La matriz 5W2H es una herramienta de gestión de las más eficientes que existen y curiosamente, una de las más simples y fáciles de aplicar. No es nada más que un plan de acción cualificado y estructurado en etapas prácticas y bien definidas.
En un universo dinámico y altamente competitivo como el mundo empresarial, tanto las actividades como las comunicaciones corporativas tienen que ser rápidas y ágiles, y los errores en la transmisión de cierta información pueden generar numerosas pérdidas.
Y es precisamente para asegurar que no ocurra eso que la matriz 5W2H fue creada, pues esclarece plenamente todas las posibles dudas que puedan surgir en cualquier proceso de negocio implementado en la empresa.
¿Por qué la matriz 5W2H tiene este nombre?
Al principio puede parecer complicado, pero es todo lo contrario. La matriz 5W2H se llama así para simplificar las directrices que intervienen en cada etapa del plan de acción que se propone. Consulte en la tabla a continuación una breve explicación de cada etapa, en el orden en que se deben analizar:
| ¿Qué? | ¿Qué se hará? Acción, etapas, descripción | ||||
| ¿Por qué? | ¿Por qué se hará? Justificación, motivo | ||||
| ¿Dónde? | ¿Dónde se hará? Lugar | ||||
| ¿Cuándo? | ¿Cuándo se hará? Tiempo, fechas, plazos | ||||
| ¿Quién? | ¿Quién lo hará? Responsabilidad de la acción | ||||
| ¿Cómo? | ¿Cómo se hará? Método, proceso | ||||
| ¿Cuánto? | ¿Cuánto costará hacerlo? Costo o gasto que supone | ||||
Como se habrán dado cuenta, cada etapa de la matriz 5W2H se refiere a una cuestión diferente y la respuesta a cada pregunta es el gatillo de la siguiente pregunta. Estupendo, ¿no es así?
En definitiva, es una herramienta de gestión eficaz que, debido a su sencillez, puede ser utilizado por empresas pequeñas, medianas y grandes que deseen registrar en una forma ordenada y sistemática, sus acciones y flujos de trabajo, desde la programación de reuniones a las más complejas implementaciones de proyectos.
Vea cómo utilizar la matriz 5W2H correctamente
Para la aplicación correcta de la matriz 5W2H, antes de comenzar a llenar la planilla, el gerente tiene que indicar las respuestas al problema que quiere resolver a través de una planificación estratégica preparada con anterioridad.
Si es necesario, el gerente puede pedir ayuda a los empleados y colaboradores involucrados directa o indirectamente en su equipo de trabajo o cotidiano profesional, a través de actividades tales como la contribución de ideas, por ejemplo. Pero es necesario tener en cuenta tres temas esenciales:
- El horizonte de las acciones siempre debe ser la causa de los problemas, y no los posibles efectos que hayan causado. Es decir, intente crear soluciones duraderas en vez de paliativos.
- Las soluciones implementadas por medio de la matriz 5W2H deben ser las más objetivas posibles, evitando efectos secundarios que pueden requerir nuevas medidas para suprimirlos.
- Nunca se conforme con la primera buena idea: proponga diversos enfoques para las diferentes situaciones analizadas, lo que aumenta sus opciones y su ámbito de actuación.
¿Usted alguna vez escuchó algo sobre la tecnología BPM? Las herramientas de Business Process Management, como el software HEFLO facilitan en gran medida la aplicación de la matriz 5W2H y ofrecen varias características adicionales que benefician y mejoran los procesos de negocio.
2 Comments. Dejar nuevo
me parece interesante y quiero saver mas de como se utiza.
Gracias