Il suffit que des entrepreneurs et gestionnaires se retrouvent en temps de crise financière et que les objectifs souhaités ne soient pas atteints pour qu’ils commencent à initier un processus de prise de décision visant à « faire des réductions de coûts ».
Mais est-il vraiment nécessaire de réduire les dépenses ou de licencier des collaborateurs pour réduire les coûts ?
La suspension traditionnelle de l’achat de café ou le contrôle strict de l’impression de documents sont un autre type de mesures adoptées pour la réduction des coûts dans les entreprises. Ce sont juste des mesures que l’on peut qualifier “d’économies de bout de chandelle”.
Si nous vous disions que vous pouvez réduire les dépenses de votre entreprise de manière « automatisée », le croiriez-vous ?
Cela dit, avant toute mesure drastique, vous devez analyser soigneusement la situation actuelle et découvrir les vraies raisons pour lesquelles vous n’atteignez pas vos objectifs.
Ce n’est qu’une fois en possession de ces ’informations qu’il sera temps de penser aux meilleures mesures de réduction des coûts pour votre entreprise, parmi celles pratiquées sur le marché.
Nous allons vous présenter 5 suggestions qui peuvent être plus faciles à mettre en œuvre que vous ne le pensez.
Jetez un coup d’œil et voyez lesquelles sont les plus appropriées pour votre modèle commercial.
Mesure pour réduire les coûts dans les entreprises : 5 exemples
Si vous voulez savoir comment agir en bon gestionnaire financier, le premier pas consiste à avoir les bonnes informations à votre disposition. Ce n’est qu’ensuite que vous prendrez des décisions.
Vous verrez que la plupart des mesures, que nous vous proposerons, de réduction des coûts dans les entreprises ont un rapport avec cet atout important dans votre entreprise : l’information !
1 – Trouvez les goulots d’étranglement, les retards et le gaspillage
La plupart du temps, les entreprises sont tellement habituées à faire les choses d’une certaine manière qu’elles ne se rendent pas compte que cette façon de procéder pourrait être améliorée.
Et savez-vous quel est le moyen le plus simple de découvrir si un processus de votre entreprise peut être amélioré ?
C’est de dessiner un diagramme de ce processus.
Vous avez peut-être déjà entendu parler des diagrammes de flux, mais si vous croyez qu’ils sont difficiles à faire, vous vous trompez !
Actuellement, il existe des programmes gratuits qui vous aident à dessiner un diagramme de façon intuitive, avec une interface facile d’utilisation.
Après avoir conçu analysé ce flux de processus, vous verrez que c’est encore plus facile de vérifier s’il y a du gaspillage et de voir où les tâches se réduisent générant des goulots d’étranglement, des retards et des pertes.
2 – Ayez accès à la performance de vos processus
La bonne nouvelle, c’est que ces programmes qui vous aident à concevoir vos processus de recherche d’améliorations, présentent généralement des modules supplémentaires vous permettant de les automatiser.
Cela signifie bien plus que remplacer des tâches répétitives effectuées manuellement par des processus automatisés. L’automatisation signifie également pouvoir mesurer les différentes exécutions du processus. Cela donne donc un accès direct aux indicateurs de performance de votre entreprise.
Ce n’est qu’en mesurant l’efficacité de vos opérations que vous pourrez savoir si celle-ci apporte les résultats que vous souhaitez. Et, si ce n’est pas le cas, optez pour la mesure de réduction des coûts dans votre entreprise pour pallier à cette inefficacité.
3 – Ayez un excellent contrôle du flux de trésorerie
Il existe plusieurs autres contrôles financiers que vous pouvez utiliser dans votre entreprise, tels que les bilans et situations intermédiaires.
Mais pour ceux qui recherchent des mesures de réduction des coûts dans les entreprises, une attention redoublée des flux de trésorerie est fondamentale.
Vous pouvez le faire sur une feuille de calcul où vous marquerez toutes les dépenses récurrentes, mois par mois, comme l’électricité, les loyers, les salaires, etc.
Ensuite, à chaque dépense extra, comme la maintenance d’une machine ou un évènement contractuel, marquez la date à laquelle vous devrez payer ces sommes.
Dans l’autre colonne, marquez toutes vos entrées d’argent récurrentes, ou vos prévisions de ventes, basées sur les années précédentes.
Ajustez les valeurs de ces prévisions à mesure que les résultats réels se produisent.
De cette façon, vous pourrez prévoir votre solde de trésorerie futur avec précision et anticiper les éventuels besoins de financement tout en évitant de payer des frais de retard ou des agios de découvert qui peuvent être parfois très élevés.
4 – Utilisez les programmes de gestion financière
Faire les feuilles de calcul des flux de trésorerie vous semble exhaustif ? Pour rappel, il ne s’agit que l’une des procédures parmi toutes celles nécessaires au contrôle des finances de votre entreprise.
Que diriez-vous d’utiliser des programmes de contrôle de gestion et d’avoir tout cela plus facilement et mieux organisé dans votre entreprise ?
Outre d’excellents outils payants, il existe des programmes de contrôle financier gratuits performants, comme Bkper.
5 – Automatisez l’émission de factures
Cette mesure simple et très pratique peut être réalisée à l’aide d’un gestionnaire de factures électroniques.
Les avantages sont nombreux. Pour commencer, les taxes sont calculées automatiquement, ce qui permet d’éviter des erreurs et des amendes. En plus de cela, vous pouvez intégrer certains de ces programmes dans d’autres que vous utilisez déjà dans votre entreprise, et émettre des factures automatiquement, comme par exemple, lorsque vous faites une vente via votre site internet, ou autre site e-commerce.
Cela fait gagner du temps aux collaborateurs et, comme vous le savez, le temps, c’est de l’argent.
Les bons programmes émetteurs de factures électroniques doivent avoir un tableau de contrôle pour vous permettre de suivre vos factures mensuelles, cela vous aidera beaucoup à faire vos prévisions de revenus mais aussi à évaluer vos performances commerciales.
Alors, êtes-vous convaincu qu’il n’est pas nécessaire d’avoir recours à des coupes pour prendre une mesure de réduction de coûts dans votre entreprise ?
Ce post a été écrit par l’équipe de Nfe.io un système d’émission et de contrôle des factures qui automatise les tâches répétitives. Il permet à votre entreprise de gagner du temps, d’atteindre ses objectifs et de réduire ses coûts.
