Herramientas de gestión del tiempo: organice su tiempo y mejore su productividad

• ¡Es sólo un cafecito! ¿Me acompaña?
• Calma, sólo estoy disfrutando la foto del sobrino de mi amigo que entró en la universidad…
• ¡Vaya! ¡No puedo concentrarme, parece que llega un correo electrónico por minuto en mi bandeja de entrada!

Estas son frases típicas de personas que no saben utilizar buenas técnicas de gestión del tiempo.

¿Identificó a alguien que se encaja en ese perfil? Suerte que no es usted, ¿no es así?

El tiempo es un recurso precioso. No es algo que podemos “almacenar”, y cuando lo desperdiciamos, no se puede volver al pasado y recuperarlo.

Gestión del tiempo sin secretos

Sentirse sobrecargado o sin tiempo para realizar las tareas del día es una realidad común dentro de las organizaciones. La mayoría de las veces, esto sucede porque muchas personas tienen dificultades para administrar y optimizar el tiempo disponible.

Saber hacer una buena gestión del tiempo contribuye directamente al aumento de la productividad y la eficiencia de la empresa, promoviendo una mejora en los resultados.

Pero antes de todo: ¿usted sabe lo que es la gestión de tiempo? ¡Lo explicaremos a continuación!

¿Qué es la gestión del tiempo?

Gestión del tiempo, o administración del tiempo, significa administrar las horas del día. Es planificar y organizar cuánto tiempo se gastará para realizar determinadas actividades, ya sea en el ámbito profesional o personal.

La administración del tiempo de manera eficiente permite planificar y realizar las tareas diarias dentro de los plazos estipulados. De esta forma, las actividades no se acumulan y se pueden desarrollar con más dedicación.

Existen innumerables técnicas de gestión del tiempo que ayudan a comprender la rutina de trabajo y a desarrollar metodologías capaces de optimizar cada minuto de las 24 horas. Afortunadamente, hoy ya es posible tener la tecnología como aliada en el proceso de gestión del tiempo.

¿Usted conoce buenas herramientas de gestión del tiempo?

Vea estas 7 herramientas de gestión del tiempo

Actualmente, el mercado cuenta con diversas herramientas de gestión del tiempo.

Algunas son minimalistas, como el “Remember the Milk”, otras son más sofisticadas, como los recursos de automatización y plazos de HEFLO, pero todas tienen un único objetivo: ayudar a las personas a organizar mejor todas las actividades del día a día.

Puesto que optimización es la palabra de orden para aquellos que quieren potenciar la productividad y obtener resultados relevantes, seleccionamos las 7 herramientas y técnicas más utilizadas en la gestión del tiempo.

Las cinco primeras son recomendadas para pequeñas demandas o tareas personales, mientras que la sexta es la mejor cuando usted necesita escalar servicios y el tiempo es un recurso precioso.

1- Getting Things Done (GTD)

Desarrollada por: David Allen, es una de las técnicas de gestión del tiempo más simples y objetivas. Con el método GTD, es posible aumentar la productividad y lograr un alto rendimiento profesional.
Para ejecutar la técnica, es necesario seguir cinco pasos:

1. Recopilación: haga una lista con todas las tareas que deben realizarse.
2. Procesamiento: analice la lista de demandas e identifique aquellas que requieran acción o no.
3. Organización: organice las tareas y determine un plazo para concluirlas.
4. Ejecución: realice las tareas previstas. Sin distracciones ni interrupciones.
5. Revisión: revise periódicamente las estrategias de ejecución de las tareas y realice determinados ajustes si es necesario.

Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro se creó en 1980 y tiene como objetivo organizar las tareas en ciclos de tiempo con un intervalo al final de cada ciclo. ¿No parece claro? Es más simple de lo que parece.

Para ejecutar la técnica, es necesario crear una lista con las tareas que se deben realizar. Con un cronómetro a su lado, usted necesita concentrarse en la realización de una de las actividades de la lista durante 25 minutos. Sin interrupción.

Después de ese tiempo, se permite dar una pausa, descansar por cinco minutos, y volver al trabajo enseguida.

