Kanban, Agile, Scrum, Lean…
Esse monte de nomes já está criando uma confusão em sua cabeça?
Parece que tem gente competindo em sua empresa para desencavar palavras estranhas, só para te deixar com a impressão de que está desatualizado?
Calma! Pode parar!
Essa mania de usar o domínio das metodologias ágeis, em alguns casos, está tão exagerada que até um dos autores do manifesto ágil chegou a se pronunciar sobre isso.
Confira em nosso blog: Um dos autores do manifesto critica as metodologias Ágil e Scrum
Que tal entender de uma forma simples e didática o que é quais são os tipos de kanban?
Kanban e seus tipos
Atualmente, diversas empresas têm adotado a técnica do kanban para potencializar a eficiência de suas atividades.
As vantagens são inúmeras:
- Fluidez no trabalho;
- Aumento de produtividade;
- Eliminação de gargalos;
- Acompanhamento de desempenho;
- Otimização do tempo;
- Melhor aproveitamento de recursos, etc.
De baixíssimo custo, o kanban mostrou-se ser uma ferramenta adequada para gestão, comunicação e divulgação de informações dentro das empresas.
Ele permite que as atividades sejam executadas dentro do prazo estipulado, por meio de controles visuais e intuitivos.
Mas você sabe o que é kanban? E mais: você sabe quais são os tipos de kanban? Venha descobrir!
O que é kanban?
O kanban é uma técnica japonesa de gestão visual utilizada para registrar ações e tarefas. O método foi inventado pela Toyota na década de 1960 e incorporado a práticas de gerenciamento de estoque e controle de fluxo de peças, inicialmente.
Veja um exemplo de Kanban abaixo:
Os principais objetivos do kanban são:
- Promover a produtividade e uma produção mais eficiente;
- Otimizar os processos de movimentação, produção, execução de tarefas e entrega de demandas.
O kanban baseia-se em referências visuais, geralmente cartões coloridos (post-it são muito populares). Tais cartões são colocados em murais, descrevendo as atividades que precisam ser feitas (to do), as que estão sendo feitas (doing) e as já concluídas (done).
O kanban funciona como um sistema de controle que auxilia na organização de tarefas dentro de um processo. Dessa forma, as atividades são realizadas e entregues de forma semelhante àquela observada nas linhas de produção.
Conheça agora os tipos de kanban e veja como eles podem melhorar a produtividade do seu negócio.
Veja também: 6 sugestões de melhores práticas para aprimorar o método Kanban
Quais são os tipos de kanban?
Kanban de produção
Nessa modalidade, os murais geralmente são divididos em três seções: para fazer (to do), fazendo (doing) e feitas (done). Dependendo do grau de complexidade do processo em questão, outras seções podem ser acrescentadas ao mural.
Cada cartão deverá conter informações mínimas sobre cada tarefa que será desempenhada:
- O que precisa ser feito;
- O prazo para concluir;
- O responsável por executar a atividade.
As diferentes cores podem servir para indicar o andamento da atividade ou o setor responsável, por exemplo.
A partir do momento em que as tarefas começam a ser realizadas, os cartões são deslocados para a etapa seguinte até que tudo esteja finalizado.
Dessa forma, a coluna que está com uma vaga em aberto alerta que pode receber uma nova tarefa, “puxando” a linha de produção. Isso permite ter mais controle sobre determinado processo, do começo ao fim.
Kanban de movimentação
Imagine que a Toyota, idealizadora do kanban, estivesse produzindo um lote de 100 carros. Porém, os processos de produção só avançam a cada 10 automóveis.
Suponhamos que há três etapas de produção de um carro: montagem, pintura e acabamento.
Somente quando a 10ª unidade concluir a primeira etapa, um adesivo acoplado a ela autorizará a liberação de outras 10 unidades. Todos os setores posteriores da linha de produção deverão proceder dessa forma.
Assim, a produção será diretamente proporcional ao ritmo de consumo e ao giro das mercadorias. Quanto maior o consumo e o giro, maior será a produção.
Esse pode parecer um método lento, mas na verdade ele é bastante eficiente.
Isso porque os recursos humanos e financeiros são utilizados de maneira responsável e sustentável.
E-kanban
Com o constante avanço da tecnologia, não demorou muito para que esse método gestão visual fosse adaptado para versões eletrônicas.
