluxograma e percebe que o ponto onde esta perda pode estar ocorrendo é na transferência do combustível do caminhão para seus tanques de estocagem.
Essa tarefa passa a ser feita com mais cuidado, economizando um bom dinheiro para ele.
Padronize a comunicação e o controle de informações.
Quando e de que maneira seus funcionários devem enviar mensagens, fazer relatórios e arquivar documentos?
Se tudo isso for padronizado, e até automatizado com a ferramenta BPM ou com ajuda de outros softwares, como planilhas compartilhas em drives, apps de gestão de equipes e integrações entre eles, tudo vai ficar bem mais fácil e ágil!
Por exemplo: o dono de uma revenda de automóveis começa a organizar seus processos e nota que toda vez que é preciso aprovar um financiamento de um automóvel em um banco, muitos documentos, dados e informações demoram a ser localizados, às vezes, levando o cliente a desistir da compra.
Com ajuda do BPM para pequenas empresas ele define exatamente quais informações devem ser coletadas, quais documentos devem ser digitalizados, em que drives e pasta serão guardados etc., diminuindo muito sua perda de vendas.
Estes são apenas alguns exemplos de como o BPM para pequenas empresas pode ajudar seu negócio, existem muitas outras mais possibilidades.
Entenda um pouco mais sobre este assunto, assistindo a este vídeo:
