As 3 etapas da análise de processos para Workflow management

Workflow management, ou gestão de processos, é uma atividade que visa analisar, detectar pontos de melhoria, desenhar novos processos e implementá-los em uma organização com o objetivo de torná-los mais produtivos e eficazes.

Dente as etapas do workflow management, uma das mais importantes é a análise dos processos.

Por meio dela é possível entender como os processos estão se desenrolando na empresa neste momento para, em seguida, ser possível estudá-los em busca de pontos de melhoria.

Nesta postagem, você vai conhecer as 3 etapas da análise de processos e os 10 pontos que precisam ser estudados neles.

Saiba mais: Entenda o que é análise de processos de negócios e aplique já em sua empresa

Workflow management e as 3 etapas da análise de processos

Mesmo antes de se iniciar estas 3 etapas de análise, para que se pratique um bom workflow management na empresa, é preciso ter um conhecimento profundo do planejamento estratégico da organização.

Só assim se poderá alinhar adequadamente os objetivos do negócio com a eficiência de seus processos. De posse desse entendimento, inicia-se a primeira etapa da análise de processos.

1- Entrevista dos atores

Não existe maneira mais eficaz de se entender o fluxo de um processo do que entrevistando aquelas que atuam nele ou de alguma forma se relacionam com ele.

Nesta etapa da análise de processos, é preciso identificar:

  • As atividades do processo e sua sequência
  • Seus participantes, as responsabilidades e o nível hierárquico de cada um
  • As informações que são usadas, geradas ou transformadas no processo

2- Análise dos modelos de processo

Para analisar os modelos do processo, é preciso responder a 10 perguntas:

  1. Qual a razão de existir do processo?

    O que ele busca realizar, os sistemas usados, que valor ele agrega ao produto final e qual seu nível de desempenho atual.

  2. Quais as métricas de desempenho usadas?

    Quais os KPIs definidos, em que pontos são medidos e se o processo está dentro dos padrões de desempenho esperados.

  3. Quantas e quais são as interações com os clientes?

    Entender também quem é o cliente, quais suas necessidades e se ele está satisfeito. Verificar se há interações redundantes ou desnecessárias com os clientes.

  4. Quantos e quais são os handoffs?

    Handoffs são momentos do processo em que a informação passa para outro agente. Verificar se algum deles está criando gargalos de informações e se o tempo entre eles está sendo medido.

  5. Quais são as regras do negócio?

    Regras de negócios são procedimentos padronizados que agilizam a tomada de decisão. Verificar se elas são adequadas, se estão causando entraves, quais seus passos e níveis de aprovação. Descobrir com base em que critérios foram criadas e se alguma delas pode ser eliminada sem causar dano ao processo. Leia também O que são regras de negócio e quais as vantagens de aplicá-las em uma empresa

  6. Existem outros gargalos no processo?

    É preciso descobrir o que está sendo restringido no processo (informação, produto ou serviço), que fatores estão levando ao gargalo (de pessoal, de sistemas ou organizacionais) e se o gargalo deriva de um handoff. Leia também Análise de gargalos em processos: responda 5 perguntas

  7. Há variações no processo?

    Determinar onde ocorrem com mais frequência, qual o limite de tolerância e se a automatização de tarefas pode eliminar as variações.

  8. Qual o custo do processo?

    Verificar se este custo é compatível com o mercado e se é possível otimizar o processo para diminuir custos.

  9. Que grau de variação a atividade humana causa no processo?

    Descobrir se essa variação é tolerável e se pode ser eliminada com a automatização de alguma tarefa.

  10. Como é feito o controle do processo?

    Que documentos são usados para o controle do processo e os passos necessários para sua aprovação.

Se você deseja manter um workflow management adequado, é preciso responder todas estas perguntas, da forma mais completa possível, durante esta etapa da análise dos processos.

Em seguida, é necessário documentar o processo.

Antes de ver a próxima etapa, entenda melhor o que são handoffs lendo estes artigos de nosso blog:

3- Documentação do processo

O documento mais importante desta etapa da análise de processos é o diagrama do processo As Is, isto é, o modelo do processo como ocorre atualmente.

Alguns outros documentos anexos podem ser planilhas, checklists, manuais de procedimentos e até declarações dos participantes.

O importante nesta fase da análise dos processos é ter entendido como eles ocorrem e poder contar com formas de compartilhá-los com os demais integrantes da equipe, para se procurar oportunidades de melhoria.

Veja abaixo um exemplo de publicação de processos em um portal com possibilidade de envio de feedback.

Publicação de um processo de negócio no portal do HEFLO BPM

Veja também: 7 recursos que todo software de automatização de fluxo de trabalho deve ter

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