Afin d’être plus productives et compétitives, les entreprises utilisent de plus en plus le BPM (Business Process Management) afin d’organiser et gérer leur chaîne de production, et de fournir la plus haute valeur ajoutée à leurs clients, afin de garantir une grande qualité au moindre coût. Dans ce contexte, il existe différentes approches utilisées par les logiciels BPM pouvant aider votre entreprise en fonction des processus qu’elle utilise, il s’agit de : l’Human Centric, l’Integration Centric et le Document Centric, chacune appropriée à un type d’organisation donnée.
Dans ce post, nous allons présenter les principales caractéristiques de chacune d’entre elles, mais nous mettrons l’accent sur l’approche du Document Centric, afin que vous perceviez les facteurs devant être considérés lors du choix d’un logiciel BPM et vérifier si celui-ci est vraiment le plus adapté au modèle de gestion des processus métiers de votre organisation.
Approches de la gestion de processus : Human Centric, Integration Centric et Document Centric
Human Centric
Dans le processus Human Centric, le jugement et la prise de décision sont essentiels, donc, en plus de mettre l’accent sur l’humain, l’utilisation des outils de collaboration peut être d’une grande aide. Il est divisé en 2 types:
- People Intensive: inclut un grand niveau de relations entre les gens, avec prise de décisions et traitement des exceptions.
- Decision intensive: dans ce cas, le rôle de l’homme inclut aussi une collecte d’informations appropriée et minutieuse et la prise de décisions est essentielle pour le business.
Integration Centric
Il y a très peu, voire aucune interférence humaine dans les processus Integration Centric, qui incluent généralement une grande quantité de transitions répétitives (il n’y a pratiquement aucune exception) en une longue chaîne de processus intégrés de manière séquentielle.
Document Centric
Comme son propre nom l’indique, les processus Document Centric sont ceux où les documents ont un rôle très important dans la valeur ajoutée de l’organisation.
Les entreprises qui font de la gestion de contrats, des procédures d’appels d’offres, les bureaux d’avocats ou même les bureaux d’études, ainsi que les cliniques d’examens et de rapports médicaux, peuvent être de bons exemples d’entreprises qui doivent privilégier les processus Document Centric.
Lorsque vous utilisez la gestion de processus Document Centric, vous optimisez et atteignez l’amélioration des processus métiers par le biais de la compréhension des flux de documents que les collaborateurs emploient en effectuant leurs tâches.
L’objectif est de permettre la visualisation du processus dans son ensemble et ainsi résoudre les éventuels obstacles qui surviennent dans le flux d’activités.
Dans l’approche Document Centric, les documents sont considérés comme un élément clé de tout processus de la chaîne de production, parce qu’il est nécessaire que pratiquement toutes les sorties ou activités soient formalisées sous n’importe quel type de document officiel et standardisé, sans quoi la prochaine étape ne pourrait démarrer au sein de ce qui a été établi comme étant la procédure correcte.
Certaines des activités les plus courantes au sein d’un processus de Document Centric sont les suivantes :
- Retranscription d’informations de documents vers le système
- Numérisation d’images
- Remplir des formulaires électroniques (ou retranscription de formulaires papier vers le système)
- Révision de documents
- Validation de documents
- Collecte d’images au moyen d’appareils de capture spécialisés
- Collecte de signatures (physiques et/ou digitales) et leurs vérifications
- Descriptions et rapports
- Prise de décision à la lumière de tous ces documents
Il s’avère que, certaines caractéristiques différenciées font partie de ce type de processus, rendant nécessaire une attention particulière au moment de concevoir et de modéliser le processus.
Il est important de garder à l’esprit que bien que cette approche de BPM se concentre plus sur une gestion de documents que sur les personnes ou les procédures, les Technologies BPM Document Centric et ses méthodes ne devraient pas servir uniquement pour le transfert de « papiers ».
Au contraire, il est très important de permettre une collaboration entre les individus et les groupes de travail afin que les documents circulent de manière efficace, soient partagés, et que les décisions prises à partir d’eux soient les plus correctes et sûres possibles.
Quand choisir un outil BPM Document Centric ?
Comme nous l’avons démontré ci-dessus, toute organisation où les documents ont un rôle déterminant et la prise de décisions dépend de ces artefacts (de leur fiabilité et de leur intégrité) requiert l’approche Document Centric de la gestion de processus.
Pour y parvenir, un Outil BPM souple et intuitif peut être d’une grande aide, pas seulement pour concevoir et modéliser les processus, mais aussi en créant des alertes automatiques, l’envoi de messages réguliers, ainsi qu’une surveillance en temps réel au moyen de dashboards à l’interprétation facile.
Après tout, transparence, traçabilité et agilité dans la circulation de l’information sont essentiels à ce type de processus. En savoir plus.
