Con frecuencia oímos hablar sobre la automatización empresarial y cómo puede diferenciar una empresa en el mercado competitivo de hoy en día. Esto se aplica a las empresas de todos los tamaños, y es esencial en el proceso de mejora de una organización.
Es común que en las empresas, los procesos sean realizados de diferentes maneras, en otro orden, o incluso que sean suprimidos en alguna etapa, de acuerdo con el juicio de cada empleado. Una escuela, por ejemplo, puede tener el profesorado organizado de manera diferente en el sector educativo y el sector administrativo, tener su marketing y servicio de atención realizado de acuerdo con el empleado a cargo en el momento y las clases demostrativas presentadas en la forma en que el profesor disponible piense que es mejor. Todo esto influye en la rentabilidad y los costes de la empresa, en la satisfacción del cliente y en la productividad de los empleados.
Cada organización tiene clientes, procesos y personas. La automatización del negocio tiene el potencial de dejar a los clientes más felices, los procesos se ejecutan sin problemas y la gente trabaja de manera más eficiente. Cuando los procesos se llevan a cabo de una manera estandarizada, se vuelven más fáciles de realizar y generan resultados más efectivos.
Ejemplos de automatización de empresas
Hay muchos ejemplos de automatización empresarial que podemos mencionar. Uno de ellos es el sistema de correo electrónico de una empresa. Normalmente, cada sector recibe mensajes de correo electrónico dirigidos a dicho sector, y la persona responsable los responde, a veces rápidamente, a veces no. Esto ralentiza el proceso y crea frustración en el cliente. Otra forma es hacer que todos los procesos se contesten automáticamente, dando un rápido retorno al consumidor y demostrando que el mismo fue escuchado. Después de este primer contacto, que no tiene que ser necesariamente humano, el funcionario analiza el correo electrónico y lo responde apropiadamente.
Con chat en línea, la premisa es la misma. Incluso se puede automatizar el proceso de manera que el sistema reconozca una palabra clave dicha por el cliente y responda correctamente. Esto reduce considerablemente el tiempo empleado en la transacción, y por lo tanto, también los recursos y el dinero.
Para hablar sobre automatización empresarial en la parte financiera, podemos analizar el caso de los pagos. Cuando se paga un producto o servicio, el mismo puede ingresar automáticamente en el sistema financiero de la compañía, en el objetivo de la empresa y en el objetivo del empleado que hizo la venta. De esa forma es fácil observar si se logró la meta diaria. La planilla se comparte con todo el mundo, dando transparencia y fiabilidad al proceso. Con la automatización en los negocios, si el personal de TI hace algún cambio en un sistema, los equipos se ponen en contacto y pueden prepararse y saber cómo afectará a su trabajo.
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¿Cómo se aplica la automatización en la empresa?
Hay algunos pasos a seguir para la implementación de la automatización en las empresas. Vamos a analizarlos brevemente aquí:
Identifique el proceso: ¿qué procesos necesitan automatización en su empresa? Identifique y priorice.
Haga el mapeo de los procesos: este es el momento de conocer los procesos profundamente. Analice los pasos, entienda cómo funciona el proceso y quién participa en el mismo. Sólo entonces podemos encontrar los obstáculos y puntos de mejora, así como actividades ineficientes e innecesarias. Vea también: mapeo de procesos.
Rediseñe: diseñe un nuevo mapa para el proceso, aplicando los cambios que usted descubrió que eran necesarios en la fase anterior. Incluya a las personas que trabajan con el proceso diariamente y mejórelo. Vea: rediseño de procesos.
Implemente el proceso: ¡ese es el momento de ponerlo en práctica! Ejecute el proceso de la nueva manera, asegurándose de que todo el mundo está a bordo y que se están implementando todas las mejoras.
Optimice: verifique si se deben hacer más mejoras. Después de ejecutar el proceso, seguramente surgirán nuevos puntos de mejora o cosas que no funcionaron. Repárelas e inicie el proceso de nuevo.
Automatice: con el proceso en ejecución como era de esperar, es el momento de automatizar toda la empresa, sus procesos y sistemas. ¿Quiere saber cómo? Entiéndalo: automatización de procesos. ← Contenido destacado.
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