Case de sucesso: veja os benefícios do uso do mapeamento de processos em editora

A Ciranda Cultural é uma tradicional editora brasileira, com 18 anos de mercado.

Seu foco são as publicações para crianças e jovens e seu objetivo é levar a cultura ao alcance de todos, através da leitura. A empresa acredita que livros têm o poder de ensinar, divertir e compartilhar aventuras, sonhos e emoções.

Para isso, a empresa e seus colaboradores desenvolvem cada título com um trabalho cuidadoso, que envolve valores como respeito a vida, trabalho em equipe, excelência na produção, o compartilhamento de ideias e emoções, inovação, transparência e responsabilidade sócio ambiental, entre outros.

Uma das prerrogativas da Ciranda Cultural é trabalhar todos os dias para se tornar a melhor editora de livros infantojuvenis do Brasil. Nesse sentido, dentre diversa outras iniciativas, a empresa decidiu implantar o mapeamento de processos em suas operações.

Hoje, apenas um ano depois desse projeto ter começado, a Ciranda Cultural já sente diversos benefícios reais no negócio ao adotar uma ferramenta de mapeamento de processos na editora.

Neste post, vamos mostrar como se deu esse processo de adoção de uma ferramenta de processos, as vantagens apontadas pelos colaboradores e os resultados alcançados.

Case de sucesso: implantação de mapeamento de processos em editora

A um ano atrás, aproximadamente, Rebeca Larissa Silva, Analista de Processos da editora Ciranda Cultural, foi apresentada a um desafio: fazer o mapeamento de processos da empresa.

Até então, a editora não tinha processos formalizados ou documentados, o que exigiria um trabalho bastante relevante dessa profissional, nos meses seguintes.

Vamos ver algumas das etapas que foram necessárias trilhar nessa jornada para a implementação de um ferramenta de mapeamento de processos na editora Ciranda Cultural.

Escolha da ferramenta de processos ideal

Rebeca conta que já havia trabalhado com mapeamento de processos antes, usando alguns softwares disponíveis no mercado.

Um deles foi o famoso Visio. Uma ferramenta que considera um pouco engessada, com um layout pouco atraente e que acaba não sendo facilmente compreendida por outros colaboradores, menos inteirados com o BPM e a análise de processos de negócio.

Outra ferramenta com que teve contato foi o Aris, que avalia como mais evoluída e com um layout mais elaborado.

No entanto, aponta um senão em relação a esse software: ele não é acessível pela nuvem, precisa ser instalado no computador, o que torna o acesso aos diagramas de processo mais difícil e impede um trabalho mais colaborativo.

Por isso, como não estava plenamente satisfeita com esses softwares de mapeamento de processos para a editora, traçou como seu primeiro objetivo encontrar uma ferramenta de mapeamento de processos fácil de usar e intuitiva.

Iniciou um pesquisa na internet e descobriu o HEFLO, que lhe pareceu bastante fácil de usar, além de contar com uma versão gratuita, que parecia atender às sua necessidades

Avaliação do HEFLO

Mais amigável e intuitivo, o HEFLO é fácil acessar de qualquer lugar, porque é um software baseado na nuvem.

Basta se cadastrar no site, fazer login e o acesso online é liberado. Isso deixa o dia a dia mais fácil e simples.

Neste caso específico da Ciranda Cultural, por um período, a sede ficava em um lugar e a área de logística em outro. Assim, com o acesso Internet, Rebeca podia acessar seus fluxos de trabalho por qualquer computador da empresa, e até de casa, se precisasse.

É verdade que o mapeamento de processos em editora ou qualquer outra empresa não é tão simples. Existem diversos símbolos que precisam ser compreendidos, como os eventos, as atividades, os gateways e outros.

Mas com a interface intuitiva do HEFLO, com piscinas e raias bem definidas, cores para diferenciar os elementos e outros recursos, ficava muito mais fácil para explicar para as outras pessoas como se desenrolaria o novo processo otimizado.

Isso trouxe maior aderência às mudanças, porque os colaboradores viam o processo de forma clara e era possível enxergar as melhorias na prática.

Assim, os colaboradores entendiam que atividades era preciso finalizar para começar outras, visualizavam de onde vinham as solicitações e que evento iniciava um processo e o finalizava.

Rebeca comenta:

“Os funcionários gostam de visualizar na prática como vai ficar, é mais fácil para eles entenderem o processo quando é desenhado, com cores e formas”

Outro ponto de destaque é poder comentar no processo e compartilhar informações. Ao liberar o acesso para que outras pessoas vejam e comentem, isso tornou o mapeamento de processos na editora muito mais rápido do que se tivessem que fazer reuniões presenciais.

Benefícios alcançados com o mapeamento de processos na editora

Hoje, já estão mapeando toda a parte de logística da empresa. E isso só pôde ser alcançado com o uso de uma ferramenta de mapeamento de processos fácil de usar e intuitiva.

Atualmente, esse mapeamento beneficia toda a cadeia logística, desde quem recebe o livro até o diretor da empresa que aprova as operações. Quem precisa ver os processos têm acesso à ferramenta.

Dentre as principais vantagens que já conseguiram desfrutar na Ciranda Cultural com o desenho dos processos, podemos citar:

• Facilidade no mapeamento de processos, com ajuda do compartilhamento online
• Melhoria visível nos processos logísticos
• Queda significativa no índice de erros de recebimento de livros
• A ferramenta já faz a documentação dos processos

Por fim, Rebeca afirma que está bastante satisfeita com a ferramenta de mapeamento de processos da editora, elogiando, inclusive, o atendimento ao cliente e o suporte prestado pelo HEFLO.

HEFLO é uma ferramenta bastante completa em vários pontos. Em primeiro lugar o fato de poder compartilhar os diagramas de processos facilita muito o mapeamento, porque os envolvidos podem dar opiniões sem a necessidade de reuniões presenciais. Além disso, ao visualizarem os diagramas, os operadores entendam perfeitamente como o processo se desenrola e realizam os procedimentos e tarefas com menos erros. Por fim, gostaria de elogiar o serviço de atendimento ao cliente do HEFLO, são sempre atenciosos e muito prestativos. Rebeca Silva

Ficou curioso para entender melhor como funciona essa ferramenta de modelagem de processos  baseada na nuvem?

Confiar também este vídeo tutorial que faz parte do curso de modelagem BPMN do HEFLO: