Como atingir a eficiência operacional em 3 passos

Imagine uma empresa que produz amortecedores para caminhões pesados.

Uma determinado dia, um de seus gerentes de produtos decide que quer, a todo custo, atingir a eficiência operacional no processo de fabricação de amortecedores cromados.

Depois de muitos estudos, tempo e dinheiro empregado, passam a produzir essa peça com uma eficácia e eficiência operacional de dar inveja a qualquer planta alemã ou japonesa.

Só um problema: ninguém quer amortecedores cromados em caminhões pesados…

Eles não precisam brilhar, precisam ser eficientes para transportar as cargas e durarem para valer em nossas estradas um tanto acidentadas.

Uma frase de Peter Drucker ilustra com perfeição o erro cometido por esse gerente de produto:

“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito”

Quer atingir a eficiência operacional em seu negócio sem cair em erros como esse?

Conheça a metodologia em 3 passos!

Com atingir a eficiência operacional passo a passo

A eficiência no trabalho só pode ser atingida com a troca eficiente de informações em tempo real e muito trabalho em equipe, integração e colaboração.

Veja os 3 passos para conseguir isso!

Passo 1 – Planeje

O planejamento se divide em 2 etapas:

  • Entender o que seu cliente quer
  • Descobrir quais processos de seu negócio mais contribuem para atender esse desejo de seus clientes

O que seu cliente quer?

Em nosso exemplo, ficou claro que o gerente de produto pulou essa etapa, com resultados desastrosos…

É fundamental usar sistemas colaborativos para descobrir por meio da ajuda de alguns colaboradores-chave o que os clientes realmente desejam, quais são suas reais necessidades e como agregar valor aos produtos e serviços de sua empresa.

Vendedores que lidam diariamente com os clientes podem trazer insights poderosos nesse sentido. E usar um sistema CRM também vai ajudar bastante.

Outra dica é fazer uma boa pesquisa de marketing. Você pode usar os formulários do Google e enviar questionários para seus clientes responderem a algumas perguntas que ajudarão a definir o que eles querem de verdade.

Quais processos de seu negócio geram mais valor para o cliente?

Cadeia de valor é a sequência de processo de negócios que culminam com a entrega final de um produto ou serviço para seu cliente

É importante ter eficiência operacional em todos eles.

Mas é muito difícil controlar absolutamente tudo!

Defina alguns processos mais importantes para dar maior atenção.

Por exemplo: a compra de materiais, o treinamento de funcionários, o atendimento ao cliente e o controle de qualidade podem ser processos chave-em seu negócio.

Mas a limpeza das instalações ou a portaria da fábrica, não afetam diretamente a qualidade do produto. Você pode até terceirizar esse tipo de processo.

Passo 2- Meça

São mais 2 etapas:

  • Definir o que medir
  • Estipular metas

O que você precisa medir?

É hora de escolher bons indicadores de desempenho, os chamados KPIs.

Tratam-se de medidas que você deve fazer no processo e que reflitam de forma adequada se sua execução vai atingir a qualidade necessária e as características que os clientes procuram.

No caso dos amortecedores caminhões, você pode medir por amostragem se eles resistem a determinado impacto. Você pode medir também quantos amortecedores são produzidos por dia, para atender a demanda, ou ainda se está havendo desperdício de material.

Um bom KPI deve ser fácil de medir, fazer sentido para quem é avaliado por ele ao realizar o processo e ter impacto direto na geração de valor para seu cliente.

Você pode usar planilhas do Google para coletar e compartilhar essa dados na nuvem, ou usar um software específico para isso.

Que metas devemos atingir?

Simplesmente medir o desempenho sem ter uma parâmetro para saber se ele está dentro do esperado não vai ajudar em nada.

Defina metas, por exemplo: produzir 5 mil amortecedores por mês, ou ter menos de 1% de amortecedores fora do parâmetro.

Você pode usar a metodologia das metas SMART. Confira este infográfico que explica como chegar a elas:

objetivos SMART

Passo 3 – Melhore

Mais 2 etapas para atingir a eficiência operacional:

  • Analisar os resultados
  • Estipular como melhorar o processo

Como analisar os resultados?

Estude suas planilhas de KPIs ou outros sistemas que usa para acompanhá-los e verifique se as metas estão sendo atingidas.

Caso não estejam, passe para a etapa seguinte.

Como conseguir a eficiência operacional nos processos?

Na verdade, mesmo se as metas estiverem sendo atingidas, sempre é interessante tentar tornar os processos cada vez mais eficientes.

Para isso, procure oportunidades de melhoria, como desperdícios que podem ser evitados, atrasos que devem ser eliminados ou outros problemas.

Pense em uma nova maneira de executar o processo e treine seus colaboradores para atenderem aos novos procedimentos melhorados.

Aí, volte a medir, analisar e melhorar, até atingir a eficiência operacional que deseja!

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.

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