Ferramentas de gestão de tempo: organize-se e melhore sua produtividade

  • É só um cafezinho! Me acompanha?
  • Calma, só tó curtindo a foto do sobrinho do meu amigo que entrou na faculdade….
  • Nossa! Não consigo me concentrar, parece que chega um e-mail por minuto na minha caixa de entrada!

Estas são frases típicas de pessoas que não sabem usar boas técnicas de gestão de tempo.

Identificou alguém que se encaixa nesse perfil? Sorte que não é você, não é mesmo?

Tempo é um recurso precioso. Não é algo que podemos “estocar”, e quando desperdiçamos não dá para voltar no passado e recuperar.

Gestão do tempo sem segredos

Sentir-se sobrecarregado ou sem tempo para realizar as tarefas do dia é uma realidade comum dentro das organizações. Na maioria das vezes, isso acontece porque muitas pessoas possuem dificuldade para gerenciar e otimizar o tempo disponível.

Saber fazer uma boa gestão do tempo contribui diretamente para o aumento de produtividade e eficiência da empresa, promovendo uma melhora nos resultados.

Mas antes de tudo: você sabe o que é gestão de tempo? Vem que a gente te explica!

Veja também: As melhores estratégias para gerenciar o tempo – ele não para

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo significa administrar as horas do dia. É planejar e organizar quanto tempo será gasto para realização de determinadas atividades, seja no âmbito profissional ou pessoal.

A eficaz administração do tempo possibilita planejar e executar as tarefas diárias dentro de prazos estipulados. Dessa forma, as atividades não se acumulam e podem ser desenvolvidas com maior dedicação.

Existem inúmeras técnicas de gestão de tempo que auxiliam a compreender a rotina de trabalho e a desenvolver metodologias capazes de otimizar cada minuto das 24 horas. Felizmente, hoje já é possível ter a tecnologia como aliada no processo de gerenciamento do tempo.

Você conhece boas ferramentas de gestão do tempo?

Confira 7 ferramentas de gestão de tempo

Tempo é dinheiroAtualmente, o mercado conta com diversas ferramentas de gestão de tempo.

Algumas são minimalistas, como o “Remember the Milk”, outras são mais sofisticadas, como os recursos de automatização e prazos do HEFLO, mas todas possuem um único objetivo: auxiliar as pessoas a organizarem melhor todas as atividades do dia a dia.

Como otimização é palavra de ordem para aqueles que querem potencializar a produtividade e obter resultados relevantes, separamos as 7 ferramentas e técnicas mais utilizadas no gerenciamento de tempo.

As cinco primeiras são recomendadas para pequenas demandas ou tarefas pessoais, enquanto a sexta é a melhor quando você precisa escalar serviços e tempo é um recuso precioso.

1- Getting Things Done (GTD)

Desenvolvida por David Allen, essa é umas das técnicas de gestão de tempo mais simples e objetivas. Com o método GTD, é possível aumentar a produtividade e alcançar um elevado desempenho profissional.

Para executar a técnica, é necessário seguir cinco etapas:

  1. Coleta: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas.
  2. Processamento: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não.
  3. Organização: organize as tarefas e determine um prazo para que elas sejam concluídas.
  4. Execução: realize as tarefas previstas. Sem distrações e interrupções.
  5. Revisão: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro foi criada em 1980 e tem como objetivo organizar as tarefas em ciclos de tempo com um intervalo ao término de cada ciclo. Confuso? É mais simples do que parece.

Para executar a técnica, é preciso montar uma lista contendo as tarefas a serem feitas. Com um cronômetro ao lado, você precisa se concentrar na realização de uma das atividades listadas durante 25 minutos. Sem interrupção.

Após esse tempo, é permitido dar uma pausa e descansar por cinco minutos, retornando ao trabalho logo em seguida.

Depois de cumpridos os quatro ciclos de 25 minutos, você estará autorizado a fazer um intervalo maior. O autor dessa técnica baseou-se na ideia de que pausas frequentes estimulam a agilidade mental.

