La automatización de procesos de negocio es como se conoce la forma específica para implementar procesos de una organización a través de las siguientes actividades:
- Uso de tecnologías específicas
- Integración de datos y sistemas
- Control del flujo de trabajo
- Distribución de las tareas
- Monitoreo en tiempo real
Para que la automatización de los procesos de negocio logre los mejores resultados, se utilizan soluciones tecnológicas llamadas BPMS (Business Process Management Systems o Sistemas de Gestión de Procesos de Negocios). Cuando se trabaja de esta manera, utilizando herramientas especialmente desarrolladas para la automatización de procesos, se deben seguir 6 etapas y ejecutarlas de la mejor forma. A continuación, resumimos cada una de estas, para que usted vea las ventajas de automatizar los procesos con ayuda de herramientas de apoyo sistémico.
Los 6 pasos para la Automatización de los Procesos de Negocio con BPMS
1- Creación de prototipos de interfaz
Es la creación de diseños de las pantallas de forma similar a la destinada a utilizar cuando la automatización de los procesos de negocio esté completa. De esa forma, se hace constar la forma de integrar de la mejor forma, los formularios que guiarán la implementación de la parte humana del proceso. Así se trata de asegurar que el proceso se llevará a cabo exactamente de acuerdo a su descripción. Para esto, es necesario haber definido los puntos de interacción, el diagrama del proceso, el flujo de datos y un diseño o modelo estándar.
2- Creación de integraciones
En esta etapa se hace la integración entre las bases de datos y los sistemas utilizados en el proceso, como se estableció durante el diseño del proceso.
Entienda mejor: Los 7 principios del diseño de procesos
3- Aplicación de las reglas de negocio
Las reglas de negocio permiten la reducción de trabajos repetitivos en los procesos. Utilizando el BPMS en la automatización de los procesos de negocio se puede parametrizar la aplicación de estas normas, de manera que la toma de decisiones sobre ellas funcione correctamente.
Puede ayudar: ¿Qué son las reglas de negocio y cuáles son las ventajas de aplicarlas en una empresa?
4- Preparación del Monitoreo – BAM
Business Activity Monitoring es una de las ventajas que se obtienen cuando se utiliza BPMS durante la automatización de los procesos de negocio. Proporciona información de los resultados de los procesos en tiempo real y en forma de KPI, o indicadores clave de rendimiento, mucho más fáciles de comprender y analizar, principalmente a través de dashboards o cuadros de mando.
Vea mas: 6 buenos ejemplos de mapeo de procesos en empresas – BPM
Vea un video sobre los cuadros de mando:
5- Aprobación
El propósito de este paso es supervisar la ejecución del proceso para ver si el resultado es satisfactorio, integrando la tecnología utilizada, las herramientas, la interfaz y el usuario. Las pruebas con usuarios se utilizan ampliamente.
6- Producción
Una vez aprobado, el proceso entra en operación asistida, pero con supervisión directa, ayudando al personal de TI a ponerlo en práctica, supervisarlo y responder a las preguntas.
Se puede implementar la automatización de procesos de negocio sin la ayuda de herramientas BPMS, pero esto requiere un esfuerzo mucho mayor, especialmente para motivar a los empleados, y el monitoreo constante del trabajo realizado por todos.
Vea en este vídeo todos los pasos para implementar la automatización de procesos de negocio:
