Ferramentas de gestão de tempo: organize-se e melhore sua produtividade

• É só um cafezinho! Me acompanha?
• Calma, só tó curtindo a foto do sobrinho do meu amigo que entrou na faculdade….
• Nossa! Não consigo me concentrar, parece que chega um e-mail por minuto na minha caixa de entrada!

Estas são frases típicas de pessoas que não sabem usar boas técnicas de gestão de tempo.

Identificou alguém que se encaixa nesse perfil? Sorte que não é você, não é mesmo?

Tempo é um recurso precioso. Não é algo que podemos “estocar”, e quando desperdiçamos não dá para voltar no passado e recuperar.

Gestão do tempo sem segredos

Sentir-se sobrecarregado ou sem tempo para realizar as tarefas do dia é uma realidade comum dentro das organizações. Na maioria das vezes, isso acontece porque muitas pessoas possuem dificuldade para gerenciar e otimizar o tempo disponível.

Saber fazer uma boa gestão do tempo contribui diretamente para o aumento de produtividade e eficiência da empresa, promovendo uma melhora nos resultados.

Mas antes de tudo: você sabe o que é gestão de tempo? Vem que a gente te explica!

Veja também: As melhores estratégias para gerenciar o tempo – ele não para

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo significa administrar as horas do dia. É planejar e organizar quanto tempo será gasto para realização de determinadas atividades, seja no âmbito profissional ou pessoal.

A eficaz administração do tempo possibilita planejar e executar as tarefas diárias dentro de prazos estipulados. Dessa forma, as atividades não se acumulam e podem ser desenvolvidas com maior dedicação.

Existem inúmeras técnicas de gestão de tempo que auxiliam a compreender a rotina de trabalho e a desenvolver metodologias capazes de otimizar cada minuto das 24 horas. Felizmente, hoje já é possível ter a tecnologia como aliada no processo de gerenciamento do tempo.

Você conhece boas ferramentas de gestão do tempo?

Confira 7 ferramentas de gestão de tempo

Atualmente, o mercado conta com diversas ferramentas de gestão de tempo.

Algumas são minimalistas, como o “Remember the Milk”, outras são mais sofisticadas, como os recursos de automatização e prazos do HEFLO, mas todas possuem um único objetivo: auxiliar as pessoas a organizarem melhor todas as atividades do dia a dia.

Como otimização é palavra de ordem para aqueles que querem potencializar a produtividade e obter resultados relevantes, separamos as 7 ferramentas e técnicas mais utilizadas no gerenciamento de tempo.

As cinco primeiras são recomendadas para pequenas demandas ou tarefas pessoais, enquanto a sexta é a melhor quando você precisa escalar serviços e tempo é um recuso precioso.

1- Getting Things Done (GTD)

Desenvolvida por David Allen, essa é umas das técnicas de gestão de tempo mais simples e objetivas. Com o método GTD, é possível aumentar a produtividade e alcançar um elevado desempenho profissional.

Para executar a técnica, é necessário seguir cinco etapas:

1. Coleta: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas.
2. Processamento: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não.
3. Organização: organize as tarefas e determine um prazo para que elas sejam concluídas.
4. Execução: realize as tarefas previstas. Sem distrações e interrupções.
5. Revisão: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro foi criada em 1980 e tem como objetivo organizar as tarefas em ciclos de tempo com um intervalo ao término de cada ciclo. Confuso? É mais simples do que parece.

Para executar a técnica, é preciso montar uma lista contendo as tarefas a serem feitas. Com um cronômetro ao lado, você precisa se concentrar na realização de uma das atividades listadas durante 25 minutos. Sem interrupção.

Após esse tempo, é permitido dar uma pausa e descansar por cinco minutos, retornando ao trabalho logo em seguida.

Depois de cumpridos os quatro ciclos de 25 minutos, você estará autorizado a fazer um intervalo maior. O autor dessa técnica baseou-se na ideia de que pausas frequentes estimulam a agilidade mental.

