¿Ya paró para pensar porque el tránsito para cuando hay un embotellamiento en la pista?
Bueno, la respuesta es bastante obvia:
Sólo hay espacio para pasar menos coches a la vez, por lo tanto, se forma una fila detrás de ese embudo, con los conductores esperando su turno para pasar de aquel punto estrecho.
En este contexto, intente responder a la pregunta: ¿qué es un cuello de botella en las empresas?
Es exactamente eso: una limitación en el progreso de un proceso que hace que ocurra una acumulación de tareas esperando a que se realicen.
¿Quiere aprender cómo hacer el análisis de los cuellos de botella en los procesos? Examine las cinco preguntas siguientes y cómo responderlas.
Vea también: Cómo organizar un pequeño negocio utilizando el modelo Canvas
5 preguntas que van a facilitar el análisis de cuellos de botella en los procesos
Ahora que ya sabe lo que es un cuello de botella en los procesos, es hora de entender cómo analizarlos en busca de una solución para esa acumulación de trabajo indeseada.
Para ello, basta con hacer cuatro preguntas y sacar sus conclusiones.
Voy a empezar con cuestiones abiertas de propósito general, y luego presentaré elementos más específicos.
1- ¿Qué está impedido de proseguir debido al cuello de botella?
La primera respuesta que usted debe buscar durante su análisis de cuellos de botella en los procesos son los componentes del proceso que se están restringiendo.
Normalmente, se dividen en tres tipos:
- Información: para dar continuidad al proceso, alguien o algún sistema necesita una información para tomar una decisión o proceder de la manera correcta. Por ejemplo: para realizar una autorización el gestor necesita un acceso a un sistema de información para hacer la aprobación. Si no dispone de un acceso móvil, entonces debe ir hasta la empresa para realizar la actividad.
- Producto: la producción de un ítem está restringida por algún factor, que analizaremos más adelante.
- Servicio: la entrega de un servicio está sufriendo restricciones y hay que descubrir esta causa.
Ahora que sabemos lo que es víctima de un cuello de botella, las tres próximas preguntas nos ayudarán a descubrir lo que causa eso.
2- ¿Cuál es el motivo de la existencia del cuello de botella y los factores que contribuyen al mismo?
Tres factores suelen ser los responsables de la existencia de un cuello de botella. Vea los motivos que pueden llevar a cada uno de ellos a ser la causa del cuello de botella:
- Las personas: entrenamiento inadecuado, faltas constantes al trabajo, retrasos en el trabajo, formación profesional inadecuada, selección de personal ineficiente y otras.
- Sistemas: el sistema tiene fallas, es obsoleto, no es compatible con los hardwares, es de difícil utilización o, incluso, no existe un sistema, hay que adquirir uno.
- Organizacional: la falta de objetivos claros, la jerarquía confusa, la cultura inadecuada de la empresa, fallas en la dirección, un clima nocivo en la organización, la falta de planificación estratégica y otras causas similares.
Como usted vio, el objetivo de esta pregunta, en su análisis de los cuellos de botella presentes en los procesos, es definir los motivos que llevan cada factor a crear el embudo. Puede ser uno, o varios de ellos, dependiendo del caso.
3- ¿El cuello de botella está ocurriendo debido a la restricción de recursos?
Generalmente, existen tres tipos de recursos que pueden ser insuficientes para que el proceso fluya adecuadamente:
- Recursos humanos: falta de personal.
- Recursos sistémicos: falta de sistemas que integren la complejidad del proceso, o que lo integren de forma adecuada
- Equipamiento: insuficiencia de máquinas y hardware.
Hasta aquí he presentado elementos de análisis de cuellos de botella abiertos y genéricos.
Ahora es el momento de partir para cuestiones más específicas…
4- Un hand-off está creando un cuello de botella?
El descubrimiento de un hand-off es una ocurrencia muy común cuando se hace modelado de procesos.
Cuando hay necesidad de intercambio de información, ya sea entre personas o entre sistemas, o entre ambos, hay un hand-off.
Y durante este intercambio de información existe el riesgo de que se produzcan demoras o fallos, que llevan al surgimiento del cuello.
Para saber más sobre hand-offs, lea este artículo: Las estrategias de hand-off se traducen en resultados.
5- ¿Existen aprobaciones excesivas?
En una cadena de aprobaciones complejas, basta un participante estar de vacaciones y todo el rendimiento del proceso se compromete.
Además, cuando realizamos el diseño del proceso necesitamos tener en mente que los gestores son personas ocupadas y a pesar de todas las exigencias de controles, necesitamos prever situaciones de redundancia para eludir los cuellos.
En el BPMN podemos utilizar la técnica de eventos intermedios de borde de tipo temporizador…
¡Vaya! ¡Qué nombre largo!
¡Relájese! A continuación, voy a mostrar un ejemplo en un diagrama.
Observe en el diagrama siguiente que existe un evento de temporizador (elemento circular con icono de reloj) “pegado” en una tarea de aprobación del Gerente. En ese evento existe un intervalo de 4 horas, y eso significa que el proceso permanecerá en esa tarea hasta finalizar ese plazo. Una vez que se llega al plazo, entonces la máquina de procesos hará una transición automática a la aprobación del Coordinador, que entra como backup de la aprobación.
Seguramente usted necesita considerar situaciones como esta cuando se trata de hacer frente a obstáculos en las aprobaciones, pero antes usted debe pensar:
¿El negocio realmente necesita esa aprobación? No sería mejor enviar una notificación sencilla.
Considere lo siguiente:
No hay nada tan inútil como hacer eficientemente lo que no debería hacerse. - Peter Drucker Click Para TwittearDespués de responder a estas cinco preguntas y cada ítem destacado, será posible tener una visión amplia y su análisis del cuello de boltella en el proceso de la empresa estará completo, propiciando la búsqueda de la solución adecuada.
El uso de softwares de BPM, en estos casos, es altamente recomendable, pues son una herramienta que ayuda a modelar los procesos con mucha más agilidad y facilitan el trabajo en equipo.
¿Quiere saber más sobre el diseño de procesos? Lea este artículo de nuestro blog: Los 9 principios del diseño de procesos de negocio.
¿Conoce algún otro tipo de cuello de botella?
¿Su empresa o sus clientes sufren este tipo de problema? Envíe su caso para que podamos discutirlo aquí en el blog.
¿Usted tiene algún caso exitoso de solucionar cuellos de botella en las empresas? Deje su comentario y comparta su experiencia con nuestros lectores.
El cuello de botella es el tipo de problema que existe en todas las empresas.
