Souhaitez-vous que votre entreprise atteigne une efficacité et une productivité maximales ?
Mais par où commencer ?
Comment savoir ce qu’il faut faire pour produire plus, avec moins d’efforts et de ressources, et conserver la qualité exigée par vos clients ?
Pour qu’une entreprise réussisse, elle doit d’abord garantir qu’elle est efficace pour ensuite s’assurer de son efficience. C’est le but d’une cartographie de processus BPM :
Mettre en œuvre l’efficacité dans des plans généraux complexes
Mais pour comprendre en profondeur ce qu’est une cartographie de processus BPM il est d’une importance fondamentale de connaître la définition d’un processus.
Savez-vous ce qu’est un processus ?
Consultez cette définition de processus :
Un processus est une séquence d’activités et de tâches qui, une fois exécutées, transforme les intrants en une chose déterminée (résultat) à valeur ajoutée.
L’exécution d’un processus d’affaire consomme du matériel mais aussi des ressources humaines pour ajouter de la valeur à son résultat final. Les intrants sont des matières premières, des produits ou des services venus de fournisseurs internes ou externes qui alimentent le processus.
Les résultats des processus sont des produits ou services qui répondent aux besoins des clients internes ou externes. Et ils doivent le faire correctement, à la rencontre des attentes de ces clients.
Une cartographie de processus BPM vise à déterminer comment les intrants reçus sont traités et transformés, pour exécuter ce processus avec une effectivité totale (efficience + efficacité).
Afin de réaliser une cartographie de processus BPM, tous les détails de l’ensemble des processus doivent être analysés afin de pouvoir ensuite dresser une carte, et en extraire le flux opérationnel et les relations entre les différentes répartitions et processus.
La cartographie de processus BPM permet et facilite la construction de systèmes de mesures et d’indicateurs de performance, évaluant en temps réel l’exécution des tâches, la mesure des résultats, les coûts, la production, la productivité, les risques, etc., ce qui rendra leur gestion plus aisée.
Au travers de cette cartographie il est possible de calculer les coûts totaux du processus, le temps d’exécution, les responsables, le personnel affecté, le temps imparti à chaque ressource et la mise en place d’améliorations ou d’optimisations.
Mais savez-vous vraiment ce qu’est la cartographie de processus ? Allons comprendre cela d’abord.
À voir aussi : «Comprendre et cartographier des processus RH étape par étape »
Qu’est-ce que la cartographie de processus, en fin de compte ?
Vous savez ce qu’est une carte, non ? Elle montre le chemin, comment aller du point A au point B.
De façon similaire, la cartographie de processus permet une vision de tout ce qu’il faut faire pour que le processus soit accompli. Les employés et répartitions des participants, le début et la fin du processus, les prises de décision nécessaires, le flux des tâches, les documents consultés, les intrants nécessaires et autres éléments.
Cependant, il est important de comprendre que la cartographie de processus comporte deux phases, comme vous le verrez plus en détails ci-dessous. Dans la phase AS IS ou actuelle, le processus est dessiné tel qu’il apparaît aujourd’hui. Dans la phase TO BE ou d’objectif, la carte de processus idéale est créée selon ce que vous souhaitez atteindre.
Vous verrez comment faire cela dans la suite de notre article.
Maintenant, consultez la définition de ce qu’est la cartographie de processus, selon le Guide pour la Gestion de Processus d’affaires – ABPMP BPM CBOK V3.0.
La cartographie de processus implique une plus grande précision que la création des diagrammes et aura tendance à ajouter plus de détails non seulement concernant le processus, mais aussi concernant les rapports plus importants avec d’autres éléments, tels que les acteurs, les évènements et les résultats. Les cartographies de processus fournissent généralement une vue complète des principaux composants du processus, mais elles varient de niveaux de détail des plus élevés vers les moins élevés.
Maintenant que vous avez mieux compris ce qu’est la cartographie de processus BPM, que diriez-vous de comprendre l’objectif de la cartographie de processus ?
