Vantagens e exemplos de mapeamento de processos nas empresas

Procedimentos não documentados, gargalos não detectados, fluxo de informações confuso, dependência da individualidade e falta de clareza sobre responsabilidades.

Isso soa familiar para você? Estes são os principais problemas decorrentes da falta de um mapeamento dos processos em uma empresa.

Neste artigo vamos explorar alguns casos de sucesso e ver, por meio de exemplos, como podemos aplicar toda a teoria de gerenciamento de processos de forma fácil e direta. Sem muita complicação.

Mas antes de continuar a sua leitura, compartilhe conosco como sua organização mantém a documentação dos processos.

Exemplo de mapeamento de processo de uma empresa

Um caso interessante de sucesso em mapeamento de processos organizacionais é o da empresa júnior da UFMG, que você pode conferir neste link. Nos próximos parágrafos vou comentar cada trecho deste caso.

Veja qual foi o gatilho que gerou a necessidade do projeto:

Em conjunto com a percepção do cliente de que era necessário registrar o conhecimento de como as tarefas eram executadas, para que ele não se perdesse e o diagnóstico da PJ, foi definido que era preciso documentar todas as atividades realizadas pelos funcionários do setor administrativo.

Essa informação é muito importante, pois um dos objetivos da implantação dos processos e transferir o conhecimento de tarefas e rotinas da cabeça de algumas poucas pessoas para o processo. Essa á uma das principais vantagens do mapeamento e documentação de um processo.

Os métodos utilizados neste caso de sucesso são bem conhecidos:

Após a etapa de levantamento das funções, entrevistamos individualmente cada funcionário para que ele efetivamente explicasse como ele realizava cada uma de suas tarefas, estabelecendo assim uma documentação precisa e detalhada de todos os pontos que faziam parte de sua realização. Durante esse período foi possível levantar pequenas melhorias para dar agilidade aos processos além de identificar atividades que deveriam trocar de funcionário para aumento de produtividade.

Utilizando as entrevistas o grupo conseguiu elaborar um mapeamento AS IS. Em seguida foi possível levantar as melhorias e trocas, caracterizando assim a modelagem TO BE, que é a versão otimizada do processo. Estas técnicas são clássicas no BPM e são denominadas, respectivamente, análise e desenho de processos.

Em sequência houve uma validação de tudo o que foi mapeado com o gestor da empresa cliente, na qual foi possível expor a proposta de documentação da PJ e também alinhar a mesma com a realidade da empresa.

Este trecho acima é muito importante. Projetos de gestão por processos são normalmente iniciativas top-down, ou seja, são ações que iniciam a partir da alta gestão e por este mesmo motivo precisam ter pleno patrocínio.

E o resultado vale o esforço de acompanhamento e suporte. Veja abaixo os benefícios deste projeto de mapeamento:

Dentre os resultados destaca-se a segurança proporcionada ao CACS em relação ao controle de seus processos e de como eles devem ser executados, possibilitando também um treinamento mais fácil de novos funcionários. Além disso o projeto proporcionou uma visão mais global da empresa e de como as diferentes funções se relacionam para atingir o objetivo final do CACS Línguas.

Todas as vantagens do mapeamento de processos nas empresas

Abaixo listei as principais vantagens e benefícios gerados por um projeto de mapeamento de processos organizacionais:

• Melhora a compreensão do negócio.
• Auxilia na tomada de decisão.
• Descreve os procedimentos e processos.
• Possibilita sua análise.
• Potencializa a comunicação e facilita seu fluxo.
• Evidencia as mudanças que devem ser feitas em outros processos.
• Cria modelos, módulos e boas práticas.
• Traz eficiência e eficácia.
• Agrega valor à cadeia produtiva.

Com este exemplo de mapeamento de processo de uma empresa, tão comum e necessário, foi possível perceber como esta etapa da modelagem é vital para a implementação adequada de uma cultura de processos na organização que ainda não adota práticas de BPM.

Veja também este exemplo de modelagem de um processo fictício para prestação de serviços.

>> Assistir Como Modelar um Processo de Negócio com BPMN