2- Wunderlist

Essa é uma das ferramentas de gestão de tempo mais simples e rápidas.

O  Wunderlist permite criar listas de tarefas e organizar seus afazeres em pastas, além de contar com um sistema de lembrete que te avisa quando o prazo de conclusão se aproxima.

Prático e de visual agradável, o Wunderlist roda em computador, tablet ou celular. O layout clean facilita o manuseio de todas as funcionalidades presentes nessa ferramenta.

3- Remember the milk

Dentre as principais ferramentas de gestão de tempo, o Remember the Milk se destaca.

Gratuito, ele cria listas de tarefas e pode ser sincronizado a sua conta de e-mail e a outras plataformas. Dessa forma, você terá sempre em mãos todos os seus afazeres.

O Remember the Milk encontra-se disponível para iOS e Android e é perfeito para gerenciar tarefas pessoais.

4- Rescue Time

É comum ter a sensação de que o tempo está passando muito rápido e que, por isso, não foi possível terminar todas as atividades do dia.

Com o aplicativo Rescue Time, você consegue fazer o acompanhamento online de suas tarefas. Ele registra seu desenvolvimento e te diz quanto do seu tempo está sendo desperdiçado com a famigerada procrastinação.

Dessa forma, o seu tempo passa a ser administrado de maneira eficiente.

5- Todoist

Disponível para vários sistemas operacionais, o Todoist é uma excelente alternativa para quem quer organizar listas de tarefas.

Além de permitir o acesso aos afazeres de qualquer lugar, esse aplicativo possibilita o compartilhamento das tarefas com outros membros da equipe. Ele também te mantém informado em relação aos prazos de entrega.

O layout e bastante intuitivo, tornando as funcionalidades mais compreensíveis.

6- Gestão por processos

Todas as técnicas e ferramentas de gestão de tempo acima são excelentes para tarefas pessoais ou de negócio com pequenas demandas.

Mas o que fazer quando o negócio crescer?

Como gerenciar o tempo de equipes ou processos volumosos?

Existe no mercado uma abordagem gerencial chamada BPM (Business Process Management), ou simplesmente “Gestão por processos”. Nessa técnica mapeamos os principais processos de uma empresa e depois definimos prazos para tarefas ou todo o fluxo.

Para permitir a gestão do tempo, adicionamos a configuração de alertas, que servirão de referência para priorização. Veja exemplos de gatilhos para uma tarefa de reserva de passagem aérea:

• Quando atingir 50% do prazo da tarefa, enviar um email para o responsável.
• Quando atingir 70% do prazo da tarefa, adicionar um indicador visual na cor vermelha.
• Quando atingir 80% do prazo da tarefa, encaminhar automaticamente para o coordenador do responsável.

Além da padronização, essa abordagem permite que o gestor delegue mais tarefas.

Como?

As responsabilidades são previamente acordadas no fluxo do processo e os gatilhos acionarão o gestor apenas em situações de exceção.

Na imagem abaixo veja o resultado final em uma demanda na fila de um membro da equipe.

Veja em detalhes como funciona o recurso de prazos e alertas do HEFLO.

Conheça também os principais recursos do HEFLO para gerenciar processos de negócio e tornar sua equipe mais produtiva.

Conclusão

Como você pôde ver, a falta de tempo é muitas vezes confundida com desorganização.

Agora que você já conhece algumas das principais ferramentas de gestão de tempo, que tal colocá-las em prática? Organize-se e melhore a sua produtividade!

E se você já se considera uma pessoa organizada, conte pra gente, nos comentários, que técnicas você usa para gerenciar o tempo!

Se ainda tem dificuldade não tem problema. Registre o seu problema de gestão de tempo e vamos dar algumas dicas extra.

Veja também: Uma dúzia de incríveis ferramentas tecnológicas nas empresas