Técnica Pomodoro para Gestão de tempo

2- Wunderlist

Essa é uma das ferramentas de gestão de tempo mais simples e rápidas.

O  Wunderlist permite criar listas de tarefas e organizar seus afazeres em pastas, além de contar com um sistema de lembrete que te avisa quando o prazo de conclusão se aproxima.

Prático e de visual agradável, o Wunderlist roda em computador, tablet ou celular. O layout clean facilita o manuseio de todas as funcionalidades presentes nessa ferramenta.

3- Remember the milk

Dentre as principais ferramentas de gestão de tempo, o Remember the Milk se destaca.

Gratuito, ele cria listas de tarefas e pode ser sincronizado a sua conta de e-mail e a outras plataformas. Dessa forma, você terá sempre em mãos todos os seus afazeres.

O Remember the Milk encontra-se disponível para iOS e Android e é perfeito para gerenciar tarefas pessoais.

Remember The Milk para gestão do tempo pessoal

4- Rescue Time

É comum ter a sensação de que o tempo está passando muito rápido e que, por isso, não foi possível terminar todas as atividades do dia.

Com o aplicativo Rescue Time, você consegue fazer o acompanhamento online de suas tarefas. Ele registra seu desenvolvimento e te diz quanto do seu tempo está sendo desperdiçado com a famigerada procrastinação.

Dessa forma, o seu tempo passa a ser administrado de maneira eficiente.

5- Todoist

Disponível para vários sistemas operacionais, o Todoist é uma excelente alternativa para quem quer organizar listas de tarefas.

Além de permitir o acesso aos afazeres de qualquer lugar, esse aplicativo possibilita o compartilhamento das tarefas com outros membros da equipe. Ele também te mantém informado em relação aos prazos de entrega.

O layout e bastante intuitivo, tornando as funcionalidades mais compreensíveis.

6- Gestão por processos

Todas as técnicas e ferramentas de gestão de tempo acima são excelentes para tarefas pessoais ou de negócio com pequenas demandas.

Mas o que fazer quando o negócio crescer?

Como gerenciar o tempo de equipes ou processos volumosos?

Existe no mercado uma abordagem gerencial chamada BPM (Business Process Management), ou simplesmente “Gestão por processos”. Nessa técnica mapeamos os principais processos de uma empresa e depois definimos prazos para tarefas ou todo o fluxo.

Para permitir a gestão do tempo, adicionamos a configuração de alertas, que servirão de referência para priorização. Veja exemplos de gatilhos para uma tarefa de reserva de passagem aérea:

  • Quando atingir 50% do prazo da tarefa, enviar um email para o responsável.
  • Quando atingir 70% do prazo da tarefa, adicionar um indicador visual na cor vermelha.
  • Quando atingir 80% do prazo da tarefa, encaminhar automaticamente para o coordenador do responsável.

Além da padronização, essa abordagem permite que o gestor delegue mais tarefas.

Como?

As responsabilidades são previamente acordadas no fluxo do processo e os gatilhos acionarão o gestor apenas em situações de exceção.

Na imagem abaixo veja o resultado final em uma demanda na fila de um membro da equipe.

Veja em detalhes como funciona o recurso de prazos e alertas do HEFLO.

Conheça também os principais recursos do HEFLO para gerenciar processos de negócio e tornar sua equipe mais produtiva.

Conclusão

Como você pôde ver, a falta de tempo é muitas vezes confundida com desorganização.

Agora que você já conhece algumas das principais ferramentas de gestão de tempo, que tal colocá-las em prática? Organize-se e melhore a sua produtividade!

E se você já se considera uma pessoa organizada, conte pra gente, nos comentários, que técnicas você usa para gerenciar o tempo!

Se ainda tem dificuldade não tem problema. Registre o seu problema de gestão de tempo e vamos dar algumas dicas extra.

Veja também: Uma dúzia de incríveis ferramentas tecnológicas nas empresas

22 Comentários. Deixe novo

  • Como escolher uma que me adapte é minha maior dificuldade rsrs .Acho que só testando mesmo

    Responder
  • Sou carteiro motorizado, e todos os dias tenho uma quantidade de entregas à efetuar, nunca sabemos a quantidade exata de objetos a serem entregues,pois chegam na unidade todos os dias de manhã, o meu horário é das 09:00 às 18:00hs. mas raramente concluo tudo dentro desse prazo, já fiz de tudo,separei por etapa, região do setor embora eu conclua toda a tarefa diária,sempre me falta tempo,pois durante a jornada, sempre chega mais objetos à serem entregues,no caso os sedex extras. Gostaria de de uma ideia de como administrar essa tarefa ao menos até ás 17:40. muito obrigado!

    Responder
  • sou colega do Maia, carteiro motorizado! duas situações; 1º Wallace, você não deu dicas extras pra ele!
    2º o problema não esta em sua organização MAIA, esta na habilidade de avisar seu coordenador que o volume de serviço que ele esta lhe passando esta a cima da meta indicada pela empresa (correios), verifique junto aos manuais internos, qual a quantidade de objetos vc deve entregar por dia, pode ter certeza q seu coordenador esta te passando mais serviço!

    Responder
    • Perfeito!

      Responder
    • Acredito que nos manuais da empresa não existem algo sobre a quantidade de objetos que o carteiro tem que entregar diariamente. Pois este fator vai depender da demanda de objetos recebidos no CDD. E fatores externos combribuem para isso, como percurso, pontos de entrega, chuva, demora de para ser atendido pelo cliente etc…

      Responder
  • Paulo Feldhaus
    janeiro 16, 2021 2:08 am

    Faltando gestão na unidade, se o colaborador esta se desdobrando, não consegue realizar as tarefas dentro do seu horário o gestor deve intervir. Apurar se é sobrecarga, ou má gestão do tempo por parte do colaborador e tomar as providências.

    Responder
  • Eu amo pomodoro quero versão paga do focus to -do

    Responder
  • Muito interessante a questão da pré organização do seu dia, mesmo que aconteça imprevistos a organização diária lhe ajuda a criar uma rotina e assim chegar ao aprimoramento de seus afazeres de forma ganhar tempo!

    Responder
  • MAIA como o colega Rodrigues falou, você deve verificar se a carga de trabalho da sua percorrida não está acima do previsto, em situações de contingencia isso pode ocorrer, contudo se se tornou uma situação constante a percorrida deve ser avaliada, deve ser observados os cálculos de seu percurso considerando todos os fatores, estima-se uma media para entrega de 18 pontos por hora que pode ser mais ou menos considerando fatores com densidade(quantidade de pontos e distancia entre eles) condições de deslocamento entre outros.

    Responder
  • Valdomiro da Costa Machado
    julho 7, 2021 3:37 pm

    Gostei das dicas, vou anotar as prioridades, me organizar administrando o tempo de acordo com as tarefas a ser realizadas diariamente.

    Responder
  • Marcos Ismael Maia
    julho 17, 2021 12:06 am

    Boa noite Wallace, muito obrigado por ter respondido ao questionamento, fizemos uma padronização de tarefas e adequamos o que foi possível para sanar o problema. Mas devido a falta de funcionário, há coisas a serem trabalhadas para uma solução final. Muito grato.. Abraço!!!!

    Responder
  • o gestor deve apurar a sobrecarga

    Responder
  • Não sou organizada mais quero aprender a me organizar melhor

    Responder
  • Maria barbosa de carvalho
    novembro 15, 2021 9:06 pm

    nâo sou muito organizada gostaria muito de aprender me organizar melhor.

    Responder
  • Confesso que não organizo bem meu tempo , tenho muitos afazeres como trabalho, filho , casa. Entre outros diários , as vezes me pego dizendo o tempo passou e eu não fiz nada. Isso porque não planejei meu como para todas as atividades do dia.

    Responder

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Preencha esse campo
Preencha esse campo
Digite um endereço de e-mail válido.

Menu