Avant cela, consultez un exemple de cartographie de processus. Voir ce schéma d’un processus cartographié, créé avec le logiciel HEFLO BPM :
L’objectif de la cartographie de processus BPM
Mais, au final, quel est le but de la cartographie des processus ?
Initialement, dans la phase AS IS ou actuelle, elle sert de guide à toutes les personnes impliquées pour comprendre comment cela se fait actuellement.
Pour cela, la notation BPMN est utilisée de préférence, elle répond à une nomenclature internationale, ainsi tout le monde sait exactement ce qui est représenté sur la carte du processus.
De même, lors de la cartographie TO BE ou d’objectif, toute l’équipe sait ce qui est proposé. Ainsi, en plus d’avoir une vision claire, ils peuvent apporter des suggestions et des ajouts, tous « parlant la même langue ».
Enfin, une fois la cartographie définie, elle servira de base aux formations de collaborateurs, à la création de manuels, aux documents et, bien sûr, à l’optimisation du processus.
Pour en savoir plus : Notation BPMN, la plus utilisée pour modéliser les processus.
Avec HEFLO, vous découvrirez comment développer les cartes des processus de façon rapide et intuitive, regardez cette vidéo de notre chaîne Youtube, we are HEFLO :
Regardez aussi les autres étapes de la cartographie de processus : 11 étapes pour apprendre à réaliser une cartographie des processus métiers
Consultez cette infographie qui montre à quoi sert la cartographie de processus et ses principaux avantages :
Les phases de la cartographie de processus BPM
Afin de mieux comprendre comment représenter sur une carte les processus, nous décrivons ci-dessous un modèle de cartographie de processus BPM.
Suivez chacune des phases de la cartographie de processus et comprenez l’importance de veiller à cet ordre logique pour obtenir les meilleurs résultats.
Phase 1 – Définir les équipes aptes à expliquer le travail quotidien
Les participants à ce travail sont principalement les personnes qui réalisent le processus au quotidien. Nous recommandons également l’intervention et la participation de personnes issues du processus fournisseur et du processus client.
Ainsi, rassemblez une équipe multidisciplinaire composée de membres comme suit :
- Clients du processus : personnes ou répartitions qui recevront les extrants du processus
- Fournisseurs du processus : personnes ou répartitions qui ont le processus comme client
- Employés qui s’investissent dans le processus et le font avancer
- Analystes de processus d’affaires : spécialistes qui maîtrisent en profondeur le BPM
- Consultants de processus : des employés possédant une vaste expérience dans l’analyse de processus d’affaires
- Responsables de ce processus
- Gestionnaires : qui seront les clients de ce processus.
Entre autres, tous ceux qui semblent pertinents et peuvent apporter des contributions au processus.
Phase 2 – Identifier les processus
Obtenez des connaissances approfondies sur l’entreprise en collectant les informations suivantes :
- La structure organisationnelle, les attributions de chaque répartition et les principaux responsables
- La stratégie de croissance de chaque secteur
- Les principaux processus d’affaires
- Les principaux indicateurs de performance
- Les systèmes d’informations utilisés dans l’entreprise
- Les priorités stratégiques de mise en œuvre de processus
- Les stratégies de sous-traitance des processus.
Cela signifie qu’avant de représenter sous forme de carte les processus, il est nécessaire d’aligner vos objectifs sur les objectifs organisationnels stratégiques.
Après tout, les processus sont insérés dans le contexte de l’entreprise. Ce ne sont pas des éléments isolés. Par conséquent, le simple fait de les représenter sous forme de carte sans comprendre comment ils confèrent de la valeur aux processus, et par conséquent, au client final, n’apportera pas les résultats souhaités.
À suivre sur notre blog : Définition et 5 exemples de cartographie des processus
Phase 3 – Identifier les processus actuels.
Nous avons parlé, avant, de l’importance de la cartographie du processus AS IS ou actuelle, c’est-à-dire, comment il est à présent.
Collecter des données sur les politiques qui régissent les processus, les tâches effectuées, le temps passé sur les activités, le nombre de personnes impliquées dans chaque activité, qui sont les fournisseurs et leurs clients internes et quelles sont leurs interactions.
