Comment atteindre l’efficacité opérationnelle en 3 étapes ?

Imaginez une entreprise qui produit des amortisseurs pour des poids lourds.

Un beau jour, le gérant  décide qu’il veut, à tout prix, atteindre une efficacité opérationnelle dans le processus de fabrication d’amortisseurs chromés.

Après beaucoup d’études, de temps et d’argent déployés, il arrive à produire cette pièce avec une efficience et une efficacité à rendre jalouse n’importe quelle usine allemande ou japonaise.

Il n’y a qu’un seul problème : personne ne veut d’amortisseurs chromés sur des poids lourds…

Ils n’ont pas besoin de briller, ils doivent être efficaces pour transporter les charges et durer le plus longtemps possible sur nos routes quelque peu accidentées.

Une citation de Peter Druker illustre parfaitement l’erreur commise par ce gérant de produit :
“Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait.”

Voulez-vous atteindre l’efficacité opérationnelle de votre entreprise sans tomber dans de telles erreurs ?

Découvrez la méthodologie en 3 étapes !

Atteindre une efficacité opérationnelle pas à pas.

L’efficacité au travail ne peut être obtenue qu’avec un échange d’informations efficace en temps réel et beaucoup de travail d’équipe, d’intégration et collaboration.

Voici les 3 étapes pour y parvenir !

Étape 1 – Planifiez

La planification est divisée en 2 étapes :

• Comprendre ce que veut votre client
• Découvrir les processus de votre entreprise qui contribuent le plus à répondre aux désirs de vos clients.

Que veut votre client ?

Dans notre exemple, il est clair que le gérant a sauté cette étape, entraînant des résultats désastreux …

Il est essentiel d’utiliser des systèmes collaboratifs pour découvrir, avec l’aide de certains employés clés, ce que les clients veulent vraiment, quels sont leurs besoins réels et comment ajouter de la valeur aux produits et services de votre entreprise.

Des vendeurs qui côtoient quotidiennement leurs clients peuvent apporter des informations de poids dans ce sens. Et l’utilisation d’un système CRM aidera beaucoup également.

Une autre astuce est de faire de bonnes recherches marketing. Vous pouvez utiliser les formulaires Google et envoyer des questionnaires à vos clients pour répondre à certaines questions qui vous aideront à définir ce qu’ils veulent vraiment.

Quels processus de votre entreprise génèrent le plus de valeur pour le client ?

La chaîne de valeur est la séquence de processus d’affaires qui aboutit à la livraison finale d’un produit ou d’un service à votre client.

Il est important d’avoir une efficacité opérationnelle dans chacun d’eux.
Mais il est très difficile de tout contrôler!

Définissez les processus les plus importants pour leur accorder le plus d’attention.

Par exemple : l’achat de matériel, la formation des employés, le service client et le contrôle qualité peuvent être des processus clés dans votre entreprise.

Mais la propreté des installations ou l’entrée de l’usine n’affectent pas directement la qualité du produit. Vous pouvez même sous-traiter ce type de processus.

Étape 2 – Mesurez

Il y a encore 2 étapes :

• Définir ce qu’il faut mesurer
• Fixer des objectifs

Que devez-vous mesurer ?

Il est temps de choisir de bons indicateurs de performance, appelés KPI.

Ce sont les mesures que vous devez adopter dans les processus ; elles devront refléter, de manière adéquate si l’exécution des tâches atteindra la qualité requise et correspondra aux caractéristiques recherchées par les clients.

Dans le cas des amortisseurs de camions, vous pouvez mesurer par échantillonnage s’ils résistent à un certain impact. Vous pouvez également mesurer la qualité d’amortisseurs produite par jour pour répondre à la demande, ou encore s’il y a du gaspillage de matériel.

Un bon KPI doit être facile à mesurer, avoir du sens pour ceux qui évaluent lors de la réalisation du processus et avoir un impact direct sur la création de valeur pour votre client.

Vous pouvez utiliser des tables de calcul Google pour collecter et partager ces données dans le cloud, ou utiliser un logiciel spécifique pour cela.

Quels objectifs devrions-nous atteindre ?

Le simple fait de mesurer les performances sans avoir de paramètre pour savoir si elles sont conformes aux attentes n’aura aucune utilité.

Fixez-vous des objectifs, par exemple : produire 5 000 amortisseurs par mois, ou avoir moins de 1% d’amortisseurs en dehors du paramètre.

Vous pouvez utiliser la méthodologie des objectifs SMART. Découvrez cette infographie qui explique comment y arriver :

 

Étape 3 – Améliorez

2 étapes supplémentaires pour atteindre l’efficacité opérationnelle :

• Analyser les résultats
• Préciser comment améliorer le processus

Comment analyser les résultats ?

Étudiez vos feuilles de calcul KPI ou d’autres systèmes que vous utilisez pour accompagner vos résultats et voir si vos objectifs sont atteints.

Si ce n’est pas le cas, passez à l’étape suivante.

Comment atteindre l’efficacité opérationnelle des processus ?

En fait, même si les objectifs sont atteints, il est toujours intéressant d’essayer de rendre les processus toujours plus efficaces.

Pour ce faire, recherchez les opportunités d’amélioration, comme par exemple éviter des gaspillages, éliminer des retards ou autres problèmes.

Pensez à une nouvelle façon d’exécuter le processus et de former vos employés à respecter les nouvelles procédures améliorées.

Ensuite, mesurez, analysez et améliorez à nouveau, jusqu’à atteindre l’efficacité opérationnelle que vous souhaitez !

Cet article a été rédigé par l’équipe de Safetec, une entreprise fondée sur le concept d’innovation dans la façon dont les organisations travaillent, grâce à des solutions de cloud computing axées sur la communication, la collaboration et la productivité.