Qu’est-ce qu’un système de gestion de Workflow ou flux de travail et quels sont ses avantages dans le monde des affaires ?

Votre entreprise prend-t-elle continuellement du retard sur les délais et, par conséquent, perd des clients ? Vous ne faites pas confiance aux informations qui vous sont transmises ? Vous n’arrivez pas à savoir qui est responsable des tâches ou celles qui ont déjà été effectuées ?

Un système de gestion de workflow peut être la solution à ces problèmes, parce qu’il rend la communication agile, les informations plus sécurisées et fiables, la synergie entre les collaborateurs et les équipes plus efficace. Il diminue le risque d’erreurs et de pertes.

Un système de workflow a pour objectif de gérer les processus afin que tous ces avantages puissent être utilisés par l’entreprise.

Dans cet article, vous comprendrez mieux ce qu’est un système de gestion de workflow et comment il peut offrir tout cela.

Qu’est-ce qu’un système de Workflow ou flux de travail, avantages et bénéfices

Avant de parler des systèmes de workflow, il est important de comprendre certains concepts :

Workflow Management (Gestion des flux de travail)

La gestion des processus ou la gestion des workflow est une technique de BPM (Business Process Management) qui vise à analyser les processus au fur et à mesure de leur exécution, à comprendre leur fonctionnement et, à partir de là, à détecter des retards, des goulots d’étranglement, des pertes et d’autres motifs d’amélioration pour ensuite concevoir un nouveau processus plus efficace.

L’automatisation des processus

La gestion des workflow doit également conduire à l’automatisation des processus, ce qui signifie non seulement remplacer les tâches effectuées manuellement par des tâches automatisées, mais également fournir la collecte et le stockage des informations de performance et permettre leur analyse en temps réel.

Consultez notre blog : Les 7 fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation du workflow

L’amélioration continue des processus

Grâce aux informations mises à disposition par le système de workflow, on peut suivre les performances du processus, vérifier si les modifications apportées engendrent les effets souhaités. Si c’est nécessaire, on peut également créer un nouveau modèle, pour améliorer le processus de façon continue.

En savoir plus : Qu’est-ce l’amélioration des processus et comment en tirer profit?

Maintenant que nous avons ces concepts à l’esprit, nous pouvons définir ce qu’est un système de gestion de workflow :

Un système de workflow est un outil numérique capable d’aider à l’analyse, à la conception et à la modélisation de nouveaux processus. Son objectif est de fournir un flux et un stockage adéquat d’informations entre les agents de processus (généralement à l’aide de formulaires), entraînant plus d’efficacité et d’efficience dans leurs livraisons aux clients, qu’ils soient internes ou externes. Grâce à cela, les données de performance nécessaires au suivi et à l’amélioration continue de ce processus sont mises à la disposition de tous.

Il est important de noter qu’un système de workflow a trois fonctions principales :

  1. Rendre les processus plus efficaces dans les opérations quotidiennes
  2. Promouvoir l’amélioration continue des processus
  3. Fournir des informations pour la prise de décision stratégique, tactique et opérationnelle

Les avantages de l’utilisation d’un système de workflow ou flux de travail :

  • Diminution des pertes et réduction des coûts d’exploitation
  • Augmentation de la rentabilité de l’entreprise
  • Détection des activités qui ajoutent plus de valeur aux processus de l’entreprise
  • Augmentation de l’efficience et de l’efficacité des processus
  • Livraison de produits, services et autres demandes qui répondent aux besoins des clients internes et externes
  • Hausse de la satisfaction et de la fidélité des clients
  • Accès à des données et informations fiables en temps réel
  • Plus de transparence dans l’utilisation des informations
  • Définition claire des responsables des tâches
  • Collaboration et travail d’équipe accrus
  • Réduction des failles humaines
  • Aide à la prise de décision et à la planification stratégique de l’entreprise
  • Promotion de l’amélioration continue des processus

Pour ne citer que quelques-uns des avantages dont votre entreprise peut bénéficier lors de l’utilisation d’un système de workflow.

Aujourd’hui, ce type de système peut être exploité de manière très intuitive, avec notamment des versions plus modernes et basées sur le cloud, pouvant être exploitées même par des utilisateurs n’ayant pas de connaissances en programmation.

Découvrez également les principaux avantages d’un système d’automatisation de workflow.

HEFLO est un logiciel de modélisation et d’automatisation de processus idéal pour ceux qui recherchent un système de workflow agile et facile à utiliser. Regardez cette vidéo (en anglais) et apprenez-en plus sur HEFLO et les avantages du BPM :

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