La mejora de procesos de negocio es parte de una metodología denominada Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management). Este método se basa en la mejora de una empresa mediante el perfeccionamiento de sus procesos. Un proceso es un conjunto de actividades realizadas por una persona o más, con un objetivo final (vea más: definición de proceso). Si todos estos procesos de negocio están optimizados y mejorados, funcionando de la mejor manera posible, toda la empresa sentirá los resultados, y el personal va a trabajar mejor.
Pasos de BPM
- Identificar el proceso: separe los procesos que se deben mejorar y priorizar.
- Mapear el proceso: Entienda y haga el mapeo del proceso, entendiendo quién participa, que medidas se adoptaron, la información compartida y el objetivo.
- Modelar el proceso: en el paso anterior, seguramente se identificaron los obstáculos y puntos de mejora. Mejórelos, elimine las tareas innecesarias y modele el proceso de la forma que debería ocurrir.
- Ejecute el proceso; realice el proceso de la nueva manera, con todos a bordo e informados.
- Optimice el proceso: en el proceso de aplicación, con el proceso en acción, sin duda se identificaron nuevos puntos de mejora y cosas que funcionan o no. ¡Mejórelo otra vez e impleméntelo!
- Automatice el proceso: ahora, con todo funcionando normalmente y como era de esperar, automatice el proceso en toda la empresa.
Mejora de los procesos de negocio en las empresas – ejemplos
La mejora de procesos es esencial para el crecimiento de una empresa. A continuación vamos a abordar algunos ejemplos que lo demuestran.
Pensemos en una empresa que produce dulces. El proceso siempre fue el mismo: el chocolate se redondea con las máquinas, después, se añade la primera capa de cobertura, enseguida se coloca la segunda capa de colores. A continuación, se coloca el primer embalaje y después, el embalaje exterior.
Ahora la compañía notó que se gastaría menos tiempo si la primera y segunda capa de embalaje se conectaran y se colocaran al mismo tiempo. Además, las dos capas de cobertura también podrían ser colocados en la misma máquina si se añadiera un colorante. Así, los responsables simularán este escenario, estudiarán las posibilidades de mejora y optimizarán el proceso. Esto puede traer una gran mejora del proceso de negocio de esta empresa.
Otro ejemplo que podemos considerar es la comercialización en las redes sociales. Supongamos que una empresa quiere publicar en su página de Facebook tres veces al día. Entonces, la empresa asigna un empleado para crear el contenido y entrar en la página tres veces al día para escribir y publicar. Tenga en cuenta que estamos gastando dinero, evitando que el empleado realice otras tareas y gastando recursos diariamente.
Al mejorar este proceso, podríamos hacer que el empleado planeara el contenido semanalmente y obtuviese un sistema para publicar todo de forma automática. De esa forma, las publicaciones serían realizadas puntualmente, todos los días y consistentemente, sin depender de alguien que lo haga.
Un último ejemplo de mejora de procesos de negocio en las empresas es el de un restaurante de comida rápida. Por lo general, la gente entra en la cola sin saber exactamente qué pedirá. Es común ver a los clientes hablar con los asistentes, preguntando sobre las opciones y lo que viene con la comida. Eso toma tiempo, alarga la cola, acumula los pedidos y desalienta a otros consumidores debido a la demora, haciéndolos ir a comer en otro lugar.
La solución: determinar que uno de los empleados se quede en la cola, pregunte a los clientes lo que quieren, aclare las dudas sobre las opciones y anote los pedidos. Así que cuando los clientes llegan al mostrador, el proceso se hace mucho más rápido.
Ahora que usted sabe que necesita mejorar los procesos de negocio en su empresa, lea más sobre el proceso de BPM y vea cómo ponerlo en práctica.