La schématisation de flux n’est pas obligatoire à ce stade, un simple texte structuré en français suffit à formaliser la phase. Regardez comment la matrice SIPOC fonctionne en lisant l’article SIPOC : méthodologie de modélisation des processus dans les moindres détails
Phase 4 – Analyser le processus actuel et suggérer des améliorations
Analyse critique des processus pour détecter les causes des problèmes et les opportunités d’amélioration dans le processus. Sources de problèmes et opportunités :
- La méthode de travail
- Le personnel
- Les équipements
- Les matières premières
- L’environnement physique
Les outils disponibles ;
Savez-vous comment utiliser l’outil diagramme d’Ishikawa ? Alors, regardez cette vidéo :
Phase 5 – Cartographier les flux To Be ou d’objectifs
Développer des solutions alternatives aux problèmes de processus. Évaluer chaque alternative en fonction de ses impacts sur :
- Coût-bénéfice
- Délais d’implémentation
- Effectif
- Autres
De plus dans cette phase :
- Décider de la meilleure alternative d’amélioration.
- Schématiser la nouvelle version du processus.
Comme nous l’avons dit, c’est à ce moment que des opportunités d’amélioration seront détectées et que les processus seront optimisés pour éviter les erreurs, les retards, les goulots d’étranglement et le gaspillage, entre autres.
Phase 6 – Prioriser et Automatiser
Identifier les processus prioritaires pour le déploiement et l’automatisation. L’automatisation de processus d’affaires, contrairement à ce que beaucoup pensent, ne signifie pas seulement remplacer les tâches manuelles par des tâches automatisées, grâce à des logiciels, par exemple.
L’ une des fonctions les plus importantes de l’automatisation, c’est de permettre aux responsables et aux autres employés d’accéder aux données de performance du processus, appelées KPI’s ou indicateurs de performance clés.
La prise de décision est beaucoup plus précise et agile quand les indicateurs sont analysés en temps réel. De plus, il est possible de corriger les directions, chaque fois que l’on constate que les objectifs ne sont pas atteints.
Pour prioriser et automatiser il est nécessaire de:
Définir la stratégie d’automatisation :
- Quels flux seront automatisés dans l’ERP ?
- Quels flux demandent l’utilisation d’un système de support/contrôle ?
Dans cette phase encore :
- Acquérir des logiciels et hardware.
- Définir des contrôles pour générer des évidences.
- Présenter et former les personnes.
- Déploiement effectif et support assisté.
Voyez sur cette vidéo comment faire l’automatisation d’un processus d’affaires cartographié dans l’outil HEFLO BPM. Créez gratuitement votre compte sur cette application pour modeler, documenter et cartographier des processus !
Cet article peut également vous aider : SIPOC : méthodologie de modélisation des processus dans les moindres détails
Phase 7 – Surveiller, améliorer et étendre l’automatisation
Réaliser des réunions régulières pour suivre les indicateurs et les suggestions d’amélioration. Après tout, si vous avez accès aux données en temps réel, vous devez les utiliser de la meilleure façon.
Ainsi, suivez ce pas à pas :
- Créer des processus pour l’enregistrement et le traitement des changements de processus.
- Mettre en place un comité de changement de processus.
- Poursuivre le contrôle de la version du processus.
- Identifier les nouveaux processus d’automatisation et répéter l’étape précédente.
La cartographie des processus BPM est une partie importante de l’optimisation et de l’automatisation des processus.
Voulez-vous en savoir plus ? Alors découvrez cette infographie créée par l’équipe HEFLO :
Avoir une cartographie de processus BPM est un moyen clair et transparent de transmettre toutes les informations d’un processus à ceux qui en ont besoin dans votre entreprise.
Utiliser un logiciel de cartographie de processus d’affaires BPM est un moyen pratique et agile pour atteindre cet objectif facilement.
Voyez cette étude de cas dans laquelle la cartographie des processus organisationnels a apporté des avantages effectifs à une entreprise dans les domaines des publications éditoriales : « Étude de cas de réussite : les avantages de l’utilisation de la cartographie des processus chez un éditeur. »