Para muitas pessoas, o e-kanban não é considerado como um dos tipos de kanban, sendo apenas uma conversão da técnica japonesa para o ambiente digital.
Seja como for, o e-kanban garante mais agilidade e eficiência aos processos de comunicação interna das organizações.
Ele pode se feito em um simples software de planilhas eletrônicas ou em programas e aplicativos disponíveis para tablets e smartphones e com caráter colaborativo.
Quando usar um software de Kanban?
Soluções de Kanban são excelentes para eliminar o “mato alto”.
Ou seja…
Acabar com aquela montanha de emails que destroem a gestão e a produtividade da equipe.
Mas vale refletir:
Será que todas as suas demandas e problemas cabem em um simples quadro?
Se a resposta for “Sim“, então siga em frente. Existem várias ferramentas no mercado que podem “resolver” o problema:
Mas se a resposta for “Não“, então você precisa partir para o próximo nível.
Ferramentas de Kanban não permitem que você escale a demanda. A falta de regras rígidas permite que as demandas sejam movimentadas sem muito critérios.
Alguns tipos de ferramentas de Kanban até permitem a configuração de restrições, e muitas vezes se dizem “ferramentas de BPM”.
Mas não se iluda:
O conceitos e as ferramentas de BPM são muito mais completos e densos do que um simples Kanban.
Qual sua opinião sobre Kanban?
E se você já usa o kanban em sua empresa, conte para a gente nos comentários como faz isso, se usa um software e quais são os resultados alcançados.
Você gosta? Resolve seus problemas? Tem alguma dificuldade?
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Particularmente, utilizo o Kanban para uma equipe totalmente desorganizada, que gerencia suas atividades e tarefas através de emails e outros meios, O método possibilita identificar minimamente as tarefas que são realizadas e o fluxo que elas percorrem até serem concluídas. Isso me permite conhecer a organização e envolver a equipe num processo de reflexão sobre o próprio trabalho, Cria-se assim na organização um ambiente mais propício para a implementação de um método mais robusto de organização dos processos, como o BPM.
Na prática faço o seguinte processo:
1º - Negocio com a direção da organização a implementação de uma experiência para otimização dos processos, buscando a redução dos custos operacionais e agilidade na resolutividade das tarefas, sem que seja necessário nenhum investimento (#todaorganizaçãobuscaisso), somente acesso as pessoas ;
2º - Solicito aos envolvidos de terminado setor que listem as tarefas que estão em andamento ou para serem realizadas;
3º - Identifico aquelas tarefas que são menos complexas, mas que envolvem ou dependem de parte significativa da equipe;
4º - Com esta lista em mãos cadastro tudo no Trello, numa lógica do Kanban, com as seguintes listas: À fazer, Fazendo e Feito;
5º - Apresento para aqueles que são "delegadores" de tarefas, a maneira como podem ir acompanhando o andamento da tarefa na ferramenta;
6º - Após os delegadores compreenderem o funcionamento, incetivo eles a passarem para outras pessoas da equipe como eles podem trocar informações através da ferramenta, nos quadros correspondente a cada tarefas;
7º - Fico um período, no máximo duas semanas, observando e questionando os envolvidos se a quantidade de emails diminuiu, pois é um bom indicador para avaliar se estão empenhados em utilizar a plataforma;
8º - Chamo uma reunião com os envolvidos para avaliar e discutir sobre a experiência;
9º - Sistematizo os resultados e apresento para a direção da organização.
Vale ressaltar que o Trello é uma ferramenta que oferece um serviço bastante completo gratuitamente e isso ajuda a mitigar restrições por parte das lideranças da organização. Também permite sistematizar de forma dinâmica e envolvente as tarefas e fluxos da organização. Naturalmente a complexidade vai aumentando o que abre espaço para implementação de metodologias e ferramentas muito mais robustas.
É minha contribuição
Osni
Obrigado ao time Heflo pelo conteúdo sobre Kanban.
Não utilizo o Kanban mas apresento bastante interesse em usar .
Corrigir o nome Toyota
"Imagine que a Toyta, idealizadora do kanban, estivesse produzindo um lote de...."
"Imagine que a Toyota, idealizadora do kanban, estivesse produzindo um lote de"
https://www.heflo.com/pt-br/agil/tipos-de-kanban/
Corrigido. Obrigado.