Una vez cumplidos los cuatro ciclos de 25 minutos, se le permitirá hacer un intervalo mayor. El autor de esta técnica se basó en la idea de que las pausas frecuentes estimulan la agilidad mental.

2- Wunderlist

Esta es una de las herramientas de gestión de tiempo más simples y rápidas.

La herramienta Wunderlist permite crear listas de tareas y organizar sus tareas en carpetas, además de contar con un sistema de recordatorio que avisa cuando el plazo de conclusión se acerca.

Práctico y de aspecto agradable, Wunderlist funciona en computadora, tablet o celular. El layout clean facilita el manejo de todas las funciones presentes en esta herramienta.

3- Remember the milk

Entre las principales herramientas de gestión de tiempo, Remember the Milk se destaca.

De forma gratuita, crea listas de tareas y se puede sincronizar con su cuenta de correo electrónico y otras plataformas. De esta forma, usted siempre tendrá en sus manos todos sus quehaceres.

Remember the Milk está disponible para iOS y Android y es perfecto para administrar tareas personales.

4- Rescue Time

Es común tener la sensación de que el tiempo está pasando muy rápido y que por eso, no fue posible terminar todas las actividades del día.

Con la aplicación Rescue Time, usted puede hacer el seguimiento en línea de sus tareas. Esta aplicación registra su desarrollo y le dice cuánto de su tiempo se desperdicia con la famigerada procrastinación.

De esta forma, su tiempo se puede administrar de manera eficiente.

5- Todoist

Disponible para varios sistemas operativos, Todoist es una excelente alternativa para quien quiere organizar listas de tareas.

Además de permitir el acceso a los quehaceres desde cualquier lugar, esta aplicación permite compartir las tareas con otros miembros del equipo. También le mantiene informado acerca de los plazos de entrega.

El diseño y bastante intuitivo, haciendo las funcionalidades más comprensibles.

6- Gestión por procesos

Todas las técnicas y herramientas de gestión del tiempo mencionadas antes son excelentes para tareas personales o de negocio con pequeñas demandas.

¿Pero qué hacer cuando el negocio crece?

¿Cómo gestionar el tiempo de equipos o procesos voluminosos?

En el mercado existe un enfoque gerencial llamado BPM (Business Process Management), o simplemente “Gestión por procesos”. En esta técnica, se mapean los principales procesos de una empresa y luego se definen plazos para las tareas o para todo el flujo.

Para permitir la gestión del tiempo, añadimos la configuración de alertas, que servirán de referencia para priorización. Vea ejemplos de disparadores para una tarea de reserva de pasajes aéreos:

Cuando llegue al 50 % del plazo de la tarea, enviar un correo electrónico al responsable.

Cuando alcance el 70 % del plazo de la tarea, añadir un indicador visual en color rojo.

Cuando llegue al 80 % del plazo de la tarea, se encamina automáticamente al coordinador del responsable.

Además de la estandarización, este enfoque permite aque el administrador delegue más tareas.

¿Cómo?

Las responsabilidades se determinan previamente en el flujo del proceso y los disparadores accionan al gestor sólo en situaciones de excepción.

En la siguiente imagen, vea el resultado final en una demanda en la cola de un miembro del equipo.

Vea en detalle cómo funciona el recurso de plazos y alertas de HEFLO.

Conozca también los principales recursos de HEFLO para gestionar procesos de negocio y hacer que su equipo sea más productivo.

Conclusión

Como usted puede ver, la falta de tiempo se confunde a menudo con desorganización.

Ahora que ya conoce algunas de las principales herramientas de gestión del tiempo, ¿qué tal ponerlas en práctica? ¡Organice su tiempo y mejore su productividad!

Y si usted ya se considera una persona organizada, ¡cuéntenos en los comentarios, qué técnicas usted utiliza para manejar el tiempo!

Si todavía tiene dificultad, no hay problema. Registre su problema de gestión del tiempo y vamos a darle algunos consejos adicionales.

Vea también: Una docena de increíbles herramientas tecnológicas en las empresas