Workflow management system, ou sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, em português, é um software especializado em fazer a gestão do fluxo de tarefas em processos de negócios. Seu objetivo é fazer com que as informações fluam de forma ágil entre os colaboradores e sistemas, sem erros e de forma instantânea. Além disso, é criado um banco de dados de desempenho e indicadores sobre a performance do processo e de seus participantes.
Muitos gestores e empreendedores usam sistemas de gerenciamento de workflow para analisar seus processos, desenhar os fluxogramas, detectar oportunidades de melhoria e desenhar novos processos, otimizados e mais eficientes.
Mas isso não é suficiente!
Para fazer o acompanhamento e o controle dos processos, é fundamental que um sistema de workflow management também permita fazer a automatização dos fluxos de trabalho. Isto é: tornar o fluxo de informações automático e disponibilizar dados para se avaliar sua eficiência e eficácia.
De posse desses dados, o gestor poderá melhorar seu processo de tomada de decisão, avaliar riscos e tomar providências para que os processos se tornem cada vez mais adequados para os objetivos do negócio, criando mais valor aos clientes finais.
Neste post você vai ver como usara, na prática, um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.
A importância da automatização ao usar um sistema de workflow management
O mapeamento de processos é muito importante.
Entender como cada um deles contribui para a percepção de valor de seus clientes é fundamental.
Mas sem a automatização – o passo seguinte que um bom sistema de gerenciamento de workflow pode proporcionar ao seu negócio – não poderá ser realizado.
O mero desenho dos processos não permite isso. E é por esse motivo que se você quiser aproveitar todas as vantagens do sistema de workflow management, deve optar por um sistema de gerenciamento de workflow que já permite automatizar os processos, assim que os novos fluxos de trabalho forem desenhados, sem trocar de interface.
Sistemas baseados na nuvem – chamados de cloud based workflow – são os mais indicados para isso.
Por quê?
Porque podem ser acessados remotamente, muitas vezes até por dispositivos móveis como um smartphone.
Isso proporciona um trabalho em equipe mais efetivo e a participação de todos os envolvidos no processo – de analista à usuários e gestores – no esforço de mapeamento, melhoria e automação de processos.
A seguir, vamos mostrar para você como fazer a automatização dos processos usando um workflow baseado na nuvem. Este software, além de fazer o desenho dos processos, permite usar essa mesma interface para que você, com alguns cliques do mouse, configure as automatizações.
Esse tipo de sistema de workflow management é chamado de Low Code BPM, porque é fácil de usar e intuitivo, seguindo o esquema arrasta e solta.
Assim, mesmo quem não entende de programação consegue fazer a automatização de processos facilmente.
Quer aprender primeiro como desenhar fluxos de trabalho com esse sistema de gerenciamento de workflow?
Confiar este post de nosso blog com um passo a passo ilustrado: Veja como usar um software de gestão de processos BPMN passo a passo
Workflow management system: na prática
HEFLO é um sistema de gerenciamento de workflow bastante ágil e intuitivo. Se você pretende automatizar um processo, isso significa que você vai torná-lo operacional.
Com isso, todos os envolvidos no processo terão uma listagem de atividades e todos os formulários eletrônicos necessários para sua execução.
Veja um passo a passo de como usar esse sistema de workflow baseado no cloud.
1- Busque um processo já modelado
Como dissemos, já mostramos como fazer isso em um posts anterior, assinalado acima.
Portanto, abra um processo que você já desenhou e que está guardado na biblioteca de processos.
Para isso, cadastre-se no site e busque um pronto, se preferir.
Veja um pequeno resumo dos principais passos neste infográfico:
2- Ative o recursos de automatização
Para isso, clique no ícone de “engrenagem” no canto superior direito da tela.
Vai se abrir uma aba de “propriedades”, selecione a chave em “On”
Confirme no botão laranja “OK”.
3- Configurar as responsabilidades
Para isso, serão usadas as piscinas e raias. Elas vão definir quais equipes ou pessoas vão executar determinadas tarefas.
Selecione uma das raias, ela ficará com as bordas azuis. Em seguida clique no sinal de “mais” (+).
Em seguida, use o formulário que aparece na tela para definir o “Ator” e seu “Tipo”. Neste caso, o tipo é escolhido foi “TODOS”. Isso significa que qualquer um poderá atuar nessa raia.
Faça o mesmo para as demais rais do processo, definindo o nome do “Ator” e seu “Tipo”.
Veja no exemplo abaixo como cadastrar e convidar uma pessoa específica, em vez de deixar livre para todos.
Depois de clicar no tipo “Pessoa”, aparecerá um formulário onde você preencherá cargo e e-mail para enviar um convite. Clique em confirmar, no botão laranja.
4- Definir os formulários
Selecione uma atividade, clique no ícone de formulário (do lado superior esquerdo do retângulo da atividade) e arraste-o para o lado da atividade. Em seguida, clique no ícone de “prancheta”.
Aparecerá este editor de formulários:
Clique no ícone de “mais” (+).
Aparecerá uma janela onde você deve clicar em “nova propriedade” para que surjam estes campos para você preencher com as descrições do formulário.
Depois de confirmar, continue editando os demais campos do formulário.
Conforme os campos são criados na janela “criar formulário”, você pode clicar sobre ele e criar atributos adicionais, definindo o que é obrigatório, por exemplo.
5- Validação
Antes de terminar, você pode verificar se suas automatizações foram corretas e vão funcionar direitinho.
Para isso, é só clicar neste ícone de carimbo.
Se estiver tudo ok, você receberá este aviso:
Ficou claro para você como usar um sistema de workflow management?
Pra ver esse paso a passo completo, com mais detalhes e narrado com explicações ainda mais precisas, assista a este vídeo:
Você usa um sistema de gerenciamento de workflow em sua empresa?
Vocês fazem só o desenho dos processos, ou também automatizam?
Já conhecia sistemas BPMS Low Code? Que achou da praticidade do HEFLO?
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