Quando se fala em metodologia lean, muitos pensam imediatamente no Modelo de Negócios Canvas, também chamado de Canvas Model, e associam a metodologia a Alexander Osterwalder.
Sim, a sistematização do Canvas Model auxiliou muitas empresas a criarem seus planos de negócios de um a forma ágil e rápida. Mas é importante lembrar que a metodologia lean não se resume a isso e, na verdade, sua origem é bem anterior, como vamos mostrar nesta postagem.
Veja um modelo de negócios Canvas criado por Osterwalder:
Saiba mais: Projeto Lean: de volta às origens para evitar desperdícios
Origem da metodologia lean
Foi na década de 80, no Japão, que se começou a usar o termo “Lean Manufacturing”, manufatura enxuta, em português. O objetivo era tornar a produção de veículos desse país mais eficiente.
Mas foi somente 10 anos mais tarde, com o lançamento do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, de James Womack, que o termo se popularizou e a metodologia lean foi considerada como fundamental para a indústria automotiva Japonesa, com destaque para Toyota.
Mais recentemente, em 2011, outro best seller, desta vez de autoria de Eric Ries, chamado “Lean Startup”, revisitou a metodologia lean, adaptando-a para aqueles interessados não apenas em montar uma startup de forma ágil e assertiva, mas para que também pudesse ser empregada em grandes empresas dos mais variados segmentos.
Portanto, como você viu, a origem da metodologia lean é bem mais antiga do que alguns imaginam. Podemos resumir sua essência como o uso racional dos recursos, sem desperdícios, de forma que só o que for realmente necessário seja empregado na realização de um projeto ou processo.
Nesta postagem de nosso blog, você pode conhecer mais detalhes dessa metodologia: Ferramentas Lean: as 7 técnicas “esquecidas”
5 passos para usar a metodologia lean na gestão de processos
Um dos preceitos da metodologia lean é o uso de métodos ágeis. Esses métodos usam duas premissas importantes:
A primeira é o conceito de iteração, que se relaciona bastante com o termo “quick win”, isto é, pequenas melhorias nos processos que podem ser conquistadas rapidamente, mas que trazem resultados visíveis em curto prazo. Isso estimula a equipe a seguir em frente a cada nova “pequena vitória”.
A segunda é a participação efetiva de clientes e usuários finais durante a modelagem de processos e sua melhoria, o que traz importantes feedbacks e contribuições para que os resultados finais correspondam aos interesses de quem vai realmente se beneficiar do processo (ou de desenvolvimento de um produto).
Para isso, sugerimos um passo a passo em 5 etapas:
1- Dê a devida importância ao projeto de melhoria de processos
Antes de começar a trabalhar é preciso tomar as mesmas providências necessárias para que qualquer tipo de processo funcione: definir objetivos, o escopo do projeto, quem são os membros da equipe e suas responsabilidades, os recursos necessários, prazos de entrega e cronogramas.
Em outras palavras: faça um planejamento antes de começar.
2- Engaje os participantes na busca de mudanças efetivas
Nem todos as pessoas se sentem confortáveis com mudanças nas organizações. Mesmo trabalhando com processos ineficientes, muitos têm receio de abandonar a zona de conforto e encarar algo novo.
É muito importante envolver a todos para que acreditem na necessidade de mudança e nos benefícios que o novo processo trará na execução das tarefas e na obtenção de resultados.
3- Garanta o apoio das lideranças da empresa
Recursos, sejam eles financeiros, equipamentos, espaço, pessoal e, principalmente, o tempo alocado pelos membros da equipe no projeto, são fundamentais.
Sem apoio dos líderes da empresa, em nível estratégico, será impossível alcançar os resultados desejados.
4- Comece com processos simples
Um dos fundamentos da metodologia lean são os pequenos avanços, iterações contínuas e cumulativas que se transformarão em um resultado final maior.
Evite a tentação de começar pelos processos mais ineficientes e urgentes. Escolha algo simples, resolva, motive a equipe com os resultados e use este aprendizado para se dedicar, mais adiante, aos grandes desafios de melhoria.
5- Determine um espaço físico próprio para as reuniões do projeto
É fundamental ter uma área exclusiva para as reuniões sobre melhoria de processos. Um grande quadro na parede, onde desenhar os diagramas de processos, ajuda bastante.
Além disso, ao notarem que existe um local específico para se dedicar aos processos, isso mostra aos demais membros de empresa que este é um esforço sério e importante.
Veja também: Guia: melhoria da performance com Lean
Uma ferramenta de automação de processos BPMN pode ser de grande ajuda no uso da metodologia lean. Com HEFLO é possível compartilhar seus diagramas online para pedir e dar sugestões de melhoria de forma colaborativa.
